Intuit QuickBooks Online
บทความนี้อธิบายวิธีการเชื่อมต่อ Tableau กับข้อมูล Intuit QuickBooks Online และตั้งค่าแหล่งข้อมูล
หมายเหตุ : Tableau กำลังทำงานกับตัวเชื่อมต่อทดแทน หลังจากเสร็จสิ้น จะมีการเพิ่มลงในหน้านี้
คำเตือน: ตัวเชื่อมต่อ Intuit QuickBooks เลิกใช้งานแล้วตั้งแต่รุ่น 2023.1 เป็นต้นไป คุณสามารถใช้ตัวเชื่อมต่อนี้ได้จนกว่าจะเลิกใช้ เมื่อเลิกใช้ตัวเชื่อมต่อนี้แล้ว ตัวเชื่อมต่อดังกล่าวจะถูกลบออกจากอินเทอร์เฟซผู้ใช้ของ Tableau และแหล่งข้อมูลใดๆ ที่ใช้ตัวเชื่อมต่อดังกล่าวจะไม่ทำงานตามที่คาดไว้อีกต่อไป ตัวเชื่อมต่อที่เลิกใช้งานจะถูกเลิกใช้ 1-2 รุ่นหลังจากมีตัวเชื่อมต่อทดแทนพร้อมให้ใช้งาน
หมายเหตุ: สำหรับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับตัวเชื่อมต่อนี้ โปรดดูหัวข้อความช่วยเหลือเกี่ยวกับ Intuit QuickBooks Online สำหรับ Tableau เวอร์ชันปัจจุบัน
ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น ให้รวบรวมข้อมูลการเชื่อมต่อนี้
- ที่อยู่อีเมลหรือ ID ผู้ใช้และรหัสผ่านสำหรับบัญชี Quickbooks Online ของคุณ
หมายเหตุ: หากต้องการเชื่อมต่อ Tableau กับข้อมูล QuickBooks Online คุณจะต้องเป็นผู้ดูแลระบบของบริษัทในบริษัท QuickBooks Online ผู้ดูแลระบบในบริษัทของคุณเพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถเชื่อมต่อ Tableau กับ QuickBooks Online ได้
QuickBooks Online ไม่รองรับการดึงธุรกรรมการปรับสินค้าคงคลัง สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่ธุรกรรมการปรับสินค้าคงคลังจะพร้อมใช้งานใน QuickBooks Online API โปรดดูคำตอบสำหรับคำถาม(ลิงก์จะเปิดในหน้าต่างใหม่)นี้ในเว็บไซต์ Intuit Developer
- เปิด Tableau แล้วเลือกเชื่อมต่อในส่วนIntuit QuickBooks Online หากต้องการดูรายการการเชื่อมต่อข้อมูลทั้งหมด โปรดเลือกเพิ่มเติมในส่วนไปยังเซิร์ฟเวอร์ ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้ในแท็บที่ Tableau จะเปิดขึ้นในเบราว์เซอร์เริ่มต้นของคุณ
- ป้อนที่อยู่อีเมลหรือ ID ผู้ใช้และรหัสผ่านสำหรับบัญชี Quickbooks Online ของคุณ
- เลือกเข้าสู่ระบบ
QuickBooks Online จะแจ้งให้ยืนยันสองขั้นตอนเป็นระยะ หากสิ่งนี้เกิดขึ้น โปรดทำตามคำแนะนำเพื่อรับรหัสเพื่อยืนยันบัญชี Intuit ของคุณ
- หากมีบริษัทที่เชื่อมโยงกับบัญชีของคุณมากกว่าหนึ่งบริษัท ให้เลือกบริษัทที่คุณต้องการเชื่อมต่อ
- เลือกอนุญาตเพื่ออนุญาตให้ Intuit แชร์ข้อมูลของคุณกับ Tableau Desktop อย่างปลอดภัย
หาก Tableau ไม่สามารถทำการเชื่อมต่อได้ ให้ตรวจสอบว่าข้อมูลเข้าสู่ระบบนั้นถูกต้อง หากคุณยังไม่สามารถเชื่อมต่อได้ คอมพิวเตอร์ของคุณกำลังพบปัญหาขณะค้นหาเซิร์ฟเวอร์ โปรดติดต่อผู้ดูแลเครือข่ายหรือผู้ดูแลฐานข้อมูลเพื่อขอความช่วยเหลือ
บนหน้าแหล่งข้อมูล ให้ทำดังนี้
(ไม่บังคับ) เลือกชื่อแหล่งข้อมูลเริ่มต้นที่ด้านบนของหน้า แล้วป้อนชื่อแหล่งข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันสำหรับใช้ใน Tableau ตัวอย่างเช่น ใช้แบบแผนการตั้งชื่อแหล่งข้อมูลที่ช่วยให้ผู้ใช้รายอื่นๆ ของแหล่งข้อมูลทราบแหล่งข้อมูลที่จะเชื่อมต่อได้
- ในส่วนตาราง ให้เลือกตารางและลากไปยังด้านบนของแคนวาส
เลือกแท็บชีต 1 เพื่อเริ่มต้นการวิเคราะห์
หลังจากที่คุณเลือกแท็บชีตแล้ว Tableau จะนำเข้าข้อมูลโดยการสร้างการแยกข้อมูล โปรดทราบว่า Tableau Desktop รองรับเฉพาะการแยกสำหรับ QuickBooks Online คุณสามารถอัปเดตข้อมูลได้โดยการรีเฟรชการแยกข้อมูล หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูแยกข้อมูลของคุณ
การสร้างการแยกข้อมูลอาจใช้เวลาสักครู่โดยขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูลที่มี
ใช้ตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่ายเพื่อสร้างรายงานทางบัญชี
QuickBooks Online จะรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างรายงานต่างๆ เช่น งบกำไรขาดทุน (P&L) และงบดุล เนื่องจากข้อมูลถูกได้รับการรวบรวมโดย QuickBooks Online คุณจึงไม่สามารถสร้างรายงานประเภทนี้ใน Tableau ได้ เพื่อแก้ไขปัญหานี้ เราจึงได้เพิ่มตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่ายใน Tableau ซึ่งมีรายละเอียดของรายการแถวพร้อมฟิลด์ทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสร้างรายงานเหล่านี้
ตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่ายประกอบด้วยข้อมูลสำหรับธุรกรรม QuickBooks Online (หรือเอกสาร) ต่อไปนี้:
ใบเรียกเก็บเงิน การชำระเงินตามใบเรียกเก็บเงิน ใบลดหนี้ การฝาก | การประมาณการ ใบแจ้งหนี้ รายการบันทึก การชำระเงิน การซื้อ | ใบสั่งซื้อ ใบเสร็จการคืนเงิน ใบเสร็จรับเงิน เครดิตผู้ขาย |
ธุรกรรมส่วนใหญ่มีรายการรอง (หรือรายการย่อย) ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้จะมีรายการรายละเอียด เช่นในตัวอย่างต่อไปนี้:
ธุรกรรมบางรายการมีรายการกลุ่ม ซึ่งประกอบด้วยกลุ่มของรายการแถวอื่นๆ เช่นในตัวอย่างต่อไปนี้:
ตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่าย ดีนอร์มัลไลซ์ความสัมพันธ์ "ธุรกรรมกับรายการ" โดยการรวมหนึ่งแถวต่อรายการและทำซ้ำฟิลด์ธุรกรรมในแต่ละแถว ในกรณีของรายการแถวแบบกลุ่มที่มีรายการรอง ตารางจะรวมรายการรองของกลุ่มแทนที่จะเป็นกลุ่ม
รูปภาพต่อไปนี้แสดงให้เห็นว่าใบแจ้งหนี้ทั้งสองนี้ปรากฏใน Tableau ด้วยข้อมูลที่ดีนอร์มัลไลซ์อย่างไร:
นอกเหนือจากตารางธุรกรรม ตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่ายมีข้อมูลสำหรับตารางบัญชี
รวมตารางกับตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่าย
เมื่อใช้ตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่าย คุณจะสามารถรวมกับตารางบัญชี และธุรกรรมเพื่อรับข้อมูลโดยละเอียดที่จำเป็นสำหรับรายงานที่คุณต้องการสร้าง
หากต้องการรวมตารางบัญชีกับแต่ละแถวในธุรกรรม ให้รวม [Line Detail Account Ref Value] ในตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่ายกับ [ID Account] ในตารางบัญชี
สำหรับตารางธุรกรรม QuickBooks Online (เช่น ใบเรียกเก็บเงิน การประมาณการ ใบสั่งซื้อ เป็นต้น) ให้รวม [Transaction Type] + [ID] + [Line ID] ในตาราง Sales and Expenses Line Item ไปยังฟิลด์ที่เทียบเท่ากันในตารางธุรกรรม ตัวอย่างเช่น หากคุณสร้างการรวมกับตารางธุรกรรม ใบเรียกเก็บ ฟิลด์ [ID] ที่จะรวมกับ “ใบเรียกเก็บ” คือ [(ID) Bill], ฟิลด์ [Line ID] ที่จะรวมกับ “ใบเรียกเก็บ” คือ [Line ID (Bill)] เป็นต้น
รูปภาพต่อไปนี้แสดงการรวมหลายรายการด้วยตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่ายทางด้านซ้าย รวมถึงตัวอย่างของคำสั่งการรวมสำหรับตารางบัญชี และตารางใบเรียกเก็บทางด้านขวา
สร้างแหล่งข้อมูล QuickBooks Online
นี่คือขั้นตอนทั่วไปในการเริ่มต้นสร้างแหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้สร้างรายงานต่างๆ เช่น รายงานกำไรขาดทุน (P&L):
- เชื่อมต่อกับ QuickBooks Online
- บนหน้าแหล่งข้อมูล ภายใต้ตาราง ให้เลือกตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่าย
- รวมตารางอย่างน้อยหนึ่งตารางที่แสดงอยู่ในโครงสร้างตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่าย เข้ากับตารางยอดขายและรายการค่าใช้จ่ายเพื่อรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับรายงานที่คุณต้องการสร้าง
- หลังจากที่คุณสร้างแหล่งข้อมูลของคุณแล้ว ก็สามารถสร้างคำสั่งและวิเคราะห์ข้อมูลของคุณได้
คุณอาจเห็นข้อผิดพลาดข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้เมื่อคุณพยายามเชื่อมต่อ Tableau กับข้อมูล QuickBooks Online ของคุณ
เวิ์กบุ๊กที่บันทึกไว้ใน Tableau เวอร์ชันก่อนหน้า
เวิร์กบุ๊กและแหล่งข้อมูลที่สร้างก่อน Tableau เวอร์ชัน 2018.2 จะไม่สามารถเข้าถึงตารางหรือฟิลด์ที่เพิ่มในตัวเชื่อมต่อเวอร์ชันที่ใหม่กว่า หากต้องการแก้ไขปัญหานี้ ให้เปิดเวิร์กบุ๊กใหม่และสร้างการเชื่อมต่อใหม่กับแหล่งข้อมูล QuickBooks Online ของคุณ คัดลอกและวางเวิร์กชีตที่คุณต้องการเก็บไว้จากการเชื่อมต่อก่อนหน้า หรือสร้างใหม่ใน Tableau
ขออภัย เฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถซื้อแอปได้...
QuickBooks Online กำหนดให้ผู้ใช้แต่ละรายที่เชื่อมต่อแอปกับ QuickBooks Online เป็นผู้ดูแลระบบของบริษัท ข้อผิดพลาด Intuit ต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น หากคุณไม่ใช่ผู้ดูแลระบบของบัญชีบริษัท:
ขออภัย เฉพาะผู้ดูแลระบบของบริษัท <ที่อยู่อีเมล> เท่านั้นที่สามารถซื้อแอปในบริษัทได้ โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบในบริษัทหรือเลือกบริษัทอื่น
หากต้องการแก้ไขปัญหานี้ โปรดขอให้เจ้าของบัญชีบริษัทของคุณตั้งให้คุณเป็นผู้ดูแลระบบของบริษัทในบัญชีนั้น
รหัสข้อผิดพลาด: app_already_purchased
ผู้ดูแลระบบของบริษัทเพียงคนเดียวเท่านั้นที่ได้รับอนุญาตให้เชื่อมต่อกับหนึ่งแอปพลิเคชัน เช่นเชื่อมต่อกับ Tableau Desktop หากมีคนในบริษัทของคุณเชื่อมต่อ Tableau กับบัญชี QuickBooks Online แล้ว ข้อผิดพลาด Intuit ต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น:
ขออภัย เกิดข้อผิดพลาดขึ้น โปรดปิดหน้าต่างนี้แล้วลองอีกครั้ง
รหัสข้อผิดพลาด: app_already_purchased
ข้อความ: ผู้ใช้รายอื่นสมัครใช้งานแอปพลิเคชันสำหรับบริษัทนี้แล้ว โปรดติดต่อ <ที่อยู่อีเมล> เพื่อเปลี่ยนแปลงการสมัครใช้งานนี้
หากต้องการแก้ไขปัญหานี้ คุณต้องขอให้ผู้ดูแลระบบของบริษัทยกเลิกสิทธิ์ของแอปพลิเคชัน Tableau Desktop และมอบสิทธิ์ดังกล่าวให้กับคุณ หากไม่สามารถทำได้ ตัวอย่างเช่น เนื่องจากผู้ดูแลระบบใช้ Tableau อยู่ในปัจจุบัน อีกตัวเลือกหนึ่งคือขอให้ผู้ดูแลระบบเผยแพร่แหล่งข้อมูลไปยัง Tableau Server หรือ Tableau Cloud เพื่อให้ทุกคนที่มีสิทธิ์สามารถเข้าถึงข้อมูลได้
การเปลี่ยนแปลงการเชื่อมต่อเปิดหน้าแอปของฉัน
หากคุณต้องการเข้าถึงบริษัท QuickBooks Online อื่น หลังจากที่คุณเข้าสู่ระบบ (และอาจต้องผ่านกระบวนการตรวจสอบสิทธิ์แบบสองขั้นตอน) Intuit อาจแสดงหน้าแอปของฉัน แทนที่จะเป็นหน้า "เลือกบริษัทที่จะเชื่อมต่อ" หากต้องการแก้ไขปัญหานี้ โปรดทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
ปิดหน้าแอปของฉัน
ในหน้าต่าง Tableau Connect ให้เลือก Intuit QuickBooks Online
หากมีบริษัทที่เชื่อมโยงกับบัญชีของคุณมากกว่าหนึ่งบริษัท ให้เลือกบริษัทที่คุณต้องการเชื่อมต่อ
เลือกอนุญาตเพื่อเปิดหน้าแหล่งข้อมูล Tableau
ดูเพิ่มเติม
- ตั้งค่าแหล่งข้อมูล เพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมลงในแหล่งข้อมูลนี้หรือเตรียมข้อมูลของคุณก่อนที่คุณจะวิเคราะห์
- สร้างแผนภูมิและวิเคราะห์ข้อมูล เริ่มการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณ