Intuit QuickBooks Online

บทความนี้อธิบายวิธีการเชื่อมต่อ Tableau กับข้อมูล Intuit QuickBooks Online และตั้งค่าแหล่งข้อมูล

หมายเหตุ : Tableau กำลังทำงานกับตัวเชื่อมต่อทดแทน หลังจากเสร็จสิ้น จะมีการเพิ่มลงในหน้านี้

คำเตือน: ตัวเชื่อมต่อ Intuit QuickBooks เลิกใช้งานแล้วตั้งแต่รุ่น 2023.1 เป็นต้นไป คุณสามารถใช้ตัวเชื่อมต่อนี้ได้จนกว่าจะเลิกใช้ เมื่อเลิกใช้ตัวเชื่อมต่อนี้แล้ว ตัวเชื่อมต่อดังกล่าวจะถูกลบออกจากอินเทอร์เฟซผู้ใช้ของ Tableau และแหล่งข้อมูลใดๆ ที่ใช้ตัวเชื่อมต่อดังกล่าวจะไม่ทำงานตามที่คาดไว้อีกต่อไป ตัวเชื่อมต่อที่เลิกใช้งานจะถูกเลิกใช้ 1-2 รุ่นหลังจากมีตัวเชื่อมต่อทดแทนพร้อมให้ใช้งาน

หมายเหตุ: สำหรับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับตัวเชื่อมต่อนี้ โปรดดูหัวข้อความช่วยเหลือเกี่ยวกับ Intuit QuickBooks Online สำหรับ Tableau เวอร์ชันปัจจุบัน

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น ให้รวบรวมข้อมูลการเชื่อมต่อนี้

  • ที่อยู่อีเมลหรือ ID ผู้ใช้และรหัสผ่านสำหรับบัญชี Quickbooks Online ของคุณ

หมายเหตุ: หากต้องการเชื่อมต่อ Tableau กับข้อมูล QuickBooks Online คุณจะต้องเป็นผู้ดูแลระบบของบริษัทในบริษัท QuickBooks Online ผู้ดูแลระบบในบริษัทของคุณเพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถเชื่อมต่อ Tableau กับ QuickBooks Online ได้

QuickBooks Online ไม่รองรับการดึงธุรกรรมการปรับสินค้าคงคลัง สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่ธุรกรรมการปรับสินค้าคงคลังจะพร้อมใช้งานใน QuickBooks Online API โปรดดูคำตอบสำหรับคำถาม(ลิงก์จะเปิดในหน้าต่างใหม่)นี้ในเว็บไซต์ Intuit Developer

ทำการเชื่อมต่อและตั้งค่าแหล่งข้อมูล

  1. เปิด Tableau แล้วเลือกเชื่อมต่อในส่วนIntuit QuickBooks Online หากต้องการดูรายการการเชื่อมต่อข้อมูลทั้งหมด โปรดเลือกเพิ่มเติมในส่วนไปยังเซิร์ฟเวอร์ ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้ในแท็บที่ Tableau จะเปิดขึ้นในเบราว์เซอร์เริ่มต้นของคุณ
    1. ป้อนที่อยู่อีเมลหรือ ID ผู้ใช้และรหัสผ่านสำหรับบัญชี Quickbooks Online ของคุณ
    2. เลือกเข้าสู่ระบบ

      QuickBooks Online จะแจ้งให้ยืนยันสองขั้นตอนเป็นระยะ หากสิ่งนี้เกิดขึ้น โปรดทำตามคำแนะนำเพื่อรับรหัสเพื่อยืนยันบัญชี Intuit ของคุณ

    3. หากมีบริษัทที่เชื่อมโยงกับบัญชีของคุณมากกว่าหนึ่งบริษัท ให้เลือกบริษัทที่คุณต้องการเชื่อมต่อ
    4. เลือกอนุญาตเพื่ออนุญาตให้ Intuit แชร์ข้อมูลของคุณกับ Tableau Desktop อย่างปลอดภัย
    5. หาก Tableau ไม่สามารถทำการเชื่อมต่อได้ ให้ตรวจสอบว่าข้อมูลเข้าสู่ระบบนั้นถูกต้อง หากคุณยังไม่สามารถเชื่อมต่อได้ คอมพิวเตอร์ของคุณกำลังพบปัญหาขณะค้นหาเซิร์ฟเวอร์ โปรดติดต่อผู้ดูแลเครือข่ายหรือผู้ดูแลฐานข้อมูลเพื่อขอความช่วยเหลือ

  2. บนหน้าแหล่งข้อมูล ให้ทำดังนี้

    1. (ไม่บังคับ) เลือกชื่อแหล่งข้อมูลเริ่มต้นที่ด้านบนของหน้า แล้วป้อนชื่อแหล่งข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันสำหรับใช้ใน Tableau ตัวอย่างเช่น ใช้แบบแผนการตั้งชื่อแหล่งข้อมูลที่ช่วยให้ผู้ใช้รายอื่นๆ ของแหล่งข้อมูลทราบแหล่งข้อมูลที่จะเชื่อมต่อได้

    2. ในส่วนตาราง ให้เลือกตารางและลากไปยังด้านบนของแคนวาส
    3. เลือกแท็บชีต 1 เพื่อเริ่มต้นการวิเคราะห์

      หลังจากที่คุณเลือกแท็บชีตแล้ว Tableau จะนำเข้าข้อมูลโดยการสร้างการแยกข้อมูล โปรดทราบว่า Tableau Desktop รองรับเฉพาะการแยกสำหรับ QuickBooks Online คุณสามารถอัปเดตข้อมูลได้โดยการรีเฟรชการแยกข้อมูล หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูแยกข้อมูลของคุณ

      การสร้างการแยกข้อมูลอาจใช้เวลาสักครู่โดยขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูลที่มี

ใช้ตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่ายเพื่อสร้างรายงานทางบัญชี

QuickBooks Online จะรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างรายงานต่างๆ เช่น งบกำไรขาดทุน (P&L) และงบดุล เนื่องจากข้อมูลถูกได้รับการรวบรวมโดย QuickBooks Online คุณจึงไม่สามารถสร้างรายงานประเภทนี้ใน Tableau ได้ เพื่อแก้ไขปัญหานี้ เราจึงได้เพิ่มตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่ายใน Tableau ซึ่งมีรายละเอียดของรายการแถวพร้อมฟิลด์ทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสร้างรายงานเหล่านี้

โครงสร้างตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่าย

ตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่ายประกอบด้วยข้อมูลสำหรับธุรกรรม QuickBooks Online (หรือเอกสาร) ต่อไปนี้:

ใบเรียกเก็บเงิน

การชำระเงินตามใบเรียกเก็บเงิน

ใบลดหนี้

การฝาก

การประมาณการ

ใบแจ้งหนี้

รายการบันทึก

การชำระเงิน

การซื้อ

ใบสั่งซื้อ

ใบเสร็จการคืนเงิน

ใบเสร็จรับเงิน

เครดิตผู้ขาย

ธุรกรรมส่วนใหญ่มีรายการรอง (หรือรายการย่อย) ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้จะมีรายการรายละเอียด เช่นในตัวอย่างต่อไปนี้:

ธุรกรรมบางรายการมีรายการกลุ่ม ซึ่งประกอบด้วยกลุ่มของรายการแถวอื่นๆ เช่นในตัวอย่างต่อไปนี้:

ตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่าย ดีนอร์มัลไลซ์ความสัมพันธ์ "ธุรกรรมกับรายการ" โดยการรวมหนึ่งแถวต่อรายการและทำซ้ำฟิลด์ธุรกรรมในแต่ละแถว ในกรณีของรายการแถวแบบกลุ่มที่มีรายการรอง ตารางจะรวมรายการรองของกลุ่มแทนที่จะเป็นกลุ่ม

รูปภาพต่อไปนี้แสดงให้เห็นว่าใบแจ้งหนี้ทั้งสองนี้ปรากฏใน Tableau ด้วยข้อมูลที่ดีนอร์มัลไลซ์อย่างไร:

นอกเหนือจากตารางธุรกรรม ตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่ายมีข้อมูลสำหรับตารางบัญชี

รวมตารางกับตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่าย

เมื่อใช้ตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่าย คุณจะสามารถรวมกับตารางบัญชี และธุรกรรมเพื่อรับข้อมูลโดยละเอียดที่จำเป็นสำหรับรายงานที่คุณต้องการสร้าง

หากต้องการรวมตารางบัญชีกับแต่ละแถวในธุรกรรม ให้รวม [Line Detail Account Ref Value] ในตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่ายกับ [ID Account] ในตารางบัญชี

สำหรับตารางธุรกรรม QuickBooks Online (เช่น ใบเรียกเก็บเงิน การประมาณการ ใบสั่งซื้อ เป็นต้น) ให้รวม [Transaction Type] + [ID] + [Line ID] ในตาราง Sales and Expenses Line Item ไปยังฟิลด์ที่เทียบเท่ากันในตารางธุรกรรม ตัวอย่างเช่น หากคุณสร้างการรวมกับตารางธุรกรรม ใบเรียกเก็บ ฟิลด์ [ID] ที่จะรวมกับ “ใบเรียกเก็บ” คือ [(ID) Bill], ฟิลด์ [Line ID] ที่จะรวมกับ “ใบเรียกเก็บ” คือ [Line ID (Bill)] เป็นต้น

รูปภาพต่อไปนี้แสดงการรวมหลายรายการด้วยตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่ายทางด้านซ้าย รวมถึงตัวอย่างของคำสั่งการรวมสำหรับตารางบัญชี และตารางใบเรียกเก็บทางด้านขวา

สร้างแหล่งข้อมูล QuickBooks Online

นี่คือขั้นตอนทั่วไปในการเริ่มต้นสร้างแหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้สร้างรายงานต่างๆ เช่น รายงานกำไรขาดทุน (P&L):

  1. เชื่อมต่อกับ QuickBooks Online
  2. บนหน้าแหล่งข้อมูล ภายใต้ตาราง ให้เลือกตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่าย
  3. รวมตารางอย่างน้อยหนึ่งตารางที่แสดงอยู่ในโครงสร้างตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่าย เข้ากับตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่ายเพื่อรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับรายงานที่คุณต้องการสร้าง
  4. หลังจากที่คุณสร้างแหล่งข้อมูลของคุณแล้ว ก็สามารถสร้างคำสั่งและวิเคราะห์ข้อมูลของคุณได้

แก้ไขข้อผิดพลาด QuickBooks Online

คุณอาจเห็นข้อผิดพลาดข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้เมื่อคุณพยายามเชื่อมต่อ Tableau กับข้อมูล QuickBooks Online ของคุณ

เวิ์กบุ๊กที่บันทึกไว้ใน Tableau เวอร์ชันก่อนหน้า

เวิร์กบุ๊กและแหล่งข้อมูลที่สร้างก่อน Tableau เวอร์ชัน 2018.2 จะไม่สามารถเข้าถึงตารางหรือฟิลด์ที่เพิ่มในตัวเชื่อมต่อเวอร์ชันที่ใหม่กว่า หากต้องการแก้ไขปัญหานี้ ให้เปิดเวิร์กบุ๊กใหม่และสร้างการเชื่อมต่อใหม่กับแหล่งข้อมูล QuickBooks Online ของคุณ คัดลอกและวางเวิร์กชีตที่คุณต้องการเก็บไว้จากการเชื่อมต่อก่อนหน้า หรือสร้างใหม่ใน Tableau

ขออภัย เฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถซื้อแอปได้...

QuickBooks Online กำหนดให้ผู้ใช้แต่ละรายที่เชื่อมต่อแอปกับ QuickBooks Online เป็นผู้ดูแลระบบของบริษัท ข้อผิดพลาด Intuit ต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น หากคุณไม่ใช่ผู้ดูแลระบบของบัญชีบริษัท:

ขออภัย เฉพาะผู้ดูแลระบบของบริษัท <ที่อยู่อีเมล> เท่านั้นที่สามารถซื้อแอปในบริษัทได้ โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบในบริษัทหรือเลือกบริษัทอื่น

หากต้องการแก้ไขปัญหานี้ โปรดขอให้เจ้าของบัญชีบริษัทของคุณตั้งให้คุณเป็นผู้ดูแลระบบของบริษัทในบัญชีนั้น

รหัสข้อผิดพลาด: app_already_purchased

ผู้ดูแลระบบของบริษัทเพียงคนเดียวเท่านั้นที่ได้รับอนุญาตให้เชื่อมต่อกับหนึ่งแอปพลิเคชัน เช่นเชื่อมต่อกับ Tableau Desktop หากมีคนในบริษัทของคุณเชื่อมต่อ Tableau กับบัญชี QuickBooks Online แล้ว ข้อผิดพลาด Intuit ต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น:

ขออภัย เกิดข้อผิดพลาดขึ้น โปรดปิดหน้าต่างนี้แล้วลองอีกครั้ง

รหัสข้อผิดพลาด: app_already_purchased

ข้อความ: ผู้ใช้รายอื่นสมัครใช้งานแอปพลิเคชันสำหรับบริษัทนี้แล้ว โปรดติดต่อ <ที่อยู่อีเมล> เพื่อเปลี่ยนแปลงการสมัครใช้งานนี้

หากต้องการแก้ไขปัญหานี้ คุณต้องขอให้ผู้ดูแลระบบของบริษัทยกเลิกสิทธิ์ของแอปพลิเคชัน Tableau Desktop และมอบสิทธิ์ดังกล่าวให้กับคุณ หากไม่สามารถทำได้ ตัวอย่างเช่น เนื่องจากผู้ดูแลระบบใช้ Tableau อยู่ในปัจจุบัน อีกตัวเลือกหนึ่งคือขอให้ผู้ดูแลระบบเผยแพร่แหล่งข้อมูลไปยัง Tableau Server หรือ Tableau Cloud เพื่อให้ทุกคนที่มีสิทธิ์สามารถเข้าถึงข้อมูลได้

การเปลี่ยนแปลงการเชื่อมต่อเปิดหน้าแอปของฉัน

หากคุณต้องการเข้าถึงบริษัท QuickBooks Online อื่น หลังจากที่คุณเข้าสู่ระบบ (และอาจต้องผ่านกระบวนการตรวจสอบสิทธิ์แบบสองขั้นตอน) Intuit อาจแสดงหน้าแอปของฉัน แทนที่จะเป็นหน้า "เลือกบริษัทที่จะเชื่อมต่อ" หากต้องการแก้ไขปัญหานี้ โปรดทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

  1. ปิดหน้าแอปของฉัน

  2. ในหน้าต่าง Tableau Connect ให้เลือก Intuit QuickBooks Online

  3. หากมีบริษัทที่เชื่อมโยงกับบัญชีของคุณมากกว่าหนึ่งบริษัท ให้เลือกบริษัทที่คุณต้องการเชื่อมต่อ

  4. เลือกอนุญาตเพื่อเปิดหน้าแหล่งข้อมูล Tableau

 

ดูเพิ่มเติม