Enviar alertas basadas en datos desde Tableau Online o Tableau Server

Cuando los datos alcanzan importantes umbrales para el negocio, las alertas controladas por datos envían automáticamente notificaciones de correo electrónico a las personas clave que se especifiquen. Puede establecer las alertas impulsadas por los datos en dashboards y vistas, pero no los puntos de la historia.

En los gráficos basados en el tiempo, utilice los filtros de fecha relativa para que las personas reciban automáticamente alertas a medida que aparezcan datos nuevos. Si no es el propietario del contenido, solicite al autor que realice este cambio.

Crear una alerta basada en datos

Cuando selecciona Alertas en la barra de herramientas de su vista o dashboard, puede crear una alerta basada en datos o agregarse a una alerta que otra persona haya configurado.

  1. En la barra de herramientas de un dashboard o una vista, seleccione Alerta para mostrar el panel lateral Alertas. Si hay alertas ya existentes en la vista, se mostrarán aquí.

  2. Seleccione un eje numérico continuo de cualquier gráfico, excepto un gráfico de Gantt o un mapa. (No se admiten las agrupaciones numéricas ni los ejes numéricos discretos).

  3. Seleccione Crear en el panel lateral Alertas.

  4. En la ventana emergente Crear alerta, establezca la condición de los datos y el valor de umbral que desencadenan el correo electrónico de alerta.

    En la vista, una línea roja muestra dónde se sitúa el umbral con respecto a los datos actuales.

  5. Especifique la línea de asunto del correo electrónico, la programación y los destinatarios. Seleccione Hacer visible para otros si desea que otros usuarios vean su alerta y se agreguen a ella. Para obtener más información, consulte Agregarse a una alerta existente basada en datos.

    En el caso de las fuentes de datos en tiempo real, las alertas se comprueban cada 60 minutos para Tableau Online, o con una frecuencia establecida por el administrador de Tableau Server. Las extracciones se comprueban cada vez que se actualizan.

    Nota: De forma predeterminada, las alertas creadas antes de 2019.2 no son visibles para otros, pero pueden editarse para que lo sean.

  6. Haga clic en Crear alerta.

    Nota: Las alertas se comprueban cada 60 minutos para Tableau Online, o con una frecuencia establecida por el administrador de Tableau Server. Las alertas con conexiones de extracción en Tableau Server también se comprueban cada vez que se actualizan.

Agregarse a una alerta existente basada en datos

Cualquiera que tenga acceso a una vista puede ver las alertas creadas por otros. Seleccione la alerta para ver sus detalles, incluido su umbral, programa y frecuencia de notificación. Añádase a la alerta seleccionando Agregarme.

Administrar las alertas basadas en datos

Las alertas se pueden administrar desde el área Mi contenido de las páginas web de Tableau, aunque hacerlo directamente desde los correos electrónicos de alerta puede ser más rápido. Haga clic en los enlaces de debajo de la imagen para administrar todas las alertas o para añadirse o quitarse de la alerta por correo electrónico. Si es el propietario de la alerta, haga clic en Editar esta alerta para cambiar la configuración de esta, por ejemplo, el umbral, la programación y los destinatarios.

Sugerencia: para agregar destinatarios a una alerta que no es de su propiedad, puede reenviar un mensaje de correo electrónico de alerta y pedir a los usuarios que hagan clic en Agregarme a esta alerta, o pedirles que seleccionen Agregarme en el panel lateral de Alertas.

Si es propietario de una alerta, también puede administrarla a través del menú Acciones del panel lateral Alertas del dashboard o vista.

Arreglar fallos en las alertas basadas en datos

Las alertas a veces pueden fallar, normalmente por las razones siguientes:

  • Problemas temporales de conectividad. En este caso, la alerta se corregirá por sí misma.
  • Se ha eliminado una fuente de datos.
  • Han caducado las credenciales a los datos.
  • Se ha eliminado la hoja o el libro de trabajo donde se creó la alerta.

Si una alerta falla, recibirá una notificación por correo electrónico que le indicará qué alerta ha fallado y cuándo, con un enlace al sitio para corregir el problema.

Hay varias formas de corregir una alerta errónea, si es el propietario de la alerta:

  • Abra el libro de trabajo en Tableau Online o Tableau Server. Aparecerá una advertencia si las credenciales a los datos han caducado o si se han eliminado los datos del libro de trabajo.

  • Haga clic en Editar esta alerta para cambiar la configuración de esta, por ejemplo, el umbral, la programación y los destinatarios. Aparecerá una advertencia que le indicará si se ha eliminado la hoja o el libro de trabajo donde se creó la alerta.

Recibirá una notificación por correo electrónico cuando la alerta vuelva a funcionar.

Reanudar o eliminar alertas basadas en datos suspendidas

Si una alerta falla un número determinado de veces, se recibe un correo electrónico de notificación donde se informa de que la alerta se ha suspendido. Hay varias formas de reanudar una alerta suspendida si es el propietario o administrador de la alerta:

  • En la sección Mi contenido de las páginas web de Tableau, se muestra un icono en la columna Última comprobación para indicar que la alerta está suspendida. Seleccione > Reanudar alerta para reanudar la alerta.
  • Haga clic en Reanudar alerta en el correo electrónico de notificación para reanudarla. La notificación le permite reanudar la alerta o le indica que la vista ha cambiado y la alerta debe eliminarse.

Recibirá una notificación por correo electrónico cuando la alerta vuelva a funcionar.

¡Gracias por sus comentarios!