Ayuda de Tableau Desktop y de la creación web

Nota: Las acciones externas en Tableau se basan en la funcionalidad proporcionada por Salesforce Flow. La función envía sus datos seleccionados a Salesforce Flow, que se ejecuta en una infraestructura de Salesforce independiente. El uso de Salesforce Flow y otros productos y servicios de Salesforce está sujeto a su acuerdo con Salesforce.

Después de ver y comprender sus datos en Tableau, ¿qué viene? Por lo general, tomar medidas a partir de la información de los datos implica pasar de una aplicación a otra, a menudo copiando y pegando datos y perdiendo contexto en el camino. Con la funcionalidad Acciones externas de Tableau, puede crear e interactuar con flujos de trabajo basados en datos directamente desde dashboards de Tableau y automatizar sus próximos pasos usando Flujo de Salesforce.

Acerca de Flujo de Salesforce

Si no está familiarizado con Salesforce Flow(El enlace se abre en una ventana nueva), es una herramienta sin código que proporciona automatizaciones de procesos que ahorran tiempo. Un flujo es un componente de Flujo de Salesforce que recopila datos y realiza acciones en su organización de Salesforce. Hay varios tipos de flujo disponibles en Salesforce Flow(El enlace se abre en una ventana nueva), pero los flujos de trabajo de Acciones externas en Tableau solo son compatibles con los flujos iniciados automáticamente.

Nota: Para obtener más información sobre los flujos, consulte Crear flujos con Flow Builder en Trailhead.

Cómo funciona Acciones externas

Cuando un flujo de trabajo de Acciones externas está configurado para una visualización de un dashboard de Tableau, aparece un botón personalizado en la visualización correspondiente en un estado no disponible (gris). Cuando selecciona una marca relevante en la visualización (1), el botón pasa a estar disponible. Luego, cuando hace clic en el botón (2), los datos de la marca seleccionada se envían directamente a un flujo que se creó y configuró en Salesforce Flow(El enlace se abre en una ventana nueva) (3).

Como autor de un flujo de trabajo de Acciones externas, usted determina:

• A qué flujo se envían los datos
• De qué dashboard provienen los datos
• El texto y la apariencia del botón del dashboard que activa el flujo de trabajo

Nota: Puede agregar varios flujos de trabajo de Acciones externas a un dashboard, pero cada uno de los flujos correspondientes debe implementarse en la misma organización de Salesforce.

Formas de usar flujos de trabajo de Acciones externas

Hay infinitas formas de usar flujos de trabajo de Acciones externas para automatizar los procesos existentes en su organización. Por ejemplo, piense en el esfuerzo ahorrado por un flujo de trabajo que permite a los miembros del equipo de contabilidad enviar las facturas de los clientes directamente desde el mismo panel que utilizan para realizar un seguimiento de los pedidos impagos. O tal vez esté buscando formas de optimizar la gestión de casos de su equipo de soporte. Un flujo de trabajo que permita a los miembros del equipo de soporte escalar casos directamente desde el dashboard que usan para rastrear casos podría ahorrar mucho tiempo. Los flujos de trabajo de Acciones externas ayudan a mantener a los usuarios en el flujo de trabajo y permiten que su organización se beneficie de una mayor eficiencia.

Cuando crea un flujo de trabajo Acciones externas, básicamente está construyendo un puente que conecta cualquier tipo de fuente de datos en Tableau con un flujo en Salesforce. Su fuente de datos no necesita estar conectada a una base de datos de Salesforce porque el propio flujo de trabajo crea esa conexión. Esto es particularmente útil cuando hay varios grupos que usan fuentes de datos separadas para completar diferentes pasos del mismo proceso.

Por ejemplo, piense en todos los diferentes equipos y herramientas involucrados cuando un cliente realiza un pedido en un sitio de comercio electrónico. Los representantes de ventas de comercio electrónico pueden usar Salesforce para rastrear la venta, mientras que los responsables de la cadena de suministro usan una herramienta de administración de la cadena de suministro para deducir el artículo comprado del inventario general de productos. Los equipos de soporte que ayudan al cliente a solucionar cualquier problema que surja cuando recibe su producto pueden iniciar sesión en Salesforce o analizarse en un dashboard de Tableau. Con un flujo de trabajo de Acciones externas, puede conectar todos estos datos de cada uno de estos equipos para optimizar los procesos e incluso automatizar algunos de los pasos existentes.

Prácticas recomendadas para autores de flujos de trabajo de Acciones externas

Importante: Los autores de dashboards que usan la funcionalidad Acciones externas para conectar los datos del dashboard con los flujos integrados en Flujo de Salesforce debe colaborar estrechamente con los administradores y arquitectos de Salesforce que crearon los flujos.

Los flujos integrados de Flujo de Salesforce son sofisticados programas de automatización empresarial. Si bien su organización puede beneficiarse enormemente de estas automatizaciones, es importante comprender cómo funcionan los flujos antes de implementar los flujos de trabajo Acciones externas que los utilizan. Asegúrese de completar la formación de Salesforce Flow en Trailhead(El enlace se abre en una ventana nueva) y revisar la documentación de Flows(El enlace se abre en una ventana nueva). Considere las prácticas recomendadas de Flow(El enlace se abre en una ventana nueva) en su diseño y tenga en cuenta los límites y las consideraciones de Flow(El enlace se abre en una ventana nueva).

Nota: Hay varios tipos de flujo (El enlace se abre en una ventana nueva)disponibles en Salesforce Flow, pero los flujos de trabajo de acciones externas solo son compatibles con los flujos iniciados automáticamente.

Los flujos de trabajo de Acciones externas deben implementarse cuidadosamente para alinearse con las restricciones arquitectónicas de los flujos integrados de Flujo de Salesforce. Los flujos son poderosos, pero también pueden requerir muchos recursos y ser complejos. Existen posibles problemas de licencias, limitación de ejecución y simultaneidad que deben tenerse en cuenta, y límites de lectura/escritura de la base de datos que deben evaluarse y probarse.

También hay importantes consideraciones de seguridad relacionadas con los flujos. Los usuarios con el permiso Administrar flujos pueden ver y cambiar todos los datos y recursos en la organización de Salesforce correspondiente. Los usuarios con el permiso Ejecutar flujos pueden ejecutar casi cualquier flujo activo en la organización de Salesforce. Para restringir el acceso solo a aquellos usuarios que lo requieran (como los autores de dashboards y los usuarios de flujos de trabajo), su administrador de Salesforce puede habilitar la configuración de comportamiento predeterminado de anulación para un flujo. Para obtener más información, consulte ¿Cómo funciona la seguridad de Flow?(El enlace se abre en una ventana nueva)

Los autores de dashboards que estén creando flujos de trabajo de Acciones externas deben comunicarse con sus administradores de Salesforce antes de implementar los flujos de trabajo para evitar resultados no deseados.

Crear un flujo de trabajo

Antes de crear un flujo de trabajo de Acciones externas, los autores del dashboard deben colaborar con sus administradores de Salesforce para encontrar o crear un flujo que satisfaga sus necesidades. Por ejemplo, tal vez su objetivo sea ayudar a su equipo de contabilidad a enviar facturas directamente desde un panel de pedidos impagos. Para lograr este objetivo, necesita un flujo que pueda recuperar la información de contacto del cliente y los detalles del pedido desde el dashboard y completar las facturas.

Después de decidir qué flujo usar, el siguiente paso es identificar un dashboard al que conectarlo. Es probable que sus usuarios ya estén interactuando con un dashboard existente que funcionaría bien. Sin embargo, si es necesario, puede crear un nuevo dashboard(El enlace se abre en una ventana nueva).

Con el flujo correcto y el dashboard correcto en mente, es hora de pensar en la compatibilidad de los tipos de datos en el dashboard con los campos de entrada requeridos del flujo (conocidos como variables). Por ejemplo, su dashboard de pedidos impagos debe contener una visualización con todos los detalles relevantes de los pedidos necesarios para enviar las facturas de los clientes. Estos detalles pueden incluir información como la fecha del pedido, el nombre del cliente y la información de contacto, las descripciones y los importes de los artículos y el importe del pago adeudado.

Cuando su dashboard contenga todos los componentes requeridos, agregue el objeto Flujo de trabajo:

1. En un libro de trabajo de Tableau, abra un dashboard existente o cree uno nuevo(El enlace se abre en una ventana nueva).
2. Desde la sección Objetos del panel Dashboard, arrastre Flujo de trabajo a una visualización en el dashboard.
   
3. Cuando se le solicite, especifique sus credenciales de inicio de sesión para la organización de Salesforce asociada con su flujo.
   

   Nota: Cuando los usuarios acceden al dashboard donde configuró su flujo de trabajo, deben especificar sus credenciales de Salesforce. Si sus credenciales de Salesforce caducan mientras visualizan el dashboard, se les solicita que se vuelvan a autenticar.

4. Haga clic en Configurar libro de trabajo.
   
5. En el cuadro de diálogo Agregar flujo de trabajo, busque un flujo por nombre de flujo o autor de flujo.
6. Seleccione un flujo para ver sus detalles, incluidas las entradas requeridas (variables Salesforce) que necesitará de la visualización. Haga clic en Atrás para seleccionar un flujo diferente o haga clic en Siguiente para continuar.
7. En el menú desplegable Seleccionar hoja, seleccione una hoja (hoja de trabajo, dashboard o historia) que contenga las marcas que sus usuarios seleccionarán y enviarán al flujo.
   

   Nota: Asegúrese de seleccionar una hoja que tenga marcas con los campos codificados que desea asignar a las entradas requeridas del flujo. Por ejemplo, si desea asignar la variable forecast_revenue en el flujo al campo SUM(Sales) en Tableau, debe seleccionar una hoja con marcas codificadas con el campo Sum(Sales).

8. Haga clic en Siguiente.
9. Para cada una de las entradas requeridas del flujo (variables Salesforce), seleccione un campo adecuado de la hoja de Tableau que eligió en el paso Seleccionar hoja.
   

   Nota: Para cada entrada, el tipo de datos de la variable Salesforce y el campo de Tableau deben coincidir.

10. Haga clic en Siguiente.
11. Configure la apariencia del botón en el que los usuarios harán clic para activar el flujo de trabajo de Acciones externas. Especifique un título de botón, un color de fondo y un color de borde. Verifique la vista previa para confirmar la apariencia del botón.

Nota: Recuerde que los usuarios deberán seleccionar una marca de la visualización que seleccionó en el paso Seleccionar hoja. Hasta que no se selecciona una marca, el botón no está disponible. Considere agregar texto guía al dashboard para que los usuarios sepan exactamente con qué visualización interactuar y qué sucederá cuando hagan clic en el botón.

12. Haga clic en Listo para crear el flujo de trabajo y agregar el botón correspondiente a la visualización del dashboard.

Usar un flujo de trabajo

Para comenzar como usuario de flujo de trabajo, abra el dashboard donde el autor de su dashboard ha agregado un flujo de trabajo. Puede confirmar que un flujo de trabajo está disponible si se muestra un botón de flujo de trabajo. El autor del dashboard personaliza el nombre y el formato del botón, y debe indicar claramente la acción que se activa cuando hace clic en él (como "Enviar datos" o "Actualizar registro"). Seleccione una marca relevante de una visualización en el dashboard y luego haga clic en el botón para iniciar el flujo de trabajo.

Al hacer clic en el botón del flujo de trabajo, se activa la transmisión de datos y la marca que seleccione determina qué datos se envían. Por ese motivo, el botón no está disponible (aparece en gris) hasta que seleccione una marca. Si seleccionó una marca pero el botón aún no está disponible, verifique que haya seleccionado una marca en una visualización válida para el flujo de trabajo. Si no está seguro de qué visualizaciones son válidas, consulte con el autor del dashboard.

Según su configuración, algunos flujos de trabajo pueden ser operaciones de ejecución prolongada que no se completan de inmediato. Si no puede determinar si el flujo de trabajo que seleccionó funciona como se esperaba, consulte al autor del dashboard o a su administrador de Salesforce.

Solucionar problemas de un flujo de trabajo

Para obtener ayuda para resolver problemas con un flujo de trabajo de acciones externas, consulte la siguiente guía de solución de problemas.

Problemas de acceso

• Para los autores de dashboards que usan Tableau Desktop: si el objeto de flujo de trabajo no aparece en la sección Objetos del panel Dashboard, confirme que ha iniciado sesión en un sitio de Tableau Server o Tableau Cloud. Si no ha iniciado sesión, no podrá acceder a la extensión Workflow.
• Para autores de dashboards: si el objeto Flujo de trabajo no aparece en la sección Objetos del panel Dashboard, consulte con su administrador de Tableau para asegurarse de que la extensión esté activada.
• Para todos los usuarios:
  • Si el administrador de Salesforce no ha creado una aplicación conectada, la funcionalidad Acciones externas no funcionará. Pida a su administrador de Salesforce que cree una aplicación conectada(El enlace se abre en una ventana nueva) en Salesforce para Tableau Server.
  • Si no puede hacer clic en un botón de flujo de trabajo que se muestra en un dashboard, confirme que ha seleccionado una marca en una visualización válida para el flujo de trabajo. Si no está seguro de qué visualizaciones son válidas, consulte con el autor del dashboard.

Problemas de autenticación

• Para usuarios de Tableau Cloud o Tableau Server: actualice el dashboard en su navegador.
• Para todos los usuarios: confirme que ha iniciado sesión en la organización de Salesforce donde se agregó el flujo de trabajo de Acciones externas. Si es necesario, consulte con el autor de su dashboard para confirmar la organización de Salesforce correcta.

Mensajes de error

Problemas de flujo

• Algunos flujos se ejecutan de forma asíncrona, por lo que es posible que no sepa de inmediato si un flujo que forma parte de un flujo de trabajo Acciones externas se ejecutó correctamente. A veces, un flujo puede fallar y revertir los cambios sin proporcionar comentarios detallados de inmediato. Sin embargo, cuando falla un flujo, se envía un correo electrónico de error detallado al usuario del flujo de trabajo, al autor del dashboard y al administrador de Salesforce. Los usuarios del flujo de trabajo deben comunicarse con los autores de su dashboard cuando reciben un correo electrónico de error(El enlace se abre en una ventana nueva) de flujo. Los autores de dashboards y los administradores de Salesforce pueden trabajar juntos para solucionar el problema y resolver el error. Para obtener más información sobre cómo solucionar problemas de flujos, consulte Solución de problemas de flujos(El enlace se abre en una ventana nueva).

Problemas de licencia

• Para autores de dashboards: en el lado de Tableau, no se requieren permisos especiales para agregar un flujo de trabajo a un dashboard (siempre y cuando Acciones externas estén habilitados para el sitio). En el lado de Salesforce, necesitará el permiso Administrar flujos(El enlace se abre en una ventana nueva) agregado a su perfil de Salesforce.
• Para usuarios de flujos de trabajo: en el lado de Tableau, cualquier usuario que pueda acceder a un dashboard con un flujo de trabajo puede ejecutarlo. Desde el lado de Salesforce, necesitará el permiso Ejecutar flujos(El enlace se abre en una ventana nueva) agregado a su perfil de Salesforce.

Habilitar o deshabilitar Acciones externas

En Tableau 2022.3 y posteriores, la funcionalidad Acciones externas está habilitada de manera predeterminada. Para obtener más información sobre cómo los administradores de Tableau pueden configurar el acceso de toda la organización a Tableau Acciones externas, consulte Configurar integración del flujo de trabajo de acciones externas(El enlace se abre en una ventana nueva).