Hilfe zu Tableau Desktop und zur Webdokumenterstellung

Hinweis: Externe Aktionen in Tableau basieren auf Funktionen, die von Salesforce-Flow bereitgestellt werden. Das Feature sendet Ihre ausgewählten Daten zu Salesforce-Flow, das auf einer separaten Salesforce-Infrastruktur ausgeführt wird. Die Nutzung von Salesforce-Flow und anderen Salesforce-Produkten und -Diensten unterliegt Ihrem Abkommen mit Salesforce.

Nachdem Sie Ihre Daten in Tableau sehen und verstehen, was kommt als nächstes? Nachdem aus Daten Einblicke gewonnen wurden, wird als nächstes meist zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her gewechselt, Daten werden zig Mal kopiert und eingefügt und früher oder später geht dabei der Kontext verloren. Mit dem Tableau Externe Aktionen-Feature können Sie datengesteuerte Workflows erstellen, mit diesen direkt in Tableau-Dashboards interagieren und Ihre nächsten Schritte mit Salesforce-Schema automatisieren.

Über Salesforce-Schema

Wenn Sie mit Salesforce Flow(Link wird in neuem Fenster geöffnet) nicht vertraut sind, das ist ein "No-Code"-Tool, das zeitsparende Prozessautomatisierungen bietet. Ein Schema ist eine Komponente von Salesforce-Schema, die Daten sammelt und Aktionen in Ihrer Salesforce-Org durchführt. Es sind diverse Schematypen in Salesforce-Flow verfügbar(Link wird in neuem Fenster geöffnet), aber Externe Aktionen-Workflows in Tableau sind nur mit automatisch gestarteten Schemas kompatibel.

Hinweis: Weitere Informationen zu Schemas finden Sie unter Erstellen von Flows mit dem Flow Builder auf Trailhead.

So funktioniert Externe Aktionen

Wenn ein Externe Aktionen-Workflow für eine Visualisierung in einem Tableau-Dashboard konfiguriert ist, wird in der entsprechenden Visualisierung eine angepasste Schaltfläche, die aber nicht verfügbar ist, angezeigt. Erst wenn Sie eine relevante Markierung in der Visualisierung (1) auswählen, wird die Schaltfläche verfügbar. Wenn Sie dann auf die Schaltfläche klicken (2), werden Daten aus der ausgewählten Markierung direkt zu einem Schema gesendet, das in Salesforce-Flow(Link wird in neuem Fenster geöffnet) erstellt und konfiguriert (3) wurde.

Als Autor eines Externe Aktionen-Workflows legen Sie Folgendes fest:

• An welches Schema die Daten gesendet werden
• Aus welchem Dashboard die Daten stammen
• Aufschrift und Design der Dashboard-Schaltfläche, die den Workflow auslöst

Hinweis: Sie können einem Dashboard mehrere Externe Aktionen-Workflows hinzufügen, aber jedes der zugehörigen Schemas muss in der gleichen Salesforce-Organisation bereitgestellt sein.

Verwendungsmöglichkeiten für Externe Aktionen-Workflows

Es gibt unzählige Möglichkeiten, Externe Aktionen-Workflows zur Automatisierung vorhandener Prozesse in Ihrer Organisation einzusetzen. Denken Sie zum Beispiel an den Aufwand, der durch einen Workflow gespart wird, der es Mitgliedern des Buchhaltungsteams ermöglicht, Kundenrechnungen direkt von dem selben Dashboard aus zu senden, das sie auch verwenden, um unbezahlte Bestellungen zu verfolgen. Oder vielleicht suchen Sie nach Möglichkeiten, das Fallmanagement Ihres Support-Teams zu optimieren. Ein Workflow, der es Mitgliedern des Support-Teams ermöglicht, Fälle direkt von dem Dashboard aus zu eskalieren, das sie zur Verfolgung von Fällen verwenden, könnte eine erhebliche Zeitersparnis bedeuten. Externe Aktionen-Workflows helfen Benutzern, im perfekten Arbeitsrhythmus zu bleiben, und ermöglichen es Ihrem Unternehmen, von Effizienzsteigerungen zu profitieren.

Wenn Sie einen Externe Aktionen-Workflow erstellen, bauen Sie im Grunde eine Brücke, die Datenquellen beliebigen Typs in Tableau mit einem Schema in Salesforce verbindet. Ihre Datenquelle braucht keine Verbindung mit einer Salesforce-Datenbank herstellen zu können, da der Workflow selbst diese Verbindung erstellt. Das ist insbesondere nützlich, wenn es mehrere Gruppen gibt, die separate Datenquellen nutzen, um unterschiedliche Schritte des gleichen Prozesses durchzuführen.

Denken Sie zum Beispiel nur einmal an die verschiedenen Teams und Tools, die involviert sind, wenn ein Kunde auf einer eCommerce-Site eine Bestellung aufgibt. Vertriebsmitarbeiter aus dem eCommerce-Bereich können Salesforce verwenden, um den Verkauf nachzuverfolgen, während Lieferketten-Manager ein Lieferketten-Management-Tool einsetzen, um den gekauften Artikel vom Gesamtbestand abzuziehen. Support-Teams, die Kunden beim Beheben von Problemen helfen, die nach dem Erhalt des Artikels möglicherweise auftreten, können in Salesforce protokolliert oder in einem Tableau-Dashboard analysiert werden. Mit einem Externe Aktionen-Workflow können Sie all diese Daten von all diesen Teams miteinander verbinden, um Prozesse zu optimieren und einige der Prozessschritte sogar zu automatisieren.

Best Practices für Autoren von Externe Aktionen-Workflows

Wichtig: Dashboard-Autoren, die das Externe Aktionen-Feature nutzen, um Dashboard-Daten mit Schemas zu verbinden, die in Salesforce-Schema erstellt wurden, sollten eng mit den Salesforce-Administratoren und -Architekten zusammenarbeiten, die die Schemas erstellt haben.

Schemas, die in Salesforce-Schema erstellt wurden, sind komplexe Programme zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Auch wenn Ihr Unternehmen von diesen Automatisierungen erheblich profitieren kann, ist es wichtig zu verstehen, wie Schemas funktionieren, bevor Externe Aktionen-Workflows bereitstellt werden, die diese dann verwenden. Vergessen Sie nicht, die Salesforce-Schulung zu Schemas auf Trailhead(Link wird in neuem Fenster geöffnet) durchzuführen, und lesen Sie die Dokumentation zu Schemas(Link wird in neuem Fenster geöffnet). Berücksichtigen Sie die Best Practices für Schemas(Link wird in neuem Fenster geöffnet) in ihrem Entwurf, und denken Sie immer an die Einschränkungen und Überlegungen zu Flows(Link wird in neuem Fenster geöffnet).

Hinweis: Es sind diverse Flow-Typen(Link wird in neuem Fenster geöffnet) in Salesforce-Flow verfügbar, aber Workflows vom Typ "Externe Aktionen" sind nur mit automatisch gestarteten Schemas kompatibel.

Externe Aktionen-Workflows müssen sorgfältig implementiert werden, um für die architektonischen Einschränkungen von Schemas ausgelegt zu sein, die in Salesforce-Schema erstellt wurden. Schemas sind leistungsstark, können aber auch ressourcenintensiv und komplex sein. Es gibt diverse Aspekte zu berücksichtigen, wie beispielsweise eine eventuell erforderliche Lizenzierung, gedrosselte Ausführung und Probleme bei der parallelen Ausführung. Außerdem kann es sein, dass es Einschränkungen bei Lese-/Schreibvorgängen in Datenbanken gibt, die beurteilt und getestet werden müssen.

Und es gibt auch wichtige Sicherheitsaspekte in Bezug auf Schemas, die nicht vergessen werden dürfen. Benutzer mit der Berechtigung zum Verwalten von Schemas können alle Daten und Ressourcen in der zugehörigen Salesforce-Organisation anzeigen und ändern. Benutzer mit der Berechtigung zum Ausführen von Schemas können fast jedes aktive Schema in der Salesforce-Organisation ausführen. Um den Zugriff auf nur solche Benutzer einzuschränken, die ihn auch wirklich benötigen (z. B. Dashboard-Autoren und Workflow-Benutzer), kann Ihr Salesforce-Administrator die Einstellung zum Überschreiben des Standardverhaltens für ein Schema aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Funktionsweise der Flow-Sicherheit(Link wird in neuem Fenster geöffnet)

Dashboard-Autoren, die Externe Aktionen-Workflows erstellen, sollten sich vor der Implementierung ihrer Workflows mit ihren Salesforce-Administratoren beraten, um unerwünschte Ergebnisse zu vermeiden.

Erstellen eines Workflows

Dashboard-Autoren, die Externe Aktionen-Workflows erstellen, sollten sich vor der Implementierung ihrer Workflows an ihre Salesforce-Administratoren wenden, um gemeinsam ein Schema zu finden oder zu erstellen, das ihren Ansprüchen genügt. Vielleicht möchten Sie beispielsweise Ihrem Buchhaltungsteam helfen, Rechnungen direkt aus einem Dashboard für unbezahlte Bestellungen zu senden. Um dieses Ziel zu erreichen, benötigen Sie ein Schema, das die Kundenkontaktinformationen und Bestelldetails aus dem Dashboard abrufen und die Rechnungen ausfüllen kann.

Nachdem Sie entschieden haben, welches Schema Sie verwenden möchten, müssen Sie als nächstes ein Dashboard finden, zu dem eine Verbindung hergestellt werden soll. Wahrscheinlich gibt es bereits ein solch ein Dashboard, mit dem Ihre Benutzer arbeiten und das ausgezeichnet funktioniert. Falls nötig, können Sie jedoch auch ein neues Dashboard erstellen(Link wird in neuem Fenster geöffnet).

Nachdem Sie nun ein geeignetes Schema und das passende Dashboard haben, müssen Sie darüber nachdenken, ob die in dem Dashboard verwendeten Datentypen mit den vom Schema verlangten Eingabefeldern (die auch als "Variablen" bezeichnet werden) kompatibel sind. Beispielsweise muss Ihr Dashboard für unbezahlte Bestellungen eine Visualisierung mit allen relevanten Bestelldetails enthalten, die zum Versenden von Kundenrechnungen erforderlich sind. Diese Details können Informationen wie Bestelldatum, Kundenname und Kontaktinformationen, Artikelbeschreibungen und -beträge sowie den fälligen Zahlungsbetrag enthalten.

Wenn Ihr Dashboard alle erforderlichen Bestandteile enthält, fügen Sie das "Workflow"-Objekt hinzu:

1. Öffnen Sie in einer Tableau-Arbeitsmappe ein vorhandenes Dashboard oder erstellen Sie ein neues Dashboard(Link wird in neuem Fenster geöffnet).
2. Ziehen Sie aus dem Abschnitt Objekte des Bereichs Dashboard das Objekt Workflow in eine Visualisierung in dem Dashboard.
   
3. Geben Sie, wenn Sie dazu aufgefordert werden, Ihre Anmeldeinformationen für die mit Ihrem Schema verknüpfte Salesforce-Organisation ein.
   

   Hinweis: Wenn Benutzer auf das Dashboard zugreifen, in dem Sie Ihren Workflow eingerichtet haben, müssen die Benutzer ihre Salesforce-Anmeldeinformationen eingeben. Sollten ihre Salesforce-Anmeldeinformationen ablaufen, während sie das Dashboard anzeigen, müssen die Benutzer sich erneut authentifizieren.

4. Klicken Sie auf Workflow konfigurieren.
   
5. Suchen Sie im Dialogfeld Workflow hinzufügen nach einem Schema anhand des Namens oder des Autors.
6. Wählen Sie ein Schema aus, um dessen Details, inklusive der erforderlichen Eingaben (Salesforce-Variablen) anzuzeigen, die es aus der Visualisierung benötigt. Klicken Sie auf Zurück, um ein anderes Schema auszuwählen, oder klicken Sie auf Weiter, um den Vorgang fortzusetzen.
7. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Blatt auswählen ein Blatt (Arbeitsblatt, Dashboard oder Story) aus, das die Markierungen enthält, die Ihre Benutzer auswählen und an das Schema senden werden.
   

   Hinweis: Achten Sie darauf, ein Blatt auszuwählen, das Markierungen mit den kodierten Feldern enthält, die Sie den Eingaben, die von dem Schema verlangt werden, zuordnen möchten. Beispiel: Wenn Sie die Variable forecast_revenue im Schema dem Feld SUM(Sales) in Tableau zuordnen möchten, müssen Sie ein Blatt mit Markierungen auswählen, die mit dem Feld Sum(Sales) kodiert sind.

8. Klicken Sie auf Weiter.
9. Wählen Sie für jede der in dem Schema erforderlichen Eingaben (Salesforce-Variablen) ein entsprechendes Feld aus dem Tableau-Blatt aus, das Sie in dem Schritt "Blatt auswählen" ausgewählt haben.
   

   Hinweis: Bei jeder Eingabe müssen der Datentyp der Salesforce-Variablen und des Tableau-Feldes übereinstimmen.

10. Klicken Sie auf Weiter.
11. Konfigurieren Sie das Design der Schaltfläche, mit der Benutzer den Externe Aktionen-Workflow auslösen werden. Geben Sie einen Schaltflächentitel, eine Hintergrundfarbe und eine Rahmenfarbe an. Überprüfen Sie die Vorschau, um das Aussehen der Schaltfläche zu bestätigen.

Hinweis: Denken Sie daran, dass Benutzer eine Markierung in der Visualisierung auswählen müssen, die Sie im Schritt Blatt auswählen ausgewählt haben. Die Schaltfläche wird erst verfügbar, wenn eine Markierung ausgewählt wird. Vielleicht sollten Sie auch daran denken, dem Dashboard Hinweistexte hinzuzufügen, damit die Benutzer genau wissen, mit was für einer Visualisierung sie interagieren und was passiert, wenn sie auf die Schaltfläche klicken.

12. Klicken Sie auf Fertig, um den Workflow zu erstellen und die zugehörige Schaltfläche zur Visualisierung in dem Dashboard hinzuzufügen.

Verwenden eines Workflows

Als ersten Schritt als Workflow-Benutzer öffnen Sie das Dashboard, in dem der Autor Ihres Dashboards einen Workflow hinzugefügt hat. Das ein Workflow verfügbar ist, erkennen Sie daran, dass eine Workflow-Schaltfläche angezeigt wird. Der Name und das Format der Schaltfläche wird vom Dashboard-Autor angepasst. Es sollte klar erkenntlich sein, was für eine Aktion mithilfe der Schaltfläche ausgelöst wird (z. B. "Daten senden" oder "Datensatz aktualisieren"). Wählen Sie eine relevante Markierung in einer Visualisierung in dem Dashboard aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche, um den Workflow zu starten.

Durch Klicken auf die Schaltfläche wird die Übertragung von Daten ausgelöst – was für Daten gesendet werden, hängt von der Markierung ab, die Sie ausgewählt haben. Aus diesem Grund bleibt die Schaltfläche solange unverfügbar ("ausgegraut"), bis Sie eine Markierung auswählen. Wenn Sie eine Markierung ausgewählt haben, die Schaltfläche jedoch immer noch nicht verfügbar ist, überprüfen Sie, ob Sie eine Markierung in einer Visualisierung, die für den Workflow zulässig ist, ausgewählt haben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Visualisierungen zulässig sind, wenden Sie sich an den Dashboard-Autor.

Je nach ihrer Konfiguration können einige Workflows lang andauernde Vorgänge sein, die nicht sofort abgeschlossen werden. Wenn Sie nicht feststellen können, ob der ausgewählte Workflow wie erwartet funktioniert, wenden Sie sich an den Dashboard-Autor oder an Ihren Salesforce-Administrator.

Fehlerbehebung bei einem Workflow

In der folgenden Anleitung finden Sie Ratschläge, die beim Beheben von Problemen mit einem Workflow vom Typ "Externe Aktionen" helfen.

Zugriffsprobleme

• Für Dashboard-Autoren, die Tableau Desktop verwenden: Wenn das Workflow-Objekt nicht im Abschnitt "Objekte" des Bereichs "Dashboard" angezeigt wird, vergewissern Sie sich, dass Sie bei einer Tableau Server- oder Tableau Cloud-Site angemeldet sind. Wenn Sie nicht angemeldet sind, können Sie auch nicht auf die Workflow-Erweiterung zugreifen.
• Für Dashboard-Autoren: Wenn das Workflow-Objekt nicht im Abschnitt "Objekte" des Bereichs "Dashboard" angezeigt wird, bringen Sie bei Ihrem Tableau-Administrator in Erfahrung, ob die Erweiterung auch wirklich aktiviert ist.
• Für alle Benutzer:
  • Wenn Ihr Salesforce-Administrator keine verbundene App erstellt hat, wird das Externe Aktionen-Feature nicht funktionieren. Bitten Sie Ihren Salesforce-Administrator, eine verbundene App(Link wird in neuem Fenster geöffnet) in Salesforce für Tableau Server zu erstellen.
  • Wenn Sie eine Workflow-Schaltfläche, die in einem Dashboard angezeigt wird, nicht anklicken können, vergewissern Sie sich, dass Sie eine Markierung in einer Visualisierung, die für den Workflow zulässig ist, ausgewählt haben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Visualisierungen zulässig sind, wenden Sie sich an den Dashboard-Autor.

Authentifizierungsprobleme

• Für Tableau Cloud- oder Tableau Server-Benutzer: Aktualisieren Sie das Dashboard in Ihrem Browser.
• Für alle Benutzer: Vergewissern Sie sich, dass Sie in der Salesforce-Organisation angemeldet sind, in der der Externe Aktionen-Workflow hinzugefügt wurde. Wenden Sie sich nötigenfalls an den Dashboard-Autor, um nachzufragen, welche die korrekte Salesforce-Organisation ist.

Fehlermeldungen

Schemaprobleme

• Einige Schemas werden asynchron ausgeführt. Daher können Sie nicht sofort wissen, ob ein Schema, das Teil eines Externe Aktionen-Workflows ist, erfolgreich ausgeführt wurde. Manchmal kann ein Schema fehlschlagen und Änderungen zurückgesetzt werden, ohne dass dazu detaillierte Rückmeldungen unverzüglich angezeigt werden. Schlägt jedoch ein Schema fehl, wird eine detaillierte Fehler-E-Mail an den Workflow-Benutzer, den Dashboard-Autor und den Salesforce-Administrator gesendet. Workflow-Benutzer sollten sich an die Autoren ihres Dashboards wenden, wenn sie eine Fehler-E-Mail(Link wird in neuem Fenster geöffnet) zu einem Schema erhalten. Dashboard-Autoren und Salesforce-Administratoren können dann gemeinsam an der Fehlerbehebung arbeiten und das Problem lösen. Weitere Informationen zur Behebung von Schemaproblemen finden Sie unter Fehlerbehebung für Flows(Link wird in neuem Fenster geöffnet).

Lizenzierungsprobleme

• Für Dashboard-Autoren: Tableau-seitig sind keine speziellen Berechtigungen erforderlich, um einen Workflow zu einem Dashboard hinzuzufügen (so lange Externe Aktionen für die Site aktiviert sind). Salesforce-seitig ist es erforderlich, dass die Berechtigung zum Verwalten von Manage Flows(Link wird in neuem Fenster geöffnet) Ihrem Salesforce-Profil hinzugefügt wird.
• Für Workflow-Benutzer: Tableau-seitig kann jeder Benutzer, der Zugriff auf ein Dashboard mit einem Workflow hat, diesen auch ausführen. Salesforce-seitig ist es erforderlich, dass die Berechtigung zum Ausführen von Flows(Link wird in neuem Fenster geöffnet) Ihrem Salesforce-Profil hinzugefügt wird.

Aktivieren oder Deaktivieren von Externe Aktionen

Ab Tableau 2022.3 ist das Externe Aktionen-Feature standardmäßig eingeschaltet. Weitere Informationen darüber, wie Tableau-Administratoren organisationsweiten Zugriff auf Tableau Externe Aktionen konfigurieren können, finden Sie unter Konfigurieren der Integration von Workflows und externen Aktionen(Link wird in neuem Fenster geöffnet).