Planification des projets Tableau

Ce contenu fait partie de Tableau Blueprint, un cadre de maturité qui vous permet de réaliser une évaluation approfondie et d’améliorer la manière dont votre organisation utilise les données pour générer un impact. Pour commencer votre parcours, répondez aux questions de notre évaluation(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre).

À l'aide du Planificateur Tableau Blueprint, vous avez défini la vision de votre organisation en matière d'analytique, identifié les sponsors exécutifs et les membres de l'équipe de projet, consigné l'état actuel de votre architecture, et évalué l'utilisation des données et de l'analytique au sein de chacune de vos équipes métier.

Il s'agit d'une étape importante qui vous permet de mieux comprendre les besoins de votre organisation, pour que vous puissiez planifier l'utilisation élargie des données et prendre en charge le développement de l'analytique. Ensuite, l'équipe du projet doit commencer à synthétiser les informations et à consigner les résultats du processus de découverte.

Domaines à planifier

Les questions et points récapitulatifs concernant chaque domaine du Planificateur Tableau Blueprint sont répertoriés ci-dessous :

  • Quelle est votre vision, et quels sont vos initiatives stratégiques, vos objectifs métier et vos défis ? (Onglet Stratégie analytique) Votre vision concernant l'analytique moderne et l'utilisation élargie des données doit être ambitieuse et exploitable. Elle doit également s'aligner sur les objectifs de votre organisation. Vos initiatives stratégiques et objectifs métier servent de direction pour la création de KPI et de métriques, lesquels permettront de suivre votre progression vers les résultats souhaités. En associant le monde des données et de l'analytique à ces initiatives, ces dernières peuvent motiver vos employés et entraîner de réels changements.

    Les initiatives présenteront certainement les domaines d'intérêt des responsables, et le contenu spécifique qu'ils utiliseront pour prendre des décisions métier. Avec du contenu propre à leur niveau, les sponsors pourront montrer l'exemple et développer les comportements data-driven. Exemples d'initiatives stratégiques : améliorer l'expérience client, renforcer la perception de la marque, ou encore réduire la dette technique grâce à la modernisation des systèmes. Chacun de ces exemples s'appuie sur des données qui peuvent être mesurées et analysées, pour déterminer la progression vers vos objectifs.

    En identifiant les défis ou les obstacles en amont, vous serez mieux équipé pour limiter les risques et réussir. Bon nombre de ces risques peuvent être atténués grâce à une approche planifiée et méthodique de votre déploiement.

  • Qui sont les sponsors exécutifs et les membres de l'équipe du projet ? (Onglet Rôles et responsabilités) Ce qui compte, ce n'est pas le nombre de personnes impliquées dans le projet. C'est le fait d'avoir des personnes disposant d'une connaissance du domaine, qui pourront remplir le rôle correspondant lorsque cela sera nécessaire. Il est important de noter que plus l'organisation est grande, plus le nombre de personnes impliquées sera probablement élevé en raison des rôles spécialisés qu'elles peuvent proposer. Vous devez vous assurer de disposer des personnes adéquates pour faire avancer votre initiative.

    Les sponsors exécutifs doivent plaider pour l'utilisation de la plate-forme de manière visible. Ils collaborent avec l'équipe du projet pour étudier l'aspect évolutif de la plate-forme, mais aussi pour s'assurer de la mise en place d'une structure d'assistance et de formation appropriée. Une telle infrastructure est nécessaire pour orienter la conduite du changement et surmonter les obstacles organisationnels afin de devenir une entreprise data-driven.

    L'équipe de projet transversale inclut des professionnels IT/BI, des administrateurs de Tableau Server et des administrateurs de site, ainsi que des créateurs de contenu et des gestionnaires de données de différents départements. Organisez une réunion hebdomadaire pendant le déploiement initial, et envisagez de passer à des réunions toutes les deux semaines ou tous les mois, une fois que vous aurez acquis un rythme de croisière. Les progrès doivent être rapportés régulièrement aux sponsors exécutifs, et les problèmes signalés aux décisionnaires pour qu'ils les résolvent.

    Si vous ne disposez pas encore de sponsors exécutifs, vous devez focaliser vos efforts sur les onglets Enquête données et analytique et Cas util. et sources de données, pour identifier les cas d'utilisation pertinents qui prouvent la valeur d'une approche plus data-driven.

  • Comment allez-vous intégrer Tableau à votre technologie existante ? (Onglet Enquête architecture entp.) Cette tâche sera exécutée dans l'axe de travail Agilité. Il est essentiel de comprendre comment ces éléments fonctionnent les uns avec les autres pour l'installation, la configuration et le fonctionnement de Tableau Server ou Tableau Cloud.

    L'IT doit consigner l'architecture actuelle et la réviser régulièrement à mesure que la technologie évolue. Étant donné que Tableau s'intègre à vos plates-formes, votre réseau, vos bases de données et vos applications, il est important d'identifier tous les points d'intégration.

    En plus des points d'intégration au niveau du système, vous devez commencer à packager et tester les logiciels client, Tableau Desktop et Tableau Prep Builder, pour une installation silencieuse et/ou en libre-service. Si vous envisagez également un déploiement mobile, vous devez publier et tester l'application Tableau Mobile à l'aide d'une solution MDM. Déterminez également qui peut installer d'autres applications, comme tabcmd, Content Migration Tool, ou Tableau Bridge pour Tableau Cloud.

  • Comment les données sont-elles sélectionnées, gérées, distribuées, utilisées et sécurisées ? (Onglet Enquête données et analytique) En sondant chaque équipe métier participante, l'équipe de projet Tableau pourra comprendre comment les données sont utilisées à l'heure actuelle, le type de contenu le plus pertinent, et le niveau d'assistance requis. En ce qui concerne l'état actuel, tenez compte de chaque source de données, depuis les fichiers CSV jusqu'aux entrepôts de données de l'entreprise, en passant par les rapports distribués par e-mail, les fichiers de base de données locaux, les applications cloud et les sources externes.

    Lorsque vous distribuez l'enquête sur les données et l'analytique, vérifiez avec chaque partie prenante si elle est en mesure d'y répondre seule ou si elle a besoin que quelqu'un de l'équipe du projet organise un entretien. Si cinq équipes métier sont concernées par le déploiement initial, vous devez disposer au total de cinq enquêtes sur les données et l'analytique, pour collecter des informations auprès de chacune d'entre elles. Une fois les informations collectées pour chaque équipe, vous pouvez les synthétiser et les partager avec elles pour vérification.

    Cette enquête doit être menée à nouveau dans le cadre du processus d'intégration lorsque vous ajoutez d'autres équipes. Elle permet également de mieux comprendre comment ces équipes utiliseront Tableau pour prendre des décisions métier basées sur les données.

  • Quels sont les cas d'utilisation les plus pertinents ? (Onglet Cas util. et sources de données) Lorsque vous définissez la priorité des sources de données à publier et certifier sur Tableau Server ou Tableau Cloud, commencez par les données peu complexes mais très pertinentes, pour générer rapidement des réussites. L'impact peut se mesurer par la taille de l'audience ou l'intérêt porté par les responsables.

    Publiez et certifiez les sources de données, puis créez des classeurs pour répondre à des questions métier pertinentes. Engagez-vous pour au moins une source de données certifiée et un tableau de bord pour chaque équipe, pour que les membres disposent de contenu lors de leur intégration.

    Vous pouvez ajouter d'autres sources de données au fur et à mesure que vous les découvrez. Il s'agit d'un processus reproductible, c.-à-d. que vous pouvez le réitérer pour ajouter des sources de données au fur et à mesure que le déploiement se poursuit.

  • Comment garantir la fiabilité des données avec une utilisation responsable ? (Onglet Gouv. des données et contenus) Avec les sources de données découvertes lors de l'enquête sur les données et l'analytique et le contenu initialement identifié dans l'onglet Cas util. et sources de données, classez les différents types de données par sensibilité et audience, puis définissez des modèles de gouvernance (centralisée, déléguée ou autonome) pour chaque domaine des données et du contenu.

    La gouvernance étant une responsabilité partagée, les modèles doivent être définis par l'équipe de projet transversale, pour trouver le bon équilibre entre flexibilité et contrôle. Publiez les modèles de gouvernance de votre organisation sur l'Intranet de facilitation, pour que tous les utilisateurs puissent y accéder. En communiquant clairement les politiques de gouvernance, vous renforcez l'idée que la gouvernance a pour but de faciliter, et non de limiter, l'accès aux données, et vous renforcez la confiance.

    La gouvernance nécessite une approche agile et itérative pour s'adapter à l'évolution des besoins qu'entraîne l'augmentation de l'adoption et de l'engagement. Vous devez aborder ces points très tôt et de manière répétée.

  • Quelle est la relation entre une fonction métier et les données ? (Onglet Mappage des rôles d'apprentissage) L'équipe de projet doit utiliser les profils basés sur les postes et fonctions du workflow pour classifier les différents types d'utilisateurs. Nous proposons des rôles d'apprentissage qui correspondent à notre panoplie de formations, et qui serviront de point de départ. Vous pouvez utiliser ces rôles tels quels, ou les personnaliser pour répondre à vos besoins spécifiques, en y ajoutant les compétences annexes nécessaires pour certains postes spécifiques. Par exemple, toute personne dont la fonction inclut le terme « analyste » peut utiliser le rôle d'apprentissage Analyste, tandis que toute personne assurant un poste de direction peut utiliser le rôle Sponsor exécutif. Une fois le mappage effectué, les utilisateurs doivent suivre le cursus d'apprentissage qui leur correspond.

    Pour les collaborateurs existants, coordonnez l'intégration et l'apprentissage de Tableau avec la mise à disposition de sources de données certifiées et de tableaux de bord. Commencez par les créateurs de contenu et les gestionnaires de données, pour qu'ils acquièrent les compétences initiales nécessaires pour commencer à créer du contenu pour les autres. Publiez le calendrier des formations, et enregistrez de courtes vidéos de présentation, disponibles à la demande, en utilisant les données des équipes pour placer l'analytique en contexte et la rendre plus facile à comprendre.

    Intégrez les données le plus tôt possible dans le processus de recrutement et d'intégration des collaborateurs pour déterminer plus facilement comment chaque individu va utiliser les données. Cette étape importante ne doit pas être sous-estimée et permet de développer les compétences analytiques dans l'ensemble de l'entreprise, mais aussi de développer et de fidéliser les talents.

  • Qui va utiliser Tableau, et quelles sont les licences requises ? (Onglet Utilisateurs Tableau) L'onglet Cas util. et sources de données permet d'établir une estimation de la taille du public. Vous pouvez descendre dans la hiérarchie pour accéder à la liste des utilisateurs. L'onglet Utilisateurs vous permet de faire l'inventaire de tous les utilisateurs, en identifiant leur département, le niveau de leur licence, le rôle sur le site, le rôle d'apprentissage correspondant, et la date d'intégration.

    Ce travail est exécuté dans l'axe Connaissances, avec Formation, Mesure de l'engagement des utilisateurs et Meilleures pratiques analytiques. Cette étape quantifie le nombre d'utilisateurs par département, équipe et rôle d'apprentissage, pour les besoins en formation. Pour Tableau Server, le nombre d'utilisateurs ainsi noté joue un rôle important pour dimensionner votre environnement et programmer l'intégration de ces utilisateurs pour planifier votre croissance.

  • Comment allez-vous promouvoir le partage et la collaboration ? (Onglet Communauté) L'onglet Planification de la communauté présente les ressources et activités recommandées pour créer un réseau d'utilisateurs passionnés de données. Focalisez-vous sur le plan de communication, les ressources d'auto-assistance sur l'Intranet de facilitation, et sur la procédure de remontée pour le lancement. Planifiez votre première réunion de groupe d'utilisateurs internes, puis programmez-en régulièrement.

    Ce travail sera effectué dans l'axe Communauté. Vous pouvez commencer petit, aussi bien au niveau des contenus que du nombre de participants. Ne vous découragez pas si le nombre de participants est faible au début.

  • Comment allez-vous rester au fait des nouvelles fonctionnalités ? (Onglets Planification des mises à niveau et Liste de contrôle du processus de mise à niveau) Vous pensez peut-être qu'il est trop tôt pour réfléchir à la gestion des mises à niveau, mais une approche proactive en la matière permet de générer des résultats positifs. Les onglets Planification des mises à niveau et Liste de contrôle des processus de mise à niveau vous permettent de mettre en place les principes directeurs pour faciliter les mises à niveau des logiciels, les communications et les formations, et d'établir des plans pour réussir à passer aux nouvelles versions de Tableau Server ou des logiciels client qui accèdent à Tableau Cloud. Ce travail s'effectue dans les axes Agilité, Connaissances et Communauté.

Mesures du projet

Il s'agit en quelque sorte de réaliser l'analytique de votre analytique. En analysant la progression de votre déploiement, l'équipe du projet pourra comprendre les besoins de votre organisation, et identifier ce qui fonctionne et ne fonctionne pas. Cela vous permet d'identifier les réussites et les aspects pouvant être améliorés. Les tableaux suivants proposent des mesures utiles à analyser tout au long de votre déploiement.

KPI pour le suivi de l’activité

  • Pourcentage d'engagement des directeurs avec le contenu Tableau, comme le contenu lié aux initiatives stratégiques

  • Utilisation de l'analytique lors des réunions, et mesure de la performance des départements/équipes

  • Impact et ROI attendus : augmentation du chiffre d'affaires, réduction des coûts, amélioration des résultats pour l'entreprise et les clients

KPI sur l'IT

  • Pourcentage de contenu créé par les utilisateurs métier et par l'IT

  • Pourcentage de données disponibles et analysées

  • Licences détenues et attribuées

  • Coût total de possession : acquisition, mise en œuvre, assistance et coûts des formations

KPI analytiques :

  • Pourcentage d'utilisateurs intégrés

  • Engagement des utilisateurs (au niveau de l'organisation) : fréquence de connexion, jours depuis la dernière connexion, utilisateurs qui se sont connectés une seule fois et ne sont pas revenus

  • Contenu créé et publié (au niveau de l'organisation)

  • Utilisation du contenu (au niveau de l'organisation)

  • Pourcentage de sources de données publiées certifiées

  • Rapport entre les classeurs de projet certifiés et les classeurs de projet ad hoc

  • Pourcentage des utilisateurs formés, avec le niveau de compétence analytique, le badge de rôle et la certification produit

  • Pourcentage d'utilisateurs qui ont développé leurs compétences analytiques en progressant dans les niveaux du rôle d'apprentissage

KPI sur les branches d'activité

  • Pourcentage d'utilisateurs formés dans une équipe

  • Volume de contenu créé et publié

  • Comportement des utilisateurs (au niveau des départements ou des équipes) : fréquence de connexion, jours depuis la dernière connexion, utilisateurs qui se sont connectés une seule fois et ne sont pas revenus

  • Productivité des utilisateurs : augmentation de la productivité des analystes et de l'efficacité des spécialistes de l'information

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