Intégrer Actions externes
Remarque : les actions externes dans Tableau s’appuient sur des fonctionnalités fournies par Salesforce Flow. La fonctionnalité envoie les données que vous avez sélectionnées à Salesforce Flow, lequel s’exécute sur une infrastructure Salesforce distincte. L’utilisation de Salesforce Flow et d’autres produits et services Salesforce est soumise au contrat que vous avez conclu avec Salesforce.
Après avoir vu et compris vos données dans Tableau, que devez-vous faire ensuite ? En règle générale, agir à partir des enseignements des données implique de passer d’une application à une autre, souvent de copier et coller des données et de perdre le contexte en cours de route. Avec la fonctionnalité Tableau Actions externes, vous pouvez créer et modifier des workflows basés sur les données directement à partir des tableaux de bord et automatiser vos prochaines étapes en utilisant Flux Salesforce.
Flux Salesforce
À propos deSi vous n’êtes pas familier avec Salesforce Flow(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre), il s’agit d’un outil sans code qui fournit des automatisations de processus permettant de gagner du temps. Un flux est un composant de Flux Salesforce qui collecte des données et effectue des actions dans votre organisation Salesforce. Plusieurs types de flux sont disponibles dans Salesforce Flow(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre), mais les workflows Actions externes dans Tableau ne sont compatibles qu’avec les flux lancés automatiquement.
Remarque : pour en savoir plus sur les flux, consultez Créer des flux avec Flow Builder sur Trailhead (en anglais).
Actions externes
Fonctionnement deLorsqu’un workflow Actions externes est configuré pour une visualisation dans un tableau de bord Tableau, un bouton personnalisé apparaît sur la visualisation correspondante en affichant l’état Indisponible (en grisé). Lorsque vous sélectionnez un repère pertinent sur la visualisation (1), le bouton devient disponible. Ensuite, lorsque vous cliquez sur le bouton (2), les données du repère sélectionné sont envoyées directement à un flux créé et configuré dans Salesforce Flow(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) (3).
En tant qu’auteur d’un workflow Actions externes, vous déterminez :
- À quel flux les données sont envoyées
- De quel tableau de bord proviennent les données
- Le texte et l’apparence du bouton du tableau de bord qui déclenche le workflow
Remarque : vous pouvez ajouter plusieurs workflows Actions externes à un tableau de bord, mais chacun des flux correspondants doit être déployé dans le même org Salesforce.
Actions externes
Différentes manières d’utiliser les workflowsIl existe une infinité de façons d’utiliser les workflows Actions externes pour automatiser les processus existants dans votre entreprise. Par exemple, pensez à l’économie d’efforts lorsqu’un workflow permet aux membres de l’équipe comptabilité d’envoyer des factures clients directement à partir du même tableau de bord que celui servant à suivre les commandes impayées. Ou peut-être recherchez-vous des moyens de rationaliser la gestion des demandes d’assistance de votre équipe d’assistance. Un workflow qui permet aux membres de l’équipe d’assistance de faire remonter les cas directement à partir du tableau de bord servant à suivre les demandes pourrait être un gain de temps considérable. Les workflows Actions externes aident les utilisateurs à rester dans le workflow et permettent à votre entreprise de renforcer son efficacité.
Lorsque vous créez un workflow Actions externes, vous construisez essentiellement un pont qui connecte tout type de source de données dans Tableau avec un flux dans Salesforce. Votre source de données n’a pas besoin d’être connectée à une base de données Salesforce car le workflow lui-même crée cette connexion. Ceci est particulièrement utile lorsque plusieurs groupes utilisent des sources de données distinctes pour effectuer différentes étapes du même processus.
Par exemple, pensez aux différentes équipes et multiples outils impliqués lorsqu’un client passe une commande sur un site de commerce électronique. Les commerciaux en ligne peuvent utiliser Salesforce pour suivre la vente, tandis que les responsables de la chaîne d’approvisionnement utilisent un outil de gestion de la chaîne d’approvisionnement pour déduire l’article acheté de l’inventaire global des produits. Les équipes d’assistance qui aident le client à résoudre les problèmes éventuels lorsqu’il reçoit son produit peuvent être connectées à Salesforce ou effectuer une analyse dans un tableau de bord Tableau. Avec un workflow Actions externes, vous pouvez connecter toutes ces données de chacune équipe pour rationaliser les processus et même automatiser certaines des étapes existantes.
Actions externes
Meilleures pratiques pour les auteurs de workflowImportant : les auteurs de tableaux de bord utilisant la fonctionnalité Actions externes qui permet de connecter les données du tableau de bord aux flux intégrés dans Flux Salesforce doivent collaborer étroitement avec les administrateurs et les architectes Salesforce à l’origine de la création des flux.
Les flux intégrés dans Flux Salesforce sont des programmes d’automatisation d’entreprise sophistiqués. Bien que votre organisation puisse grandement bénéficier de ces automatisations, il est important de comprendre le fonctionnement des flux avant de déployer les workflows Actions externes qui les utilisent. Assurez-vous de suivre la formation Salesforce Flow sur Trailhead(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) et de consulter la documentation consacrés aux flux(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre). Appliquez les meilleures pratiques de flux(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) dans votre conception et gardez à l’esprit les limites et considérations de flux(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre).
Remarque : plusieurs types de flux(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) sont disponibles dans Salesforce Flow, mais les workflows d’actions externes ne sont compatibles qu’avec les flux lancés automatiquement.
Les workflows Actions externes doivent être soigneusement mis en œuvre pour s’aligner sur les contraintes architecturales des flux intégrés dans Flux Salesforce. Les flux sont puissants, mais ils peuvent aussi être complexes et gourmands en ressources. Il existe des problèmes potentiels de licence, de limitation d’exécution et de simultanéité à prendre en compte, ainsi que des limites de lecture/écriture dans la base de données. Vous devez donc les évaluer et les tester.
Il existe également des considérations de sécurité importantes liées aux flux. Les utilisateurs disposant de l’autorisation Gérer les flux peuvent afficher et modifier toutes les données et ressources dans l’org Salesforce correspondante. Les utilisateurs disposant de l’autorisation Exécuter des flux peuvent exécuter pratiquement tout flux actif dans l’org Salesforce. Pour limiter l’accès aux seuls utilisateurs qui en ont besoin (tels que les auteurs de tableaux de bord et les utilisateurs de workflows), votre administrateur Salesforce peut activer le paramètre de comportement par défaut de remplacement pour un flux. Pour plus d’informations, consultez Mode de fonctionnement de la sécurité des flux (Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre)?
Les auteurs de tableaux de bord qui créent des workflows Actions externes doivent communiquer avec leurs administrateurs Salesforce avant de mettre en œuvre des workflows afin d’éviter des résultats indésirables.
Créer un workflow
Avant de créer un workflow Actions externes, les auteurs de tableaux de bord doivent collaborer avec leurs administrateurs Salesforce pour trouver ou créer un flux qui répond à leurs besoins. Par exemple, votre objectif est peut-être d’aider votre équipe comptable à envoyer des factures directement à partir d’un tableau de bord des commandes impayées. Pour atteindre cet objectif, vous avez besoin d’un flux capable de récupérer les coordonnées du client et les détails de la commande à partir du tableau de bord et de remplir les factures.
Une fois que vous avez déterminé le flux à utiliser, l’étape suivante consiste à identifier un tableau de bord auquel le connecter. Il est probable que vos utilisateurs interagissent déjà avec un tableau de bord existant qui fonctionnerait bien. Cependant, si nécessaire, vous pouvez créer un nouveau tableau de bord(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre).
Avec le bon flux et le bon tableau de bord en tête, il est temps de réfléchir à la compatibilité des types de données du tableau de bord avec les champs de saisie obligatoires du flux (appelés variables). Par exemple, votre tableau de bord des commandes impayées doit contenir une visualisation avec tous les détails pertinents de la commande nécessaires pour envoyer les factures clients. Ces détails peuvent inclure des informations telles que la date de la commande, le nom et les coordonnées du client, la descriptions et le montant des articles ainsi que le montant du paiement dû.
Lorsque votre tableau de bord contient tous les composants requis, ajoutez l’objet Workflow :
- Dans un classeur Tableau, ouvrez un tableau de bord existant ou créez-en un nouveau(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre).
- Dans la section Objets du volet Tableau de bord, faites glisser Workflow vers une visualisation dans le tableau de bord.
- Lorsque vous y êtes invité, entrez vos identifiants de connexion pour l’org Salesforce associé à votre flux.
Remarque : lorsque les utilisateurs accèdent au tableau de bord où vous configurez votre workflow, ils doivent saisir leurs identifiants Salesforce. Si leurs identifiants Salesforce expirent lors de l’affichage du tableau de bord, ils sont invités à se réauthentifier.
- Cliquez sur Configurer le workflow.
- Dans la boîte de dialogue Ajouter un workflow, recherchez un flux par nom de flux ou auteur de flux.
- Sélectionnez un flux pour afficher ses détails, y compris les entrées requises (variables Salesforce) dont il aura besoin à partir de la visualisation. Cliquez sur Précédent pour sélectionner un autre flux ou sur Suivant pour continuer.
- Dans la liste déroulante Sélectionner une feuille, sélectionnez une feuille (feuille de calcul, tableau de bord ou histoire) contenant les repères que vos utilisateurs sélectionneront et enverront au flux.
Remarque : veillez à sélectionner une feuille comportant des repères avec les champs encodés que vous souhaitez mapper aux entrées requises du flux. Par exemple, si vous voulez associer la variable
forecast_revenue
dans le flux à un champSUM(Sales)
dans Tableau, vous devez sélectionner une feuille avec des repères encodés avec le champSum(Sales)
. - Cliquez sur Suivant.
- Pour chacune des entrées requises du flux (variables Salesforce), sélectionnez un champ approprié dans la feuille Tableau que vous avez choisie à l’étape Sélectionner une feuille.
Remarque : pour chaque entrée, les types de données de la variable Salesforce du champ Tableau doivent correspondre.
- Cliquez sur Suivant.
- Configurez l’apparence du bouton sur lequel les utilisateurs cliquent pour déclencher le workflow Actions externes. Spécifiez un titre de bouton, une couleur d’arrière-plan et une couleur de bordure. Vérifiez l’aperçu pour confirmer l’apparence du bouton.
- Cliquez sur Terminé pour ajouter le workflow et le bouton correspondant à la visualisation dans le tableau de bord.
Remarque : n’oubliez pas que les utilisateurs doivent sélectionner un repère dans la visualisation que vous avez indiquée à l’étape Sélectionner une feuille. Tant qu’un repère n’est pas sélectionné, le bouton n’est pas disponible. Envisagez d’ajouter un texte d’orientation au tableau de bord afin que les utilisateurs sachent exactement avec quelle visualisation interagir et ce qui se passera lorsqu’ils cliqueront sur le bouton.
Utiliser un workflow
Pour démarrer en tant qu’utilisateur de workflow, ouvrez le tableau de bord où votre auteur de tableau de bord a ajouté un workflow. Vous pouvez confirmer qu’un workflow est disponible si un bouton de workflow s’affiche. L’auteur du tableau de bord personnalise le nom et le format du bouton, et celui-ci doit clairement indiquer l’action déclenchée lorsque vous cliquez dessus (telle que « Envoyer les données » ou « Mettre à jour l’enregistrement »). Sélectionnez un repère pertinent à partir d’une visualisation dans le tableau de bord, puis cliquez sur le bouton pour démarrer le workflow.
Cliquer sur le bouton de workflow déclenche la transmission des données, et le repère que vous sélectionnez détermine les données qui sont envoyées. Pour cette raison, le bouton n’est pas disponible (il s’affiche en grisé) tant que vous n’avez pas sélectionné un repère. Si vous avez sélectionné un repère mais que le bouton n’est toujours pas disponible, vérifiez que vous avez sélectionné un repère sur une visualisation valide pour le workflow. Si vous ne savez pas quelles visualisations sont valides, consultez l’auteur du tableau de bord.
Selon leur configuration, certains workflows peuvent être des opérations de longue durée qui ne se terminent pas immédiatement. Si vous ne parvenez pas à déterminer si le workflow que vous avez sélectionné fonctionne comme prévu, consultez l’auteur du workflow ou votre administrateur Salesforce.
Dépanner un workflow
Pour obtenir de l’aide sur la résolution des problèmes liés à un workflow d’actions externes, consultez les conseils de résolution de problèmes ci-après.
Problèmes d’accès
- Pour les auteurs de tableaux de bord utilisant Tableau Desktop : si l’objet Workflow n’apparaît pas dans la section Objets du volet Tableau de bord, confirmez que vous êtes connecté à un site Tableau Server ou Tableau Cloud. Si vous n’êtes pas connecté, vous ne pourrez pas accéder à l’extension Workflow.
- Pour les auteurs de tableaux de bord : si l’objet Workflow n’apparaît pas dans la section Objets du volet Tableau de bord, vérifiez auprès de votre administrateur Tableau que l’extension est activée.
- Pour tous les utilisateurs :
- Si votre administrateur Salesforce n’a pas créé d’application connectée, la fonctionnalité Actions externes ne sera pas opérationnelle. Demandez à votre administrateur Salesforce de créer une application connectée(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) dans Salesforce pour Tableau Server.
- Si vous ne parvenez pas à cliquer sur un bouton de workflow qui s’affiche sur un tableau de bord, vérifiez que vous avez sélectionné un repère sur une visualisation valide pour le workflow. Si vous ne savez pas quelles visualisations sont valides, consultez l’auteur du tableau de bord.
Problèmes d’authentification
- Pour les utilisateurs de Tableau Cloud ou Tableau Server : actualisez le tableau de bord dans votre navigateur.
- Pour tous les utilisateurs : confirmez que vous êtes connecté à l’org Salesforce auquel le workflow Actions externes a été ajouté. Si nécessaire, consultez l’auteur de votre tableau de bord pour confirmer qu’il s’agit de l’org Salesforce correct.
Messages d’erreur
Message d’erreur | Explication et résolution |
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Le workflow est désactivé sur ce site. Pour plus d’informations, contactez votre administrateur Tableau. | Votre administrateur Tableau a désactivé l’extension de tableau de bord Workflow pour votre site, elle n’est donc pas disponible pour votre utilisation. Contactez votre administrateur Tableau pour discuter de l’activation de l’accès à l’extension. |
Le workflow n’est pas pris en charge par Tableau Reader | L’extension de tableau de bord Workflow et la fonctionnalité Actions externes ne peuvent être utilisées que pour envoyer des données à un flux à l’aide de Tableau Cloud(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre), Tableau Desktop(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) ou Tableau Server(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) versions 2022.3 et ultérieures. |
Le flux contient un ou plusieurs types de données non pris en charge. Revenez en arrière pour sélectionner un flux différent ou contactez votre administrateur Flux Salesforce pour supprimer les types de données non pris en charge de ce flux. | Le flux sélectionné nécessite une entrée de type de données qui n’est pas disponible dans les tableaux de bord Tableau ou qui est sinon incompatible avec les workflows Actions externes. Sélectionnez un flux différent s’il existe une alternative appropriée ou consultez votre administrateur Salesforce pour connaître les étapes suivantes. |
Le mappage des champs d’entrée présente une ou plusieurs incompatibilités de type de données. | Le type de données pour une ou plusieurs des valeurs de tableau de bord mappées aux champs de variable d’entrée n’est pas identique. Par exemple, le flux peut nécessiter une variable numérique pour Chiffre d’affaires, mais la valeur mappée du tableau de bord était une chaîne de texte. Selon votre scénario, vous avez deux options pour résoudre ce problème. Vous pouvez modifier le type de données(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) du champ Chiffre d’affaires dans Tableau d’une chaîne de texte à une valeur numérique. Vous pouvez aussi modifier la configuration du workflow pour mapper un champ différent du tableau de bord qui a un type de données numérique. |
Impossible de soumettre des données à Flux Salesforce. | Une erreur inconnue s’est produite alors que le workflow Actions externes tentait d’envoyer des données du tableau de bord au flux. Contactez l’auteur de votre tableau de bord pour résoudre le problème. |
L’erreur est survenue : <exception code>. Contactez votre administrateur Flux Salesforce. | L’interview de flux(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) (instance en cours d’exécution du flux) a échoué. Partagez le code d’exception avec votre administrateur Salesforce afin qu’il puisse trouver l’e-mail d’erreur(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) correspondant et résoudre le problème en conséquence. |
Le workflow a échoué. Contactez votre administrateur Flux Salesforce. | Les données du repère sélectionné dans le tableau de bord ont été envoyées au flux, mais un problème est survenu lors de la traduction de ces données dans le flux. Contactez votre administrateur Salesforce pour résoudre le problème. |
Impossible d’envoyer les données au flux. Contactez l’auteur de votre workflow. | Les données du repère sélectionné dans le tableau de bord n’ont pas été envoyées au flux. Contactez l’auteur de votre tableau de bord pour résoudre le problème. |
Problèmes de flux
- Certains flux s’exécutant de manière asynchrone, il est donc possible que vous ne sachiez pas immédiatement si un flux faisant partie d’un workflow Actions externes s’est exécuté avec succès. Parfois, un flux peut échouer et annuler les modifications sans fournir immédiatement de commentaires détaillés. Toutefois, lorsqu’un flux échoue, un e-mail d’erreur détaillé est envoyé à l’utilisateur du workflow, à l’auteur du tableau de bord et à l’administrateur Salesforce. Les utilisateurs de workflow doivent contacter les auteurs de leur tableau de bord lorsqu’ils reçoivent un e-mail d’erreur(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) de flux. Les auteurs de tableaux de bord et les administrateurs Salesforce peuvent alors travailler ensemble pour dépanner et résoudre l’erreur. Pour plus d’informations sur la manière de résoudre les problèmes liés aux flux, voir la section Résoudre les problèmes de flux(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre).
Problèmes de licence
- Pour les auteurs de tableau de bord : du côté de Tableau, aucune autorisation spéciale n’est requise pour ajouter un workflow à un tableau de bord (tant que la fonctionnalité Actions externes est activée pour le site). Du côté de Salesforce, vous aurez besoin d’ajouter l’autorisation Gérer les flux(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) à votre profil Salesforce.
- Pour les utilisateurs de workflow : côté Tableau, tout utilisateur pouvant accéder à un tableau de bord avec un workflow peut l’exécuter. Du côté de Salesforce, vous aurez besoin d’ajouter l’autorisation Gérer les flux(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) à votre profil Salesforce.
Actions externes
Activer ou désactiverDans Tableau 2022.3 et versions ultérieures, la fonctionnalité Actions externes est activée par défaut. Pour plus d’informations sur la manière dont les administrateurs Tableau peuvent configurer l’accès à Tableau à Actions externes, consultez Configurer l’intégration du workflow des actions externes(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre).