Utiliser la Console Administrateur pour créer des vues personnalisées

Focus : Surveiller l'activité du site
Source des données : Utilisateurs TS

Utilisez ce tableau de bord pour explorer l'activité de haut niveau du site par rôle utilisateur.

Ce tableau de bord montre quelques façons possibles d'analyser le journal et les métriques d'activité de votre site. Bien que la Console Administrateur capture l'équivalent de 90 jours de données (365 jours avec une licence Advanced Management), les dates « Dernière publication » et « Dernier accès » peuvent remonter jusqu'à la date de création du site.

Aller plus loin avec ce tableau de bord :

• Modifiez le « Seuil d'inactivité » (jaune par défaut) à l'aide de la commande de paramètre dans le coin supérieur droit.

• Créez des actions d'URL envoyant des e-mails aux utilisateurs en fonction de leur type d'activité. Par exemple, envoyez un e-mail aux utilisateurs qui ne se sont pas connectés au site, n'ont pas accédé au contenu ou n'ont pas publié de contenu au cours des 90 derniers jours.

• Créez des vues supplémentaires pour ce tableau de bord qui compare les 90 derniers jours (par défaut) d'activité (connexion, accès ou publication) aux 30 derniers jours, 60 jours et tous les jours.

Focus : Appartenance au groupe et licences
Source de données : Groupes, Événements TS, Utilisateurs TS

Le tableau de bord indique le nombre de groupes et d'utilisateurs regroupés sur le site. Utilisez les filtres ou cliquez sur une ligne ou un repère dans la feuille de calcul Répartition des groupes pour sélectionner un groupe. Une fois qu'un seul groupe est sélectionné, vous pouvez afficher les détails de l'adhésion et de la licence.

Le tableau de bord vous montre le type d'informations suivant :

• Appartenance à un groupe : combien de groupes et d'utilisateurs regroupés se trouvent sur le site

• Consommation de licences : pourcentage de groupes utilisant des licences lors de la connexion

• Rôles sur le site et type de licence : quels utilisateurs sont membres du groupe et quel rôle sur le site leur est attribué

Aller plus loin avec ce tableau de bord : Sélectionnez un utilisateur dans la feuille de travail d'adhésion pour envoyer un e-mail à tous les membres du groupe.

Focus : Activité de connexion
Se connecte à : Événements TS (principal), Utilisateurs TS (secondaire)

Utilisez ce tableau de bord pour explorer les tendances en matière de connexion.

En utilisant le sélecteur « Sélectionner des événements ou des acteurs distincts » à gauche, vous pouvez voir l'activité hebdomadaire, quotidienne et horaire de votre site. Étant donné qu'il y a deux sources de données derrière ce tableau de bord, vous pouvez voir les connexions de tous les utilisateurs, pas seulement celles des utilisateurs ayant une activité de connexion récente.

Aller plus loin avec ce tableau de bord : Dupliquez le tableau de bord et ne conservez que la « répartition des connexions utilisateur ». Modifiez ensuite le filtre de « Date de la dernière connexion » sur null pour voir la liste des utilisateurs qui ne se sont jamais connectés sur le site. Vous pouvez également leur envoyer un e-mail en fonction du type d'action que vous attendez des utilisateurs.

Focus : Accès au contenu et utilisation
Se connecte à : Événements TS

Les informations contenues dans les tableaux de bord vous montrent le type d'informations suivant :

• Afficher l'activité d'accès : indique quand une vue a été accédée et par qui.

• Activité d'accès aux sources de données : indique quand 1) une source de données publiée a été connectée via la création Web ou Tableau Desktop ou 2) un utilisateur a consulté ou publié un classeur utilisant la source de données publiée.

• Activité de publication de classeurs : indique quand un classeur a été publié et par qui.

• Activité de publication de sources de données : indique quand une source de données publiée a été publiée et par qui.

Aller plus loin avec ce tableau de bord : Utilisez le sélecteur « Nom du projet » dans le coin supérieur droit, sélectionnez un projet sur votre site à filtrer. Ce filtre affecte toutes les feuilles du Starter Console Administrateur.

Focus : utilisation du contenu et espace disque
Se connecte à : Contenu du site, Événements TS

Le tableau de bord vous montre le type d'informations suivant :

• Utilisation de l'espace disque par activité : quantité d'espace utilisée par le contenu obsolète et le contenu considéré comme actif - contenu consulté dans le laps de temps en dessous du seuil d'obsolescence.

• Espace utilisé par élément : quantité d'espace utilisé par le contenu sur le site. L’axe x affiche le nombre de jours qui se sont écoulés depuis la dernière ouverture du contenu, et l’axe y vous indique la taille.

• Espace utilisé par le contenu obsolète et inutilisé : quantité totale d'espace utilisé par le contenu obsolète et inutilisé. Vous pouvez utiliser cette information pour savoir quel contenu est le plus obsolète ou prend le plus d'espace.

Aller plus loin avec ce tableau de bord :

• Utilisez le seuil d'inactivité pour déterminer combien de temps le contenu peut rester inutilisé avant d'être considéré comme obsolète. La modification de cette valeur filtre les éléments de contenu qui n'atteignent pas le seuil.

• Utilisez le sélecteur de nom de projet pour filtrer le contenu par projet. Ce filtre affecte toutes les feuilles du Starter Console Administrateur.

• Pour maintenir un site propre, supprimez le contenu qui n'est plus utilisé. En cas de doute, sélectionnez un élément pour envoyer un e-mail au propriétaire du contenu avant de le supprimer.

Focus : propriété du contenu et espace disque
Se connecte à : Contenu du site, Événements TS

Le tableau de bord vous montre le type d'informations suivant :

• Capacité du site : quantité d'espace utilisé par rapport à la capacité totale du site.

• Utilisation de l'espace par projet : quantité d'espace utilisée par les projets de niveau supérieur. La sélection d'un projet filtre les autres feuilles de calcul pour afficher les éléments de contenu, la taille et les détails de propriété.

• Utilisation de l'espace par élément : quantité d'espace utilisée par les éléments de contenu, tels que les classeurs, les sources de données, les flux et les connexions virtuelles.

• Utilisation de l'espace par utilisateur : vérifiez la quantité d'espace utilisée par les propriétaires de contenu et identifiez si des groupes ou des utilisateurs dépassent l'espace qui leur est alloué.

Aller plus loin avec ce tableau de bord : 

• Utilisez le sélecteur de nom de projet pour filtrer le contenu par projet. Ce filtre affecte toutes les feuilles du Starter Console Administrateur.

• Sélectionnez un élément ou un utilisateur pour envoyer un e-mail et précisez comment le contenu est utilisé.

La source de données Événements TS fonctionne comme une source de données d’audit principale. Elle contient des données sur les différents événements qui ont lieu sur votre site, y compris les connexions, les publications et les vues consultées.

Exemple : quelles sont les vues les plus populaires ?

1. Connectez-vous à la source de données Événements TS en utilisant l'une des procédures répertoriées dans Connexion aux données Console Administrateur.

2. Dans le volet Données, faites glisser le champ « Nom de l'élément » vers l'étagère Lignes et le champ « Nombre d'événements » vers l'étagère Colonnes.

3. Dans le volet Données, faites glisser « Type d’élément » vers l'étagère Filtres et cochez la case Vue.

Mieux exploiter cette source de données : à l’aide de Tableau Prep, vous pouvez accéder aux sources de données Console Administrateur sur les champs suivants pour obtenir plus de visibilité sur votre site. Si vous analysez des données de plusieurs sites Tableau Cloud, vous devez également effectuer une jointure sur « LUID de site = LUID de site ».

• Liez les événements TS aux utilisateurs TS sur « ID de l'utilisateur acteur = ID de l'utilisateur »

• Liez les événements TS au contenu du site sur « ID d'élément = ID d'élément » et « Type = Type d'élément »

Pour plus d'informations, consultez Agréger, lier ou réunir des données(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) dans l'Aide utilisateur de Tableau.

Le groupe Utilisateurs TS contient des données sur vos utilisateurs, par exemple les licences restantes, les rôles sur le site ainsi que les classeurs appartenant à un utilisateur. À partir de mai 2023, le groupe Utilisateurs TS inclut les données d'activation et d'utilisation des produits pour Tableau Desktop, Tableau Prep, la création Web et les fonctionnalités spécifiques aux rôles sur le site.

Exemple : quel est le nombre de licences utilisées ?

1. Connectez-vous à la source de données Utilisateurs TS en utilisant l'une des procédures répertoriées dans Connexion aux données Console Administrateur.

2. Dans le volet Données, faites glisser « Noms de mesures » vers l'étagère Lignes et « Valeurs de mesures » vers l'étagère Colonnes.

3. Faites un clic droit sur le champ Noms de mesures dans l'étagère Lignes et sélectionnez Afficher le filtre.

4. Cliquez sur le menu déroulant du filtre Noms de mesures et sélectionnez Personnaliser > Afficher le bouton Appliquer.

5. Dans le filtre, cochez les cases « Nombre total de licences autorisé » et « Nombre total de licences occupées », puis cliquez sur le bouton Appliquer.

Mieux exploiter cette source de données : à l’aide de Tableau Prep, vous pouvez accéder aux sources de données Console Administrateur sur les champs suivants pour obtenir plus de visibilité sur votre site. Si vous analysez des données de plusieurs sites Tableau Cloud, vous devez également effectuer une jointure sur « LUID de site = LUID de site ».

• Liez des utilisateurs TS à des groupes sur « LUID d’utilisateur = LUID d’utilisateur »

• Liez des utilisateurs TS aux événements TS sur « ID de l'utilisateur = ID de l'utilisateur acteur »

• Liez les utilisateurs TS au contenu du site sur « E-mail de l'utilisateur = E-mail du propriétaire » ou « E-mail de l'utilisateur = Email du propriétaire du projet parent de l’élément »

Pour plus d'informations, consultez Agréger, lier ou réunir des données(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) dans l'Aide utilisateur de Tableau.

Les groupes identifient l'appartenance au groupe des utilisateurs. Il existe une ligne de données pour chaque combinaison unique de groupe et d'association d'utilisateurs. Les groupes sans membres et les utilisateurs ne faisant pas partie d'un groupe seront inclus sous forme de ligne de données avec des valeurs nulles représentées par « NULL ».

Exemple : quels utilisateurs font partie d'un groupe donné ?

1. Connectez-vous à la source de données Groupes en utilisant l'une des procédures répertoriées dans Connexion aux données Console Administrateur.

2. Depuis le volet Données, faites glisser « Nom du groupe » vers l'étagère Lignes.

3. (Facultatif) Dans la vue, sélectionnez les groupes que vous souhaitez explorer, puis sélectionnez Conserver uniquement.

4. Dans le volet Données, faites glisser « E-mail utilisateur » vers l'étagère Colonnes, en le plaçant à droite du champ Nom du groupe.

Mieux exploiter cette source de données : à l’aide de Tableau Prep, vous pouvez accéder aux sources de données Console Administrateur sur les champs suivants pour obtenir plus de visibilité sur votre site. Si vous analysez des données de plusieurs sites Tableau Cloud, vous devez également effectuer une jointure sur « LUID de site = LUID de site ».

• Liez des groupes aux utilisateurs TS sur « LUID d'utilisateur = LUID d'utilisateur »

Pour plus d'informations, consultez Lier vos données(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) dans l'Aide utilisateur de Tableau.

Le contenu du site fournit les informations de gouvernance essentielles sur les projets, les sources de données, les flux, les classeurs et les vues d’un site. Les données fournies sur un élément de contenu peuvent être propres à son type d'élément. Les types d'éléments contenant des champs uniques se trouvent dans des dossiers dont les titres correspondent à leur type d'élément.

Remarque : les utilisateurs qui se connectent à la source de données Contenu du site verront des données sur tous les éléments de contenu du site, quelles que soient les autorisations définies pour chaque élément. Gardez cela à l'esprit si vous prévoyez de diffuser un contenu à des utilisateurs non administratifs.

Exemple : quel est le pourcentage de sources de données certifiées parmi celles publiées sur le site ?

1. Connectez-vous à la source de données Contenu du site en utilisant l'une des procédures répertoriées dans Connexion aux données Console Administrateur.

2. Depuis le volet Données, faites glisser « Données migrées(Count) » vers l’étagère Colonnes.

3. Dans le volet Données, faites glisser « Type de contenu de la source de données » vers l'étagère Filtres, supprimez la sélection en regard de la case à cocher Tous et activez la case à cocher Publié.

4. Depuis le volet Données, faites glisser « Source de données certifiée » vers Couleur sur la fiche Repères.

5. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ « CNT (Données migrées) » dans l'étagère Colonnes et sélectionnez Calcul de table rapide > Pourcentage du total.

Mieux exploiter cette source de données : à l’aide de Tableau Prep, vous pouvez accéder aux sources de données Console Administrateur sur les champs suivants pour obtenir plus de visibilité sur votre site. Si vous analysez des données de plusieurs sites Tableau Cloud, vous devez également effectuer une jointure sur « LUID de site = LUID de site ».

• Liez le contenu du site aux événements TS sur « Item ID = ID d'élément » et « Type d'élément = Type d'élément »

• Liez le contenu du site aux utilisateurs de TS sur « E-mail du propriétaire = E-mail de l'utilisateur » ou « E-mail du propriétaire = E-mail du propriétaire du projet parent de l’élément »

Pour plus d'informations, consultez Agréger, lier ou réunir des données(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) dans l'Aide utilisateur de Tableau.

Le graphique de temps de chargement des visualisations contient les informations de temps de chargement des vues sur votre site pour aider les auteurs de contenu à mieux comprendre l'expérience utilisateur lors du chargement des vues.

Exemple : Quelles vues affichent le temps de chargement le plus long ?

1. Connectez-vous à la source de données Temps de chargement des visualisations en utilisant l'une des procédures répertoriées dans Connexion aux données Console Administrateur.

2. Dans le volet Données, faites glisser le champ « Nom de l'élément » vers l'étagère Lignes et le champ « Durée » vers l'étagère Colonnes.

3. Dans le volet Données, faites glisser « Type de code d'état » vers l'étagère Filtres et cochez la case Succès.

4. Dans l'étagère Colonnes, cliquez avec le bouton droit sur « Dimensions » et sélectionnez Mesure (Total) > Médiane

Mieux exploiter cette source de données : à l’aide de Tableau Prep, vous pouvez accéder aux sources de données Console Administrateur sur les champs suivants pour obtenir plus de visibilité sur votre site. Si vous analysez des données de plusieurs sites Tableau Cloud, vous devez également effectuer une jointure sur « LUID de site = LUID de site ».

• Liez les temps de chargement des visualisations aux événements TS et au contenu du site sur « URL du référentiel d'éléments = URL du référentiel d'éléments »

• Liez les temps de chargement des visualisations aux événements TS et au contenu du site sur « Type d'élément = Type d'élément »

Pour plus d'informations, consultez Agréger, lier ou réunir des données(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) dans l'Aide utilisateur de Tableau.

Les performances des travaux contiennent des informations d'événements et d'exécution pour les travaux d'arrière-plan sur le site, par exemple les actualisations d'extraits et les exécutions de flux. Depuis mai 2023, Les performances des travaux incluent les données d'actualisation de Tableau Bridge, y compris le nom du client Bridge, les données de mise en pool et les heures de début et de fin d'actualisation.

Exemple : combien d'actualisations d'extraits et d'exécutions de flux se produisent sur le site ?

1. Connectez-vous à la source de données Performances des travaux en utilisant l'une des procédures répertoriées dans Connexion aux données Console Administrateur.

2. Dans le volet Données, faites glisser « Nom de l'élément », « Type d’élément », « E-mail du propriétaire » et « Type de travail » vers l'étagère Lignes.

3. Dans l'étagère Lignes, faites un clic droit sur « Nom de l’élément » et sélectionnez Trier.

4. Dans la fenêtre Trier, sélectionnez Trier par > Champ et Nom du champ > ID du travail. Fermez la fenêtre.

5. Depuis le volet Données, faites glisser « Démarré à (local) » vers l’étagère Colonnes.

6. Dans l'étagère Colonnes, cliquez avec le bouton droit sur « Démarré à (local) » et sélectionnez Date exacte. La dimension est alors convertie en mesure.

7. Dans le volet Données, faites glisser « Résultat du travail » vers Couleur et « Durée d'exécution du travail (jours) » vers Taille sur la fiche Repères.

Exemple : quelle est la durée moyenne de mise en file d'attente des tâches ?

1. Connectez-vous à la source de données Performances des travaux en utilisant l'une des procédures répertoriées dans Connexion aux données Console Administrateur.

2. Dans le volet Données, faites glisser « Démarré à » vers l'étagère Colonnes et « Démarré à (local) » vers l'étagère Lignes.

3. Dans l'étagère Colonnes, cliquez avec le bouton droit sur « Démarré à » et sélectionnez Jour dans le deuxième ensemble de valeurs (à savoir 11 mai 2022). La champ est alors converti en mesure.

4. Dans l'étagère Lignes, cliquez avec le bouton droit sur « Démarré à (local) » et sélectionnez Plus > Heure dans le premier ensemble de valeurs (à savoir 9).

5. Sur la fiche Repères, sélectionnez Carré dans la liste déroulante des formes.

6. Depuis le volet Données, faites glisser « Durée de mise en file d’attente du travail » vers Couleur sur la fiche Repères. Faites un clic droit sur le champ et sélectionnez Mesure > Moyenne.

7. Depuis le volet Données, faites glisser « ID du travail » vers Taille dans la fiche Repères. Cliquez avec le bouton droit sur le champ et sélectionnez Mesure > Total (distinct).

Mieux exploiter cette source de données : à l’aide de Tableau Prep, vous pouvez accéder aux sources de données Console Administrateur sur les champs suivants pour obtenir plus de visibilité sur votre site. Si vous analysez des données de plusieurs sites Tableau Cloud, vous devez également effectuer une jointure sur « LUID de site = LUID de site ».

• Liez Performances du travail à Contenu du site sur « ID d'élément = ID d'élément »

Pour plus d'informations, consultez Agréger, lier ou réunir des données(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) dans l'Aide utilisateur de Tableau.

Les autorisations contiennent les autorisations effectives pour tous les utilisateurs et le contenu du site. Les administrateurs peuvent utiliser la source de données pour identifier les lacunes dans la sécurité des autorisations et s'assurer que seuls les utilisateurs appropriés peuvent accéder aux éléments de contenu.

Remarque : les rôles sur le site déterminent les capacités maximales que l'utilisateur peut avoir. Par exemple, un Viewer ne peut pas effectuer de modifications Web, même s'il est autorisé dans une règle d'utilisateur ou de groupe. Selon l'ordre dans lequel les autorisations sont évaluées, les utilisateurs peuvent avoir des capacités différentes de celles répertoriées dans la source de données. Pour plus d'informations, consultez Autorisations effectives.

Exemple : quels utilisateurs et groupes ont accès au contenu ?

1. Connectez-vous à la source de données Autorisations en utilisant l'une des procédures répertoriées dans Connexion aux données Console Administrateur.

2. Depuis le volet Données, faites glisser « Type d'élément », « Nom de l'élément », « Nom du projet parent de l'élément » et « Nom du projet de contrôle des autorisations » vers l'étagère Lignes. Cela crée une vue hiérarchique du contenu de votre site et montre comment les autorisations sont déterminées, par exemple si les autorisations sont définies au niveau du projet ou sur des éléments de contenu individuels.

3. Depuis le volet Données, faites glisser « Nom du bénéficiaire » et « Type de bénéficiaire » vers l'étagère Lignes. L'ajout de ces dimensions permet d'indiquer les utilisateurs et les groupes qui ont accès au contenu.

4. Depuis le volet Données, faites glisser « Type de capacité » vers l'étagère Lignes. Les capacités des utilisateurs et des groupes sont affichées.

Mieux exploiter cette source de données : à l’aide de Tableau Prep, vous pouvez accéder aux sources de données Console Administrateur sur les champs suivants pour obtenir plus de visibilité sur votre site. Si vous analysez des données de plusieurs sites Tableau Cloud, vous devez également effectuer une jointure sur « LUID de site = LUID de site ».

L'association d'autorisations à d'autres sources de données Console Administrateur peut générer des ensembles de données volumineux si le site compte plus de 1000 utilisateurs ou si vous attribuez des autorisations à plusieurs grands groupes sur des ressources de contenu individuelles. Un grand groupe contient des centaines de membres.

• Liez le contenu du site aux autorisations sur « LUID d'élément = LUID d’élément » (jointure gauche)

• Liez les autorisations aux utilisateurs TS sur « LUID d'utilisateur = LUID d'utilisateur »

• Liez les autorisations aux groupes sur « LUID de bénéficiaire = LUI de groupe » (jointure droite)

Conseil : pour rationaliser l'analyse, supprimez la règle de groupe Tous les utilisateurs ou modifiez la règle pour supprimer les autorisations.

Pour plus d'informations, consultez Agréger, lier ou réunir des données(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) dans l'Aide utilisateur de Tableau.

La source de données Abonnements fournit des détails complets sur les abonnements sur le site, y compris le nom du créateur et du destinataire, l'élément de contenu, l'état du travail et les programmations. Les administrateurs peuvent utiliser ces données pour améliorer l'expérience de consultation des utilisateurs qui accèdent au contenu via des abonnements.

Exemple : quels sont les abonnements actifs sur le site ?

1. Connectez-vous à la source de données Abonnements en utilisant l'une des procédures répertoriées dans Connexion aux données Console Administrateur.

2. Dans le volet Données, faites glisser « Nom de l'élément », « État de l’abonnement », « E-mail créé par l’utilisateur » vers l'étagère Lignes.

3. Depuis le volet Données, faites glisser « Nombre d’abonnements » vers l’étagère Colonnes.

4. Depuis le volet Données, faites glisser « État de l’abonnement » vers Couleur sur la fiche Repères.