Organiser les éléments d’une collection

Les collections vous permettent de rassembler des éléments connexes dans une liste facile d’accès. Avec une collection, vous pouvez organiser des éléments d’une manière qui est significative pour vous, sans vous soucier de qui possède un élément ou dans quel projet il se trouve dans votre site Tableau.

Vous pouvez garder une collection privée ou la partager avec d'autres. Lorsque vous autorisez d'autres personnes à accéder à une collection, il n'y a aucun risque d'exposer des données, car les collections n'affectent pas les autorisations pour les éléments qu'elles contiennent. Dans une collection, les utilisateurs ne voient que les éléments auxquels ils sont autorisés à accéder.

Vous voudrez peut-être créer une collection pour :

  • Intégrer de nouveaux employés avec des données adaptées à leur rôle
  • Organiser les données que vous utilisez fréquemment pour un projet en un seul emplacement
  • Promouvoir les données certifiées et les tableaux de bord approuvés dans votre entreprise

Trouver des collections

Dans le volet de navigation, cliquez sur Collections pour voir toutes les collections que vous êtes autorisé à afficher. Les collections dont vous êtes propriétaire apparaissent sous l'onglet Mes collections. Les collections ne sont pas incluses dans la section Explorer de votre site ou lorsque vous effectuez une recherche, mais elles apparaissent dans les Favoris et Partagé avec moi, le cas échéant.

Lorsque vous ouvrez une collection, vous verrez les éléments que vous êtes autorisé à consulter. Si la collection contient beaucoup d’éléments, filtrez et triez pour trouver des éléments spécifiques (certaines options de filtrage et de tri sont limitées dans les collections). Le nombre d'éléments affichés dans une collection peut différer du nombre total d'éléments répertoriés dans les détails de la collection, en fonction des autorisations applicables aux éléments individuels.

Créer une collection

Pour ajouter des éléments à une collection, vous devez d’abord en créer une. Tout le monde peut créer une collection. Vous n'avez pas besoin d'un rôle ou d'une autorisation spécifique.

  1. Dans le panneau de navigation, cliquez sur Collections.

  2. Cliquez sur le bouton Nouvelle collection.

    La collection est créée avec un nom par défaut.

  3. Pour modifier le nom par défaut, survolez le nom puis cliquez sur le texte en surbrillance. Entrez un nouveau nom, puis cliquez sur Enregistrer.

  4. Pour ajouter une description, survolez la zone de description puis cliquez sur le texte en surbrillance. Entrez une description, puis cliquez sur Enregistrer.

    Éditeur de description

Vous pouvez également créer une collection à partir de la boîte de dialogue Ajouter aux collections, indiqué ci-dessous.

Ajouter des éléments à une collection

Si vous pouvez afficher un élément sur votre site, vous pouvez l’ajouter à votre collection, à l’exception des ressources externes (bases de données, fichiers et tables) et des autres collections. Vous devez posséder une collection pour pouvoir y ajouter des éléments. Bien que les éléments que vous collectez puissent appartenir à différents projets, vous pouvez les ajouter à une collection sans avoir besoin de les déplacer ou de les copier.

  1. Accédez à l’élément que vous souhaitez ajouter à une collection.

  2. Cliquez sur le menu Actions (...), puis cliquez sur Ajouter aux collections.

    Option Ajouter à la collection dans le menu Actions

    Pour ajouter plusieurs éléments à une collection, cochez les cases des éléments, puis cliquez sur Actions > Ajouter aux collections.

    Ajout par sélection multiple dans le menu Actions

  3. Dans la boîte de dialogue Ajouter aux collections, sélectionnez la collection à laquelle vous souhaitez ajouter des éléments. Vous pouvez sélectionner plusieurs collections. Si un nom de collection n'est pas sélectionnable, cela signifie que la collection n'a pas assez d'espace pour accueillir les éléments. Une collection peut contenir un maximum de 1000 éléments.

    (Facultatif) Si vous souhaitez créer une nouvelle collection pour ces éléments, créez-en une en cliquant sur le bouton Nouvelle collection. Une fois créée, la nouvelle collection est présélectionnée dans la boîte de dialogue.

    Bouton Nouvelle collection

  4. Cliquez sur Ajouter.

Supprimer des éléments d’une collection

Vous pouvez supprimer des éléments des collections que vous possédez.

  1. Dans le panneau de navigation, cliquez sur Collections.

  2. Cliquez sur l'onglet Collections.

  3. Ouvrez la collection dont vous souhaitez supprimer des éléments.

  4. Pour supprimer un seul élément, cliquez sur le menu Actions (...) de cet élément, puis cliquez sur Supprimer de cette collection.

    Option Supprimer de cette collection dans le menu Actions

    Pour supprimer plusieurs éléments, cochez les cases de ces éléments, puis cliquez sur Actions > Supprimer de cette collection.

    Suppression par sélection multiple dans le menu Actions

Si vous supprimez un élément accidentellement, ne vous inquiétez pas. Il vous suffit de revenir à son emplacement de stockage et de le ré-ajouter.

La suppression d’une collection ou la suppression d’éléments d’une collection ne supprimera pas l’élément réel. En effet, le lien entre la collection et les éléments qu’elle contient est comme un raccourci. Il est va différemment en cas de suppression d’un projet ou d’un élément dans un projet, où vous gérez les éléments réels. L'action Supprimer est désactivée depuis une collection, il n'y a donc aucun risque de supprimer accidentellement un élément lors de la gestion des éléments d'une collection.

Gérer les autorisations des collections

Les collections sont définies comme privées par défaut. Vous pouvez autoriser d'autres utilisateurs à accéder à une collection en configurant directement les autorisations pour la collection ou en accordant l'accès après avoir partagé la collection.

Sachez que les autorisations d’une collection n’affectent pas les éléments de la collection. Cela signifie que certains utilisateurs verront peut-être moins d’éléments que vous dans votre collection, car ils ne sont pas autorisés à accéder à tous les éléments. Contactez le propriétaire du contenu ou votre administrateur de site pour obtenir de l’aide concernant les autorisations des éléments restreints.

Configurer les autorisations

Si vous êtes le propriétaire d'une collection, vous pouvez configurer des autorisations pour la collection. Il n'y a qu'une seule capacité disponible pour les collections : Afficher. Vous pouvez accorder aux utilisateurs la capacité d'affichage pour leur permettre de voir la collection, mais ils ne pourront pas ajouter ou supprimer des éléments de la collection. La capacité d'affichage d'une collection ne permet pas aux utilisateurs d'accéder aux éléments de la collection pour lesquels ils n'ont pas l'autorisation. Pour plus d'informations sur le fonctionnement des autorisations dans Tableau, consultez Autorisations.

  1. Cliquez sur le menu Actions (...) de votre collection, puis sur Autorisations.
  2. Sous Règles d'autorisation, cliquez sur Ajouter une règle de groupe/utilisateur.
  3. Entrez un nom d'utilisateur ou de groupe.
  4. Sous Modèle, cliquez sur Afficher.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

La collection apparaîtra désormais sur la page Collections pour les utilisateurs que vous avez ajoutés. Ces utilisateurs ne seront pas informés de la modification des autorisations. Par conséquent, si vous souhaitez les informer de la collection, partagez-la avec eux.

Accorder l'accès par le partage

L'option Accorder l'accès apparaît après le partage d'une collection si vous en êtes le propriétaire.

  1. Cliquez sur le bouton Partager (Bouton Partager ) pour la collection.
  2. Entrez le nom des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager.
  3. Cliquez sur Partager.
  4. Dans la boîte de dialogue Accorder l'accès qui s'affiche, cliquez sur Accorder l'accès.

Si les personnes avec lesquelles vous avez partagé ont déjà accès à la collection, soit parce que vous avez précédemment configuré des autorisations, soit parce que leur rôle sur le site leur donne accès, vous ne verrez pas la boîte de dialogue Accorder l'accès.

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