Guida di Tableau Blueprint

Utilizzando il Pianificatore Tableau Blueprint hai definito la visione della tua organizzazione per quanto riguarda l’analisi, hai individuato gli sponsor esecutivi e i membri del team di progetto, hai documentato la situazione di partenza dell’architettura aziendale e hai valutato l’utilizzo dei dati e delle analisi in ogni team aziendale.

Questa fase è importante, perché ti aiuta a capire i requisiti della tua organizzazione al fine di pianificare un uso esteso dei dati e di supportare la crescita delle analisi. In seguito, il team di progetto inizierà a sintetizzare le informazioni e a documentare i risultati del processo di scoperta.

Aree di pianificazione

Di seguito trovi le domande e una sintesi per ogni area del Pianificatore Tableau Blueprint:

• Qual è la tua visione? E quali le iniziative strategiche, gli obiettivi aziendali e le sfide? (Scheda Strategia di analisi) La tua visione nei confronti dell’analisi moderna e l’utilizzo esteso dei dati devono essere lungimiranti e attuabili, oltre che allineati agli obiettivi dell’organizzazione. Le tue iniziative strategiche e i tuoi obiettivi ti indicheranno la direzione per la creazione di KPI e di metriche utili a orientare l’avanzamento verso i risultati desiderati. Collegando queste iniziative ai dati e alle analisi, potrai motivare il personale per favorire il cambiamento.
  
  Probabilmente le iniziative mostreranno le aree di interesse dei dirigenti e i contenuti specifici che utilizzeranno per le decisioni aziendali. Con contenuti di questo livello, gli sponsor potranno esemplificare e modellare i comportamenti basati sui dati. Tra gli esempi di possibili iniziative strategiche: migliorare l’esperienza del cliente, far conoscere più diffusamente il brand o ridurre le carenze tecniche modernizzando i sistemi. Dietro ciascuno di questi esempi ci sono dei dati che si possono misurare e seguire per valutare l’avanzamento verso l’obiettivo.
  
  Individuando in anticipo le difficoltà e gli ostacoli, puoi prepararti per contrastarli meglio e ottenere i risultati desiderati. Molti rischi si possono compensare adottando un approccio all’implementazione pianificato e sistematico.
  
  
• Chi sono gli sponsor esecutivi e i membri del team di progetto? (scheda Ruoli e responsabilità) Il numero di persone coinvolte nel progetto non è tanto importante quanto poter contare su persone con le conoscenze in materia nei ruoli opportuni, quando è necessario. È importante ricordare che all’aumentare delle dimensioni dell’organizzazione aumenta la probabilità di coinvolgere più persone, come conseguenza dei ruoli più specializzati che rappresentano; è importante coinvolgere le persone giuste per portare avanti l’iniziativa.
  
  Gli sponsor esecutivi devono essere visibili e sostenere apertamente la piattaforma. Collaboreranno con il team di progetto per valutare non solo i modi in cui scalare la tecnologia, ma anche il supporto, la formazione e la struttura necessari per gestire con efficacia il cambiamento e superare gli ostacoli, al fine di diventare un’organizzazione basata sui dati.
  
  Il team di progetto interfunzionale comprende professionisti dell’IT/BI, amministratori di Tableau Server e/o del sito e autori di contenuti e amministratori dei dati selezionati appartenenti a diversi reparti. Organizza una riunione a settimana durante la fase di distribuzione iniziale e valuta la possibilità di passare a una cadenza quindicinale o mensile una volta raggiunto il ritmo operativo. L’avanzamento deve essere comunicato regolarmente agli sponsor esecutivi, insieme ai problemi che devono essere inoltrati ai responsabili delle decisioni e risolti da questi ultimi.
  
  Se non hai ancora uno sponsor esecutivo, concentrati sulle schede “Sondaggio sui dati e sull’analisi” e “Casi d’uso e origini dati” per individuare i casi di utilizzo principali che dimostrano l’importanza e il valore di lasciarsi guidare dai dati.
  
  
• Come verrà integrato Tableau con le tue risorse tecnologiche esistenti? (Scheda Sondaggio sull’architettura aziendale) Questa attività verrà eseguita nel flusso di lavoro denominato Flessibilità. Capire bene l’interazione tra tutti questi elementi è fondamentale per l’installazione, la configurazione e l’operatività di Tableau Server e Tableau Cloud.
  
  Il reparto IT deve documentare l’architettura aziendale attuale e rivederla periodicamente, via via che le risorse tecnologiche variano. Poiché Tableau è integrato con le piattaforme, le reti, i database e le applicazioni, è importante individuare tutti i punti di integrazione.
  
  Oltre ai punti di integrazione a livello di sistema, dovrai iniziare a predisporre e testare il software client, Tableau Desktop e Tableau Prep Builder, per l’installazione self-service e/o invisibile all’utente. Se anche i dispositivi mobili sono coinvolti, occorre pubblicare e testare l’app Tableau Mobile utilizzando la soluzione MDM aziendale. Dovrai anche considerare chi potrebbe installare altre applicazioni, come tabcmd, Content Migration Tool o Tableau Bridge per Tableau Cloud.
  
  
• Come vengono selezionati, gestiti, distribuiti, consumati e protetti i dati? (scheda Sondaggio sui dati e sull’analisi) Esaminando ogni team aziendale coinvolto, il team di progetto di Tableau capirà come i dati vengono attualmente utilizzati, quale tipo di contenuto avrà l’impatto maggiore e che genere di assistenza potrebbe essere necessaria. Per la situazione attuale, prendi in considerazione ogni origine dati, dai file CSV ai report distribuiti via e-mail, dai file dei database locali ai data warehouse aziendali, dalle applicazioni sul cloud alle origini esterne.
  
  Nella fase di distribuzione del Sondaggio sui dati e sull’analisi, verifica con gli stakeholder se preferiscono rispondere da soli o se desiderano essere intervistati da qualcuno del team di progetto. Se hai cinque team aziendali per la distribuzione iniziale, dovrai avere cinque sondaggi sui dati e sull’analisi per documentare le informazioni per ogni team. Una volta acquisite le informazioni da ogni team, sarà utile riassumerle e condividerle con il team aziendale affinché vengano controllate.
  
  Il sondaggio deve essere ripetuto nel corso del processo di onboarding per l’aggiunta di nuovi team. Rappresenta anche un modo utile per rafforzare il legame con i team e capire meglio come hanno intenzione di utilizzare Tableau per prendere decisioni aziendali basate sui dati.
  
  
• Quali casi di utilizzo hanno un impatto maggiore? (Scheda Casi d’uso e origini dati) Nell’assegnare le priorità alle origini dati da pubblicare e certificare su Tableau Server e Tableau Cloud, inizia con quelle meno complesse e con maggiore impatto, per ottenere risultati rapidi. L’impatto generalmente si può misurare in base alle dimensioni dei destinatari o all’interesse dei dirigenti.
  
  Pubblica e certifica origini dati, crea cartelle di lavoro per rispondere alle domande aziendali principali. Fai in modo di avere almeno un’origine dati certificata e una dashboard per ogni team, in modo da avere dei contenuti disponibili una volta che i team sono confermati.
  
  Via via che si individuano nuove origini dati, è possibile aggiungerle progressivamente. Oltre ai casi d’uso iniziali, si ottiene così un processo ripetibile per aggiungere nuove origini dati con l’avanzare della distribuzione.
  
  
• Come garantire l’affidabilità e fidarsi dei dati con un uso responsabile? (scheda Governance dei dati e dei contenuti) Partendo dalle origini dati rilevate con il Sondaggio sui dati e sull’analisi e dai contenuti iniziali individuati nella scheda “Casi d’uso e origini dati”, classifica i diversi tipi di dati in base al livello di riservatezza e ai destinatari, quindi definisci dei modelli di governance centralizzata, delegata e autogovernata per ogni area di governance dei dati e dei contenuti.
  
  La responsabilità della governance è condivisa, perciò i modelli devono essere definiti dal team di progetto interfunzionale, perché occorre raggiungere un equilibrio tra flessibilità e controllo. Pubblica i modelli di governance della tua organizzazione sulla rete intranet di abilitazione, per renderli disponibili a tutti gli utenti. Comunicando in modo chiaro le politiche relative alla governance si rafforza l’idea secondo cui la governance favorisce l’accesso ai dati, anziché limitarlo, aumentando così la fiducia nel processo.
  
  È necessario adottare un approccio agile e iterativo, per adattarsi all’evoluzione dei requisiti all’aumentare dell’adozione e del coinvolgimento degli utenti. Queste conversazioni devono avvenire tempestivamente e frequentemente.
  
  
• Che rapporto hanno le diverse funzioni con i dati? (scheda Mappatura dei ruoli di formazione) Il team di progetto deve avvalersi di figure basate su ogni ruolo all’interno del flusso di lavoro per classificare diversi tipi di utenti. Abbiamo proposto dei ruoli di formazione che corrispondono alla nostra offerta formativa, da usare come punti di partenza. Puoi utilizzarli così come sono o personalizzarli in base alle tue esigenze, aggiungendo le competenze complementari necessarie per funzioni lavorative specifiche. Ad esempio, chiunque abbia un ruolo professionale di tipo “analista” potrebbe essere associato al ruolo di formazione degli analisti, mentre i titoli come quello di direttore o superiori potrebbero essere associati al ruolo di formazione degli sponsor esecutivi. Una volta mappati, i diversi percorsi formativi devono essere seguiti dalle singole persone.
  
  Per i dipendenti già attivi occorre coordinare l’onboarding e la formazione in relazione a Tableau con la disponibilità di origini dati certificate e di dashboard. Inizia con gli autori dei contenuti e con gli amministratori dei dati, per dotarli delle competenze iniziali che consentano loro di iniziare a creare contenuti per gli altri. Pubblica il calendario della formazione e registra dei brevi video introduttivi on demand utilizzando i dati del team, per contestualizzare le analisi e renderle più facilmente comprensibili.
  
  Quanto prima integri i dati nelle procedure di assunzione e nell’onboarding dei dipendenti, tanto minore sarà il lavoro da svolgere per determinare come ogni specifica persona utilizzerà i dati. È una fase fondamentale, da non sottovalutare, per costruire competenze nel campo dell’analisi nell’intera organizzazione, oltre che per sviluppare e fidelizzare i talenti esistenti.
  
  
• Chi utilizzerà Tableau? Quali licenze sono necessarie? (scheda Utenti di Tableau) Dopo aver stimato il volume di destinatari nella scheda “Casi d’uso e origini dati”, puoi approfondire ancora di più con l’elenco degli utenti. Nella scheda “Utenti” farai l’inventario di tutti gli utenti, individuando il reparto, il livello di licenza, il ruolo sul sito, il ruolo di formazione corrispondente e la data di inserimento.
  
  Queste attività verranno eseguite nell’ambito del flusso di lavoro “Competenza”, insieme a formazione, misurazione del coinvolgimento degli utenti e procedure consigliate di analisi. In questa fase si quantificano gli utenti per ogni reparto, team e ruolo di formazione, ai fini della formazione stessa. Il numero rilevato di utenti sarà importante per definire il dimensionamento dell’ambiente server e per pianificare l’onboarding degli utenti per la crescita futura.
  
  
• Come promuoverai la condivisione e la collaborazione? (scheda Community) Nella scheda dedicata alla pianificazione della community sono delineate le risorse e le attività consigliate per creare una rete di utenti appassionati di dati. Presta attenzione al piano di comunicazione, alle risorse di aiuto self-service disponibili nella rete intranet di abilitazione e al percorso di escalation delle richieste di assistenza per il go-live. Prepara la prima riunione per il gruppo di utenti interno e pianificane l’organizzazione a intervalli regolari.
  
  Queste attività verranno eseguite nell’ambito del flusso di lavoro “Community”. Va bene iniziare a piccoli passi, sia per quanto riguarda i contenuti che a livello di partecipazione. Non scoraggiarti se l’affluenza non è molto alta: hai appena iniziato.
  
  
• Come ti aggiornerai sulle nuove funzioni e funzionalità? (Schede Pianificazione degli upgrade e Checklist del processo di upgrade) Potresti pensare che sia troppo presto per occuparsi della gestione degli upgrade, ma un approccio proattivo verso le modalità e i tempi di upgrade garantirà risultati positivi per tutti. Le schede Pianificazione degli upgrade e Checklist del processo di upgrade ti aiutano a stabilire i principi-guida e a supportare l’upgrade del software, la comunicazione, la formazione e i piani di assistenza, per ottenere buoni risultati quando passerai a nuove versioni di Tableau Server e del software client o del software client per la connessione a Tableau Cloud. Queste attività si svolgono nell’ambito dei flussi di lavoro “Flessibilità”, “Competenza” e “Community”.

Metriche del progetto

“Analisi dell’analisi” non è solo il nome di una sessione pratica della Tableau Conference. Analizzando l’avanzamento della distribuzione, il team di progetto capirà le esigenze dell’organizzazione esaminando ciò che funziona e ciò che non funziona. Sarà utile per individuare i risultati conseguiti e le opportunità di miglioramento. Le seguenti tabelle riportano delle metriche utili per seguire tutte le fasi della distribuzione:

KPI dirigenti

• Percentuale di coinvolgimento dei dirigenti nei confronti dei contenuti di Tableau, come ad esempio i contenuti collegati a iniziative strategiche

• Utilizzo dell’analisi per le riunioni e per misurare i risultati dei reparti o dei team

• Impatto previsto e ROI: aumento dei ricavi, riduzione dei costi e miglioramento dei risultati per l’azienda e per i clienti

KPI IT

• Percentuale di contenuti scritti da business user rispetto a quelli dell’IT

• Percentuale di dati disponibili rispetto a quelli analizzati

• Licenze possedute rispetto a quelle assegnate

• TCO: costi di acquisizione, implementazione, assistenza e formazione

KPI di analisi

• Percentuale di utenti inseriti

• Coinvolgimento degli utenti (a livello di organizzazione): frequenza di accesso degli utenti, giorni dall’ultimo accesso e numero di utenti che dopo il primo accesso non sono più tornati

• Contenuti creati e pubblicati (a livello di organizzazione)

• Utilizzo dei contenuti (a livello di organizzazione)

• Percentuale di origine dati pubblicate certificate

• Rapporto tra cartelle di lavoro dei progetti certificati e cartelle di lavoro dei progetti ad hoc

• Percentuale di tutti gli utenti che hanno seguito la formazione, ad esempio, livello di competenza nell’analisi, badge dei ruoli e certificazione per i prodotti

• Percentuale di utenti che hanno migliorato le competenze nell’analisi avanzando nei livelli dei ruoli di formazione

KPI di settore

• Percentuale di utenti all’interno di un team che ha seguito la formazione

• Quantità di contenuti creati e pubblicati

• Comportamenti degli utenti (a livello di reparto o di team): frequenza di accesso degli utenti, giorni dall’ultimo accesso e numero di utenti che dopo il primo accesso non sono più tornati

• Produttività dei lavoratori: aumento della produttività degli analisti e dell’efficienza dei knowledge worker