Configurar proyectos, grupos y permisos para el autoservicio administrado

Tableau Online y Tableau Server proporcionan un entorno de publicación abierta y análisis colaborativo sencillos de visualizaciones creadas en Tableau Desktop o mediante la creación web. Esa flexibilidad incluye el reto de asegurarse de que el contenido correcto sea fácil de encontrar para las personas que dependen de él en su trabajo, así como de asegurarse de que el acceso que conceda no provoque una hecatombe en el rendimiento o la administración del sitio.

Para abordar estos retos, muchos administradores configuran sus sitios de Tableau para lo que denominaremos autoservicio administrado. Es una manera de decir que el sitio admite áreas de colaboración y edición web abiertas, junto a áreas en las que el acceso a los datos y los informes está más controlado. Como administrador de sitio, implementa directrices para que los usuarios sepan a dónde recurrir para el tipo de trabajo que deben llevar a cabo.

Para comenzar con un enfoque de autoservicio administrado, en las siguientes secciones se trata cómo puede cumplir los siguientes objetivos como administrador de sitio:

  • Crear proyectos en el sitio de Tableau Server o Tableau Online que se ajusten a los modos de trabajo que deben aplicar los usuarios con el contenido.
    • Por ejemplo, algunos proyectos están abiertos a todo el mundo para que colaboren, mientras que otros solo los pueden ver publicadores autorizados.
  • Crear grupos de usuarios en función del tipo de acceso al contenido que necesitan los usuarios.
  • Crear una estrategia de permisos clara y escalable.

Nota: la información que se describe aquí se ha adaptado y simplificado de las prácticas de clientes y maestros zen de Tableau que han compartido sus experiencias. Al final de esta página encontrará enlaces a estas charlas.

Crear un equipo de proyecto y adoptar una estrategia de permisos

Aunque no es imposible cambiar la estructura del proyecto en el sitio después de que los usuarios hayan publicado algo en él, esta operación es difícil y puede ser abrumadora. Antes de tomar decisiones a largo plazo o realizar acciones definitivas en el sitio de Tableau, le recomendamos que reúna usuarios de diferentes segmentos de su población de Tableau a fin de crear un equipo de proyecto con personas que tengan usos distintos del contenido de Tableau.

Su estrategia de permisos permitirá escalar su entorno a medida que añada nuevos usuarios de Tableau. Asegúrese de que incorpora dos prácticas importantes: la administración de permisos solo para grupos y la definición de permisos solo en el nivel de proyecto. Establecer permisos a nivel de un usuario específico y en recursos de contenido concretos se vuelve inmanejable muy rápidamente. Si necesita alejarse de esta práctica, asegúrese de documentar y comunicar su estrategia a otros administradores y responsables de proyecto.

Importante: recomendamos encarecidamente que se familiarice con los Permisos de Tableau antes de continuar.

Pasos para coordinar los proyectos y los grupos

Para obtener proyectos y permisos (contenido) para que colaboren con grupos (personas) en un entorno de autoservicio administrado, se suelen seguir estos pasos:

  1. 1. Planificar los permisos: busque temas comunes en el tipo de acceso que necesitan los usuarios, lo cual permitirá determinar los proyectos y grupos.
  2. 2. Eliminar los permisos que provocarán ambigüedades
  3. 3. Crear grupos
  4. 4. Asignar permisos a los grupos
  5. 5. Crear proyectos y ajustar los permisos
  6. 6. Bloquear permisos en cada proyecto

Si opta por seguir las instrucciones que se describen aquí, puede que quiera Automatizar el trabajo con los grupos y proyectos.

1. Planificar los permisos

Antes de crear grupos y de empezar a asignar permisos, debe crear una lista de personas que necesitan tener acceso al contenido y organizarlas en grupos en función de lo que vayan a hacer.

Por ejemplo, un usuario que publica o mueve una fuente de datos a un proyecto de contenido certificado necesitará un nivel de acceso diferente que un usuario que solo consume informes publicados. (Empleamos el término "certificado" en el sentido de "confiable": estas son las fuentes de datos o informes de los que su comunidad de Tableau puede estar segura de que son una fuente de información para su organización).

También debe tener en cuenta que puede establecer permisos diferentes para cada proyecto. Así, un usuario que es auxiliar de datos del departamento de Ops podría no recibir el acceso equivalente al contenido de marketing.

Este ejercicio, si se lleva a cabo fuera del entorno de Tableau, puede ser la parte más complicada a la hora de configurar un sitio.

Utilizar un modelo de permisos cerrado para el contenido administrado

Los modelos generales para establecer permisos son abiertos o cerrados. En un modelo abierto, los usuarios obtienen un nivel de acceso elevado y se deniegan funcionalidades de forma explícita. Este modelo puede ser idóneo si su organización es de tamaño pequeño y todo el mundo tiene un nivel de responsabilidad similar.

En un modelo cerrado, los usuarios solo obtienen el acceso imprescindible para llevar a cabo su trabajo. Este es el modelo que proponen los profesionales de la seguridad, algo que se intentará mostrar en los ejemplos de este artículo.

2. Eliminar los permisos que provocarán ambigüedades

Todos los sitios tienen un proyecto Predeterminado y un grupo Todos los usuarios. Los usuarios que se añaden al sitio se convierten automáticamente en miembros del grupo Todos los usuarios. El proyecto predeterminado funciona como plantilla para nuevos proyectos en el sitio y no se puede eliminar, pero puede cambiar los permisos. Si crea grupos y establece permisos de referencia aquí, podrá saber y administrar exactamente los usuarios que reciben un determinado nivel de acceso para cada proyecto nuevo.

En el contexto del autoservicio administrado, establecer permisos de referencia implica eliminar los permisos del grupo Todos los usuarios, de modo que los permisos solo se habilitan en los grupos que cree y controle.

  1. Seleccione la pestaña Contenido para abrir los proyectos de nivel superior en el sitio.
  2. En el menú Acciones () del proyecto Predeterminado, seleccione Permisos.
  3. Junto al nombre de grupo Todos los usuarios, seleccione ... y elija Editar.
  4. Para las pestañas de Proyecto, Libros de trabajo y Fuentes de datos, utilice el desplegable de plantillas y seleccione Ninguno.
  5. Seleccione Guardar para aplicar los cambios.

3. Crear grupos

Los grupos se crean para adaptarse a lo que tienen que hacer los usuarios con un contenido. En este caso, "contenido" hace referencia a los libros de trabajo y a las fuentes de datos de un proyecto.

Cuando cree los grupos, utilice nombres descriptivos que tengan sentido en su organización. Por ejemplo, un posible conjunto de grupos podría ser el siguiente:

  • Líderes de proyecto. También puede pensar en estos como administradores de nivel de proyecto. Usuarios que pueden efectuar todas las funcionalidades disponibles en las fuentes de datos, con la posible excepción de establecer permisos en ellas. Los usuarios de este grupo pueden ser administradores de sitio, o bien usuarios cuyo trabajo sea aprobar o certificar informes o modelos de datos. Para conceder funcionalidades de administrador en el nivel de proyecto, puede asignar el estatus Líder de proyecto a usuarios con roles en el sitio adecuados. Para obtener más información, consulte Permisos.
  • Analistas/publicadores. Este grupo es para los usuarios que pueden publicar libros de trabajo en la producción y otros proyectos abiertos, utilizar la edición web en algunos proyectos y conectarse a fuentes de datos certificadas por los auxiliares de datos. Este grupo no puede establecer permisos en el contenido ni trasladarlo de un proyecto a otro.
  • Usuarios corporativos. Este grupo es el que con mayor probabilidad incluye a personas que no utilizan Tableau Desktop, pero que utilizan datos para responder preguntas y tomar decisiones de negocios. Pueden ver libros de trabajo e interactuar con ellos únicamente en proyectos específicos. Además, no pueden publicar, editar, guardar ni eliminar nada.
  • Administradores. En función del tamaño de la implementación, la gestión de administradores de sitio o de servidor como grupo le permite saber quién dispone de ese nivel de acceso.

    Nota: los usuarios que tienen el rol en el sitio Administrador de servidor o Administrador de sitio Creator tienen acceso a todos los elementos del sitio, independientemente de los grupos a los que los añada.

Si tiene varios roles de Tableau por departamento, crear manualmente los grupos correspondientes puede ser una tarea pesada. Para ver alternativas, consulte Automatizar el trabajo con los grupos y proyectos en este artículo.

Más información: Crear un grupo y añadirle usuarios

4. Asignar permisos a los grupos

Una vez creados los grupos, puede asignar permisos de una de las siguientes maneras:

  • En el proyecto Predeterminado, aplique un conjunto básico de permisos en cada grupo que más o menos vaya a quedar igual en todos los proyectos. Luego podrá efectuar pequeños ajustes en proyectos específicos.
    O
  • Mantenga vacío el proyecto Predeterminado y aplique permisos únicamente a los proyectos que cree.

Para obtener más información, consulte Permisos.

En este ejemplo, tiene más sentido establecer plantillas de permisos en el proyecto Predeterminado. Le interesará denegar explícitamente algunas funcionalidades de forma global y luego permitirlas solo en algunos proyectos en los que quiera conceder un acceso más abierto.

Crear reglas de permisos

  1. Con el proyecto Predeterminado abierto, en el menú Acciones (…), seleccione Permisos.
  2. Cree una regla de permiso para cada grupo del siguiente modo:
    1. Haga clic en + Añadir regla de grupo/usuario y empiece a escribir para buscar un grupo o un usuario.
    2. En cada pestaña, seleccione una plantilla del cuadro desplegable o haga clic en las capacidades para crear una regla personalizada.
      1. Las plantillas son conjuntos predefinidos de funcionalidades que facilitan la configuración.
      2. Con un clic se establece la capacidad en Permitido, con dos en Denegada y con tres se borra la selección (No especificado).
    3. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar.
  3. Bloquee los permisos en el proyecto.

Recuerde, una capacidad solo se concede a un usuario si se le permite expresamente. Dejar una capacidad como Sin especificar hará que se deniege. Para obtener más información consulte Permisos.

Ejemplo

Para los grupos definidos anteriormente, aquí encontrará un método para establecer permisos predeterminados.

  Pestaña Proyectos Pestañas Libros de trabajo Pestaña Fuentes de datos
Grupo Líder de proyecto Permisos
Grupo Analista/Publicador Plantilla Publicar Plantilla Publicar Plantilla Publicar
Grupo de usuarios corporativos Plantilla Ver

Plantilla Explorar

Establezca Edición web y Descargar datos completos como Sin especificar*

Plantilla Explorar

* Se da por hecho que quiere permitir la edición web y la descarga de datos únicamente en los proyectos seleccionados. Puede permitir esas capacidades en proyectos o libros de trabajo específicos.

5. Crear proyectos y ajustar los permisos

Una vez que el proyecto Predeterminado esté establecido con la plantilla de permisos personalizada, puede crear proyectos que permitan los casos de uso del contenido que ha identificado. Puede ajustar los permisos predeterminados de cada proyecto según corresponda.

Ejemplo de estructura de proyecto

Una manera de estructurar los proyectos podría consistir en reflejar los siguientes casos de uso:

Libros de trabajo compartidos para la colaboración abierta en el servidor

Cualquier persona del departamento puede publicar en el proyecto de colaboración abierta mientras el contenido esté en desarrollo, mientras que los colegas pueden colaborar mediante la edición web en el servidor. Algunos lo denominan "entorno aislado"; otros, "estadificación", etc. En este proyecto puede permitir la edición web, el guardado, las descargas, etc.

Aquí no solo quiere habilitar la colaboración, sino también permitir que personas que no tengan Tableau Desktop puedan contribuir y proporcionar comentarios.

Informes compartidos que no se pueden editar

Se podría tratar de un proyecto en el que los usuarios que crean libros de trabajo y fuentes de datos (analistas y auxiliares de datos) pudieran publicar en el caso de que quisieran que los usuarios corporativos pudieran ver el contenido, con la seguridad de que su trabajo no se pueda modificar ni "tomar prestado".

En este tipo de proyecto denegaría todas las funcionalidades que permitan la edición o la obtención de datos del servidor para su reutilización. Permitiría el uso de capacidades de visualización.

Fuentes de datos revisadas para que los analistas se conecten a ellas

Aquí es donde los auxiliares de datos publicarían las fuentes de datos que cumplan todos sus requisitos de datos y se convertirían en fuente de información para su organización. Los líderes de proyecto de este proyecto pueden certificar estas fuentes de datos, de modo que en los resultados de búsqueda aparezcan con mejor clasificación y se incluyan en las fuentes de datos recomendadas.

Permitiría que los analistas autorizados (es decir, el grupo Publicadores descrito anteriormente) conectaran sus libros de trabajo a las fuentes de datos de este proyecto, pero no que las descargaran o editaran. Denegaría la capacidad Ver al grupo Usuarios corporativos, por lo que estos usuarios ni siquiera verían este proyecto.

Contenido inactivo

Otra posibilidad pasa por separar los libros de trabajo y las fuentes de datos que las vistas administrativas del sitio muestran como no usados durante un período determinado. Podría conceder un límite de tiempo a los propietarios del contenido antes de que el contenido se elimine del servidor.

Optar por esta opción o eliminar el contenido directamente de los proyectos de trabajo es una decisión de su organización. En un entorno activo, que no le preocupe eliminar a propósito contenido que no se utiliza.

Fuente para las plantillas de libros de trabajo

Es un proyecto en el que los usuarios pueden efectuar descargas, pero no pueden publicar ni guardar en él. En este proyecto, los líderes de proyecto o publicadores autorizados proporcionan plantillas de libros de trabajo. Las plantillas que tienen las fuentes, los colores, las imágenes e incluso las conexiones de datos incorporados que ha aprobado su organización pueden ahorrar mucho tiempo a los autores. Además, permiten que los informes tengan un aspecto coherente.

Ayudar a los líderes de proyecto a administrar el contenido y a los usuarios a encontrarlo

  • Elabore un esquema escalable de nomenclatura de proyecto que sea lógico para su organización.

    Por ejemplo, la estructura básica podría ser <Departamento> - <UsoContenido> (como Ops - Producción).

  • Utilice el campo Descripción del proyecto.

    La descripción especificada al crear un proyecto aparece al situar el cursor sobre la miniatura del proyecto, así como en la página Detalles del proyecto.

6. Bloquear permisos en cada proyecto

Después de ajustar las capacidades de cada grupo de un proyecto, puede bloquear los permisos del proyecto o de todos los proyectos de la jerarquía. Bloquéelos también en el proyecto Predeterminado.

Para configurar los Permisos de contenido:

  1. Debe haber iniciado sesión en el sitio como administrador, propietario del proyecto o líder del proyecto.
  2. Abrir el cuadro de diálogo de permisos de un proyecto:
  3. Haga clic en el enlace Editar permisos de contenido en la parte superior izquierda y seleccione la opción deseada en el cuadro de diálogo de Permisos de contenido

El bloqueo de permisos impide que los publicadores establezcan permisos de forma explícita como parte del proceso de publicación en Tableau Desktop. El contenido hereda los permisos establecidos en el proyecto en el que se ha publicado. Además, solo los administradores y los líderes de proyecto pueden establecer permisos.

Para obtener más información consulte Permisos.

Automatizar el trabajo con los grupos y proyectos

Crear varios grupos y proyectos y establecer permisos manualmente puede ser un proceso pesado. Para automatizar estos procesos, así como para poder repetirlos en actualizaciones futuras, puede llevar a cabo estas tareas mediante comandos de la API de REST(Link opens in a new window).

Puede usar comandos tabcmd para tareas como añadir o eliminar un único proyecto o grupo y añadir usuarios, pero no para establecer permisos.

Pasos siguientes

Además de los proyectos, los grupos y los permisos, hay otros temas relacionados con la administración de datos que comprenden lo siguiente:

Formación de usuarios 

Ayude a todos sus usuarios de Tableau a ser buenos auxiliares de datos. La mayoría de las organizaciones de Tableau de éxito crean grupos de usuarios de Tableau, tienen sesiones periódicas de capacitación, etc.

Para ver un enfoque común para orientar a los usuarios al sitio, consulte Portales personalizados basados en dashboard.

Consulte los siguientes temas para ver consejos de publicación y certificación de datos:

Optimizar la actividad de actualización de extractos y de suscripción

Si utiliza Tableau Server, cree directivas para los programas de actualización de extractos y de suscripción para que no acaparen los recursos del sitio. Las presentaciones de cliente de TC a cargo de Wells Fargo y Sprint tratan este asunto al detalle. Consulte también los temas de Ajuste del rendimiento.

Si utiliza Tableau Online, consulte los siguientes temas para familiarizarse con los modos disponibles para actualizar extractos:

Supervisión

Utilice las vistas administrativas para vigilar el rendimiento del sitio y el uso del contenido.

Vistas administrativas

Obtenga información sobre cómo Tableau y algunos de nuestros clientes administran la gobernanza y el autoservicio

La siguiente lista contiene enlaces a unas presentaciones sobre gobernanza de datos y del Centro de excelencia (COE) dadas en la Conferencia de Tableau de los últimos años. Si bien las versiones de Tableau han evolucionado, los principios siguen siendo los mismos. Puede consultar las listas de reproducción de otros vídeos relacionados con el COE administrando Tableau a escala.

Creating a Centre of Excellence in Tableau(Link opens in a new window) (Crear un Centro de excelencia con Tableau, TC Europa 2018)

Server Admins: Don’t Fear Web Authoring(Link opens in a new window) (Administradores de servidor: no tema la creación web, Sprint TC 2016)

The Past, Present, & Future at Charles Schwab(Link opens in a new window) (El pasado, el presente y el futuro en Charles Schwab, TC 2017)

Content Strategies in Tableau(Link opens in a new window) (Estrategias de contenido en Tableau, TC 2017)

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