Integrera Externa åtgärder

Obs! Externa åtgärder i Tableau är beroende av funktionerna som tillhandahålls av Salesforce Flow. Funktionen skickar dina valda data till Salesforce Flow som körs på separat Salesforce-infrastruktur. Användningen av Salesforce Flow och andra Salesforce-produkter och -tjänster regleras i ditt avtal med Salesforce.

Vad är nästa steg efter att ha sett och förstått dina data i Tableau? Att vidta åtgärder från datainsikter innebär vanligtvis att byta från en applikation till en annan och ofta att kopiera och klistra in data och förlora sammanhang längs vägen. Med funktionen Tableau Externa åtgärder kan du skapa och interagera med datadrivna arbetsflöden direkt från Tableau-instrumentpaneler och automatisera dina nästa steg med Salesforce-flöde.

Om Salesforce-flöde

Om du inte är bekant med Salesforce Flow(Länken öppnas i ett nytt fönster) så är det ett kodfritt verktyg som ger tidsbesparande processautomatiseringar. Ett flöde är en komponent i Salesforce-flöde som samlar in data och utför åtgärder i din Salesforce-organisation. Det finns flera flödestyper tillgängliga i Salesforce Flow(Länken öppnas i ett nytt fönster), men Externa åtgärder-arbetsflöden i Tableau är endast kompatibla med flöden som lanseras automatiskt.

Obs! För att lära dig mer om flöden, ta en titt på Skapa flöden med Flow Builder på Trailhead.

Hur Externa åtgärder fungerar

Instrumentpanel med vald markering och arbetsflödesknapp i tillgängligt tillstånd med pil som indikerar överföring av data till Salesforce Flow

När ett Externa åtgärder-arbetsflöde är konfigurerat för en visualisering på en Tableau-instrumentpanel visas en anpassad knapp i motsvarande visualisering i ett otillgängligt (gråmarkerat) tillstånd. När du väljer en relevant markering i visualiseringen (1) blir knappen tillgänglig. När du sedan klickar på knappen (2) skickas data från den valda markeringen direkt till ett flöde som skapades och konfigurerades i Salesforce Flow(Länken öppnas i ett nytt fönster) (3).

Som författare av ett Externa åtgärder-arbetsflöde bestämmer du:

  • Vilket flöde som data ska skickas till
  • Vilken instrumentpanel data ska komma från
  • Texten och utseendet på instrumentpanelsknappen som utlöser arbetsflödet

Obs! Du kan lägga till flera Externa åtgärder-arbetsflöden till en instrumentpanel, men var och en av motsvarande flöden måste driftsättas i samma Salesforce-organisation.

Sätt att använda Externa åtgärder-arbetsflöden

Det finns ett oändlig antal sätt att använda Externa åtgärder-arbetsflöden för att automatisera befintliga processer i din organisation. Tänk till exempel på hur mycket ansträngning du sparar med ett arbetsflöde som låter medlemmar i redovisningsteamet skicka kundfakturor direkt från samma instrumentpanel som de använder för att hålla reda på obetalda ordrar. Eller så kanske du letar efter sätt att effektivisera ditt supportteams ärendehantering. Ett arbetsflöde som låter medlemmar i supportteamet eskalera ärenden direkt från instrumentpanelen de använder för att hålla reda på ärenden kan spara en hel del tid. Externa åtgärder-arbetsflöden hjälper till att behålla användarna i arbetsflödet och erbjuder ökad effektivitet för din organisation.

När du skapar ett Externa åtgärder-arbetsflöde bygger du i princip en bro som kopplar samman alla typer av datakällor i Tableau med ett flöde i Salesforce. Din datakälla behöver inte vara ansluten till en Salesforce-databas eftersom arbetsflödet skapar anslutningen på egen hand. Det här är särskilt användbart när det finns flera grupper som använder separata datakällor för att slutföra olika steg i samma process.

Tänk till exempel på olika team och verktyg som är involverade när en kund gör en beställning på en webbplats för e-handel. E-handelssäljare kan använda Salesforce för att följa försäljningen medan supply chain managers använder ett verktyg för hantering av leveranskedjor för att subtrahera den köpta varan från det totala produktlagret. Supportteam som hjälper kunden att felsöka eventuella problem som uppstår när de får sin produkt kan vara inloggade i Salesforce eller analyseras på en Tableau-instrumentpanel. Med ett Externa åtgärder-arbetsflöde kan du koppla samman alla dessa data från respektive team för att effektivisera processer och till och med automatisera några av de befintliga stegen.

Bästa praxis för författare av Externa åtgärder-arbetsflöden

Viktigt: Instrumentpanelsutvecklare som använder funktionen Externa åtgärder för att koppla samman instrumentpanelsdata med flöden som är inbyggda i Salesforce-flöde bör ha ett nära samarbete med Salesforce-administratörerna och arkitekterna som skapade flödena.

Flöden som är inbyggda i Salesforce-flöde är sofistikerade affärsautomationsprogram. Även om din organisation kan dra stor nytta av de här automatiseringarna är det viktigt att förstå hur flöden fungerar innan ni driftsätter Externa åtgärder-arbetsflöden som använder dem. Se till att slutföra Salesforce Flow-utbildningen på Trailhead(Länken öppnas i ett nytt fönster) och se över Flows-dokumentationen(Länken öppnas i ett nytt fönster). Ta hänsyn till Bästa praxis för flöden(Länken öppnas i ett nytt fönster) i din design och tänk på Flödesgränser och överväganden(Länken öppnas i ett nytt fönster).

Obs! Det finns flera flödestyper(Länken öppnas i ett nytt fönster) tillgängliga i Salesforce Flow, men Externa åtgärder-arbetsflöden är endast kompatibla med flöden som lanseras automatiskt.

Externa åtgärder-arbetsflöden måste implementeras noggrant för att anpassas till de arkitektoniska begränsningarna för flöden som är inbyggda i Salesforce-flöde. Flöden är kraftfulla, men de kan också vara resurskrävande och komplexa. Det finns potentiella problem med licensiering, genomförandebegränsningar och samtidighet att överväga samt läs-/skrivbegränsningar för databaser som måste utvärderas och testas.

Det finns också viktiga säkerhetsaspekter relaterade till flöden. Användare med behörigheten att Hantera flöden kan visa och ändra alla data och resurser i motsvarande Salesforce-organisation. Användare med behörigheten att Köra flöden kan köra nästan vilket aktivt flöde som helst i Salesforce-organisationen. För att begränsa åtkomsten till endast de användare som behöver det (såsom instrumentpanelsutvecklare och arbetsflödesanvändare) kan din Salesforce-administratör aktivera inställningen som åsidosätter standardbeteendet för ett flöde. Mer information finns i Hur fungerar flödessäkerhet?(Länken öppnas i ett nytt fönster)

Instrumentpanelsutvecklare som skapar Externa åtgärder-arbetsflöden bör kommunicera med sina Salesforce-administratörer innan de implementerar arbetsflöden för att förhindra oönskade resultat.

Skapa ett arbetsflöde

Innan instrumentpanelsutvecklare skapar ett Externa åtgärder-arbetsflöde bör de samarbeta med sina Salesforce-administratörer för att hitta eller skapa ett flöde som möter deras behov. Till exempel kanske målet är att hjälpa redovisningsteamet att skicka fakturor direkt från en instrumentpanel för obetalda beställningar. För att uppnå det här målet behövs ett flöde som kan hämta kunders kontakt- och beställningsinformation från instrumentpanelen och fylla i fakturorna.

När du har bestämt dig för vilket flöde du vill använda är nästa steg att identifiera en instrumentpanel att ansluta det till. Det är troligt att dina användare redan interagerar med en befintlig instrumentpanel som skulle fungera bra. Om det behövs kan du dock skapa en ny instrumentpanel(Länken öppnas i ett nytt fönster).

När du har hittat rätt flöde och rätt instrumentpanel är det dags att tänka på kompatibiliteten mellan datatyperna på instrumentpanelen och flödets obligatoriska inmatningsfält (så kallade variabler). Instrumentpanelen för obetalda beställningar måste till exempel innehålla en visualisering med all relevant beställningsinformation som behövs för att skicka kundfakturor. Dessa uppgifter kan inkludera information såsom beställningsdatum, kundnamn och kontaktinformation, artikelbeskrivningar och belopp samt betalningsbelopp.

När din instrumentpanel har alla nödvändiga komponenter lägger du till arbetsflödesobjektet:

  1. Öppna en befintlig instrumentpanel eller skapa en ny(Länken öppnas i ett nytt fönster) i en Tableau-arbetsbok.
  2. Från avsnittet Objekt i rutan Instrumentpanel drar du Arbetsflöde till en visualisering på instrumentpanelen.
    Avsnittet Objekt i rutan Instrumentpanel med objektet Arbetsflöde framhävt och en högerpil som indikerar att du man dra objektet till instrumentpanelen
  3. När du blir ombedd anger du dina inloggningsuppgifter för Salesforce-organisationen som är kopplad till ditt flöde.

    Obs! När användare vill komma åt instrumentpanelen där du konfigurerar ditt arbetsflöde måste de ange sina inloggningsuppgifter för Salesforce. Om inloggningsuppgifterna för Salesforce upphör medan de tittar på instrumentpanelen uppmanas de att autentisera sig på nytt.

  4. Klicka på Konfigurera arbetsflöde.
  5. I dialogrutan Lägg till arbetsflöde söker du efter ett flöde efter flödesnamn eller flödesförfattare.
  6. Välj ett flöde för att visa dess detaljer, inklusive de nödvändiga inmatningarna (Salesforce-variabler) det behöver från visualiseringen. Klicka på Tillbaka för att välja ett annat flöde, eller klicka på Nästa för att fortsätta.
  7. I listrutan Välj blad väljer du ett blad (arbetsblad, instrumentpanel eller berättelse) som innehåller de markeringar som dina användare kommer att välja och skicka till flödet.

    Obs! Se till att välja ett blad som har markeringar med de kodade fält som du vill mappa till inmatningarna som krävs för flödet. Om du till exempel vill mappa variabeln forecast_revenue i flödet till fältet SUM(Sales) i Tableau måste du välja ett blad med markeringar som är kodade med fältet Sum(Sales).

  8. Klicka på Nästa.
  9. Välj ett lämpligt fält från Tableau-bladet du valde i steget Välj blad för var och en av inmatningarna som krävs för flödet (Salesforce-variablerna).

    Obs! Datatypen för Salesforce-variabeln och Tableau-fältet måste matcha för varje inmatning.

  10. Klicka på Nästa.
  11. Konfigurera utseendet på knappen som användare klickar på för att utlösa Externa åtgärder-arbetsflödet. Ange en knapptitel, bakgrundsfärg och kantfärg. Kontrollera förhandsgranskningen för att bekräfta knappens utseende.
  12. Obs! Kom ihåg att användare måste välja en markering från visualiseringen du valde i steget Välj blad. Knappen är inte tillgänglig till en markering har valts. Överväg att lägga till vägledande text till instrumentpanelen så att användarna vet exakt vilken visualisering de ska interagera med och vad som händer när de klickar på knappen.

  13. Klicka på Klar för att skapa arbetsflödet och lägg till motsvarande knapp i visualiseringen på instrumentpanelen.

Använda ett arbetsflöde

För att komma igång som arbetsflödesanvändare öppnar du instrumentpanelen där instrumentpanelsutvecklaren har lagt till ett arbetsflöde. Du kan se att ett arbetsflöde är tillgängligt på att en arbetsflödesknapp visas. Instrumentpanelsutvecklaren anpassar namnet och formatet på knappen och bör tydligt ange åtgärden som utlöses när du klickar på den (som ”Skicka data” eller ”Uppdatera post”). Välj en relevant markering från en visualisering på instrumentpanelen och klicka sedan på knappen för att starta arbetsflödet.

GIF som visar val av en markering på en Tableau-instrumentpanel, följt av att klicka på arbetsflödesknappen och avslutar med ett Slutfört-meddelande

Genom att klicka på arbetsflödesknappen utlöses överföringen av data. Markeringen du väljer avgör vilka data som skickas. Därför är knappen inte tillgänglig (gråmarkerad) tills du väljer en markering. Om du har valt en markering, men knappen fortfarande inte är tillgänglig, ska du kontrollera att du har valt en markering på en giltig visualisering för arbetsflödet. Om du inte är säker på vilka visualiseringar som är giltiga ska du höra med instrumentpanelsutvecklaren.

Beroende på deras konfiguration kan vissa arbetsflöden vara långvariga åtgärder som inte slutförs omedelbart. Om du inte kan avgöra om arbetsflödet du valde fungerar som förväntat ska du höra med instrumentpanelsutvecklaren eller din Salesforce-administratör.

Felsöka ett arbetsflöde

Se följande felsökningsguide för hjälp med att lösa problem med ett Externa åtgärder-arbetsflöde.

Åtkomstproblem

  • För instrumentpanelsutvecklare som använder Tableau Desktop: Om objektet Arbetsflöde inte visas i avsnittet Objekt i rutan Instrumentpanel ska du bekräfta att du är inloggad på en Tableau Server- eller Tableau Cloud-plats. Om du inte är inloggad kommer du inte att kunna komma åt tillägget Arbetsflöde.
  • För instrumentpanelsutvecklare: Om objektet Arbetsflöde inte visas i avsnittet Objekt i rutan Instrumentpanel kontrollerar du med din Tableau-administratör att tillägget är aktiverat.
  • För alla användare:
    • Om din Salesforce-administratör inte har skapat en ansluten app fungerar inte funktionen Externa åtgärder. Be din Salesforce-administratör att skapa en ansluten app(Länken öppnas i ett nytt fönster) i Salesforce för Tableau Server.
    • Om du inte kan klicka på en arbetsflödesknapp som visas på en instrumentpanel ska du bekräfta att du har valt en markering på en giltig visualisering för arbetsflödet. Om du inte är säker på vilka visualiseringar som är giltiga ska du höra med instrumentpanelsutvecklaren.

Autentiseringsproblem

  • För användare av Tableau Cloud eller Tableau Server: Uppdatera instrumentpanelen i din webbläsare.
  • För alla användare: Bekräfta att du har loggat in på Salesforce-organisationen där Externa åtgärder-arbetsflödet lades till. Hör vid behov med din instrumentpanelsutvecklare för att bekräfta att du angett rätt Salesforce-organisation.

Felmeddelanden

FelmeddelandeFörklaring och lösning
Arbetsflödet är inaktiverat på den här platsen. Kontakta Tableau-administratören för mer information.Tableau-administratören har inaktiverat tillägget Arbetsflöde för instrumentpaneler för din plats. Det är därför inte tillgängligt. Kontakta din Tableau-administratör för att diskutera om ni ska aktivera åtkomst till tillägget.
Arbetsflöde stöds inte av Tableau ReaderInstrumentpanelstillägget Arbetsflöde och Externa åtgärder-funktionen kan endast användas för att skicka data till ett flöde med hjälp av Tableau Cloud(Länken öppnas i ett nytt fönster), Tableau Desktop(Länken öppnas i ett nytt fönster) eller Tableau Server(Länken öppnas i ett nytt fönster) version 2022.3 och senare.
Flödet innehåller en eller flera datatyper som inte stöds. Gå tillbaka för att välja ett annat flöde eller kontakta din Salesforce-flöde-administratör för att ta bort datatyper som inte stöds från flödet.Det valda flödet kräver en inmatning av datatyper som inte finns tillgängliga på Tableau-instrumentpaneler eller som på annat sätt är inkompatibla med Externa åtgärder-arbetsflöden. Välj ett annat flöde om det finns ett lämpligt alternativ, eller hör med din Salesforce-administratör för att få reda på nästa steg.
En eller flera datatyper som inte matchar finns i mappningen av inmatningsfält.Datatyperna för ett eller flera av instrumentpanelsvärdena som är mappade till fälten för inmatningsvariabler är inte identiska.

Flödet kan till exempel kräva en numerisk variabel för Intäkt, men det mappade värdet från instrumentpanelen var en textsträng. Beroende på ditt scenario har du två alternativ för att fixa detta. Du kan ändra datatypen(Länken öppnas i ett nytt fönster) för fältet Intäkt i Tableau från en textsträng till ett numeriskt värde. Eller så redigerar du arbetsflödeskonfigurationen för att mappa ett annat fält från instrumentpanelen som har en numerisk datatyp.
Det gick inte att skicka data till Salesforce-flöde.Ett okänt fel inträffade när Externa åtgärder-arbetsflödet försökte skicka data från instrumentpanelen till flödet. Kontakta din instrumentpanelsutvecklare för felsökning.
Ett fel inträffade: <exception code>. Kontakta din Salesforce-flöde-administratör.Flödesintervjun(Länken öppnas i ett nytt fönster) (flödesinstans som körs) misslyckades. Dela felkoden med din Salesforce-administratör så att denna kan hitta motsvarande felmejl(Länken öppnas i ett nytt fönster) och felsöka.
Arbetsflödet misslyckades. Kontakta din Salesforce-flöde-administratör.Data från den valda markeringen på instrumentpanelen skickades till flödet, men det fanns ett problem med att översätta dessa data till flödet. Kontakta din Salesforce-administratör för att felsöka.
Det gick inte att skicka data till flödet. Kontakta din arbetsflödesutvecklare.Data från den valda markeringen på instrumentpanelen skickades inte till flödet. Kontakta din instrumentpanelsutvecklare för felsökning.

Flödesproblem

  • Vissa flöden körs asynkront, så du kanske inte omedelbart vet om ett flöde som är en del av ett Externa åtgärder-arbetsflöde kördes korrekt. Ibland kan ett flöde misslyckas och ta tillbaka ändringar utan att omedelbart ge detaljerad feedback. Men när ett flöde misslyckas skickas ett detaljerat felmejl till arbetsflödesanvändaren, instrumentpanelsutvecklaren och Salesforce-administratören. Arbetsflödesanvändare bör kontakta sina instrumentpanelsutvecklare när de får ett felmejl(Länken öppnas i ett nytt fönster) för ett flöde. Instrumentpanelsutvecklare och Salesforce-administratörer kan då arbeta tillsammans för att felsöka och lösa felet. Mer information om hur du felsöker flödesproblem finns i Felsöka flöden(Länken öppnas i ett nytt fönster).

Licensieringsproblem

Aktivera eller inaktivera Externa åtgärder

I Tableau 2022.3 och senare är funktionen Externa åtgärder aktiverad som standard. Mer information om hur Tableau-administratörer kan konfigurera organisationsomfattande åtkomst till Tableau Externa åtgärder finns i Konfigurera arbetsflödesintegration för externa åtgärder(Länken öppnas i ett nytt fönster).