Integrar Ações externas

Observação: as ações externas no Tableau dependem em funcionalidade fornecida pelo Salesforce Flow. O recurso envia seus dados selecionados para o Salesforce Flow, que é executado em uma infraestrutura separada do Salesforce. O uso do Salesforce Flow e de outros produtos e serviços da Salesforce está sujeito ao seu contrato com a Salesforce.

Depois de ver e entender seus dados no Tableau , o que vem a seguir? Normalmente, a ação após os insights de dados envolve a migração de um aplicativo para outro, muitas vezes copiando e colando dados e perdendo o contexto ao longo do caminho. Com o recurso Ações externas do Tableau, você pode criar e interagir com fluxos de trabalho orientados por dados diretamente de painés do Tableau e automatizar seus próximos passos usando Salesforce Flow.

Sobre Salesforce Flow

Se você não estiver familiarizado com o Salesforce Flow(O link abre em nova janela), é uma ferramenta sem código que oferece automações de processos que economizam tempo. Um fluxo é um componente do Salesforce Flow que coleta dados e realiza ações na organização do Salesforce. Existem vários tipos de fluxo disponíveis no Salesforce Flow(O link abre em nova janela), mas fluxos de trabalho de Ações externas no Tableau são compatíveis apenas com fluxos iniciados automaticamente.

Observação: para saber mais sobre fluxos, confira Criar fluxos com o Flow Builder no Trailhead.

Como o Ações externas trabalha

Painel com marca selecionada e botão de fluxo de trabalho no estado disponível com seta indicando a transmissão de dados para o Salesforce Flow

Quando um fluxo de trabalho do Ações externas está configurado para uma visualização em um painel do Tableau, um botão personalizado aparece na visualização correspondente em estado indisponível (esmaecido). Quando você seleciona uma marca relevante na visualização (1), o botão fica disponível. Então, quando você clica no botão (2), os dados da marca selecionada são enviados diretamente para um fluxo que foi criado e configurado no Salesforce Flow(O link abre em nova janela) (3).

Como autor de um fluxo de trabalho do Ações externas, você determina:

  • Para qual fluxo os dados são enviados
  • De qual painel os dados vêm
  • O texto e a aparência do botão do painel que aciona o fluxo de trabalho

Observação: você pode adicionar vários fluxos de trabalho do Ações externas para um painel, mas cada um dos fluxos correspondentes deve ser implantado na mesma organização do Salesforce.

Maneiras de usar os fluxos de trabalho do Ações externas

Existem infinitas maneiras de usar fluxos de trabalho do Ações externas para automatizar os processos existentes em sua organização. Por exemplo, pense no esforço economizado por um fluxo de trabalho que permite que os membros da equipe de contabilidade enviem faturas de clientes diretamente do mesmo painel que usam para rastrear pedidos não pagos. Ou talvez você esteja procurando maneiras de otimizar o gerenciamento de casos da sua equipe de suporte. Um fluxo de trabalho, que permite aos membros da equipe de suporte encaminharem casos diretamente do painel usado para rastrear casos, pode economizar muito tempo. Fluxos de trabalho do Ações externas ajudam a manter os usuários no fluxo de trabalho e permitem que sua organização se beneficie de maior eficiência.

Quando você cria um fluxo de trabalho do Ações externas, você está basicamente criando uma ponte que conecta qualquer tipo de fonte de dados no Tableau a um fluxo no Salesforce. Sua fonte de dados não precisa estar conectada a um banco de dados do Salesforce porque o próprio fluxo de trabalho cria essa conexão. Isso é particularmente útil quando há vários grupos usando fontes de dados separadas para concluir diferentes etapas do mesmo processo.

Por exemplo, pense em diferentes equipes e ferramentas envolvidas quando um cliente faz um pedido em um site de comércio eletrônico. Os representantes de vendas de comércio eletrônico podem usar o Salesforce para rastrear a venda, enquanto os gerentes da cadeia de suprimentos usam uma ferramenta de gerenciamento da cadeia de suprimentos para deduzir o item comprado do estoque geral de produtos. As equipes de suporte que ajudam o cliente a solucionar quaisquer problemas que surjam ao receber o produto podem ser registradas no Salesforce ou analisadas em um painel do Tableau. Com um fluxo de trabalho do Ações externas, você pode conectar todos esses dados de cada uma dessas equipes para simplificar os processos e até mesmo automatizar algumas das etapas existentes.

Práticas recomendadas para autores de fluxo de trabalho do Ações externas

Importante: autores do painel que usam o recurso oAções externas para conectar dados do painel com fluxos integrados, Salesforce Flow deve colaborar de perto com os administradores e arquitetos do Salesforce que criaram os fluxos.

Fluxos inseridos em Salesforce Flow são programas sofisticados de automação de negócios. Embora sua organização possa se beneficiar muito dessas automações, é importante entender como os fluxos funcionam antes de implantar os fluxos de trabalho do Ações externas que os utilizam. Certifique-se de concluir o treinamento do Salesforce Flow no Trailhead(O link abre em nova janela) e revisar a documentação do Flows(O link abre em nova janela). Considere as práticas recomendadas de fluxo(O link abre em nova janela) em seu projeto e tenha em mente os limites e considerações de fluxo(O link abre em nova janela).

Observação: Existem vários tipos de fluxo disponíveis(O link abre em nova janela) no Salesforce Flow, mas fluxos de trabalho de External Actions são compatíveis apenas com fluxos iniciados automaticamente.

Os fluxos de trabalho do Ações externas devem ser cuidadosamente implementados para se alinharem com as restrições arquitetônicas dos fluxos inseridos no Salesforce Flow. Os fluxos são poderosos, mas também podem consumir muitos recursos e serem complexos. Há possíveis problemas de licenciamento, limitação de execução e simultaneidade a serem considerados e limites de leitura/gravação do banco de dados que devem ser avaliados e testados.

Há também importantes considerações de segurança relacionadas aos fluxos. Os usuários com a permissão Gerenciar fluxos podem visualizar e alterar todos os dados e recursos na organização do Salesforce correspondente. Os usuários com a permissão Executar fluxos podem executar praticamente qualquer fluxo ativo na organização do Salesforce. Para restringir o acesso apenas àqueles usuários que precisam dele (como autores de painel e usuários de fluxo de trabalho), o administrador do Salesforce pode ativar a configuração de comportamento padrão de substituição para um fluxo. Para obter mais informações, consulte Como funciona a segurança do fluxo?(O link abre em nova janela)

Autores de painel que estão criando fluxos de trabalho de Ações externas devem se comunicar com seus administradores do Salesforce antes de implementar fluxos de trabalho para evitar resultados indesejados.

Criar um fluxo de trabalho

Antes de criar um fluxo de trabalho de Ações externas, os autores do painel devem colaborar com seus administradores do Salesforce para encontrar ou criar um fluxo que atenda às suas necessidades. Por exemplo, talvez seu objetivo seja ajudar sua equipe de contabilidade a enviar faturas diretamente de um painel de pedidos não pagos. Para atingir esse objetivo, você precisa de um fluxo que possa recuperar as informações de contato do cliente e os detalhes do pedido do painel e preencher as faturas.

Depois de decidir qual fluxo usar, a próxima etapa é identificar um painel ao qual conectá-lo. É provável que os usuários já estejam interagindo com um painel existente que funcionaria bem. No entanto, se necessário, você pode criar um novo painel(O link abre em nova janela).

Com o fluxo certo e o painel certo em mente, é hora de pensar na compatibilidade dos tipos de dados no painel com os campos de entrada obrigatórios do fluxo (conhecidos como variáveis). Por exemplo, seu painel de pedidos não pagos deve conter uma visualização com todos os detalhes relevantes do pedido necessários para enviar faturas de clientes. Esses detalhes podem incluir informações como data do pedido, nome do cliente e informações de contato, descrições e valores de itens e valor do pagamento devido.

Quando o painel contiver todos os componentes necessários, adicione o objeto Fluxo de trabalho:

  1. Em uma pasta de trabalho do Tableau, abra um painel existente ou crie um novo(O link abre em nova janela).
  2. Na seção Objetos do painel Painel, arraste Fluxo de trabalho para uma visualização no painel.
    A seção de Objetos em Painel com destaque no objeto Workflow e uma seta indicando arrastar o objeto para o painel.
  3. Quando solicitado, insira suas credenciais de login para a org Salesforce associada ao seu fluxo.

    Observação: quando os usuários acessam o painel onde você configura seu fluxo de trabalho, eles devem inserir suas credenciais do Salesforce. Se as credenciais do Salesforce expirarem durante a exibição do painel, eles serão solicitadas a reautenticar.

  4. Clique em Configurar fluxo de trabalho.
  5. Na caixa de diálogo Adicionar fluxo de trabalho, procure um fluxo por nome ou autor.
  6. Selecione um fluxo para visualizar seus detalhes, incluindo as entradas necessárias (variáveis de Salesforce) que ele precisará da visualização. Clique em Voltar para selecionar um fluxo diferente ou clique em Próximo para continuar.
  7. Na lista suspensa Selecionar planilha, selecione uma planilha (planilha, painel ou história) que contenha as marcas que seus usuários selecionarão e enviarão ao fluxo.

    Observação: certifique-se de selecionar uma planilha que tenha marcas com os campos codificados que você deseja mapear para as entradas obrigatórias do fluxo. Por exemplo, se você deseja mapear a variável oforecast_revenue no fluxo para o campo SUM(Sales) no Tableau, você deve selecionar uma planilha com marcas codificadas com o campo Sum(Sales).

  8. Clique em Próximo.
  9. Para cada uma das entradas necessárias do fluxo (Salesforce variáveis), selecione um campo apropriado na planilha do Tableau que você escolheu na etapa Selecionar planilha.

    Observação: para cada entrada, o tipo de dados da variável Salesforce e o campo do Tableau devem corresponder.

  10. Clique em Próximo.
  11. Configure a aparência do botão que os usuários clicarão para acionar o fluxo de trabalho do Ações externas. Especifique o título do botão, a cor do plano de fundo e a cor da borda. Verifique a visualização para confirmar a aparência do botão.
  12. Observação: lembre-se de que os usuários devem selecionar uma marca da visualização que você escolheu na etapa Selecionar planilha. Até que uma marca seja selecionada, o botão não está habilitado. Considere adicionar texto de orientação ao painel para que os usuários saibam exatamente com qual visualização interagir e o que acontecerá quando clicarem no botão.

  13. Clique em Concluído para criar o fluxo de trabalho e adicione o botão correspondente à visualização no painel.

Usar um fluxo de trabalho

Para começar como um usuário de fluxo de trabalho, abra o painel onde o autor do painel adicionou um fluxo de trabalho. Você pode confirmar que um fluxo de trabalho está disponível se um botão de fluxo de trabalho for exibido. O autor do painel personaliza o nome e o formato do botão e deve indicar claramente a ação acionada quando você clica nele (como "Enviar dados" ou "Atualizar registro"). Selecione uma marca relevante de uma visualização no painel e clique no botão para iniciar o fluxo de trabalho.

GIF mostrando a seleção de uma marca em um painel do Tableau, seguido de um clique no botão de fluxo de trabalho e concluindo com uma mensagem de sucesso

Clicar no botão de fluxo de trabalho aciona a transmissão de dados e a marca selecionada determina quais dados são enviados. Por esse motivo, o botão fica indisponível (esmaecido) até que você selecione uma marca. Se você selecionou uma marca, mas o botão ainda não está disponível, verifique se você selecionou uma marca em uma visualização válida para o fluxo de trabalho. Se você não tiver certeza de quais visualizações são válidas, verifique com o autor do painel.

Dependendo de sua configuração, alguns fluxos de trabalho podem ser operações de longa duração que não são concluídas imediatamente. Se você não conseguir determinar se o fluxo de trabalho selecionado está funcionando conforme o esperado, verifique o autor do painel ou o administrador do Salesforce.

Solucionar problemas de um fluxo de trabalho

Para obter ajuda para resolver problemas com um fluxo de trabalho de ações externas, consulte as seguintes orientações de solução de problemas.

Problemas de acesso

  • Para autores de painel que usam o Tableau Desktop: se o objeto Fluxo de trabalho não aparecer na seção Objetos do painel Dashboard, confirme se você está conectado a um site do Tableau Server ou do Tableau Cloud. Se você não estiver conectado, não poderá acessar a extensão Workflow.
  • Para autores de painel: se o objeto Fluxo de trabalho não aparecer na seção Objetos do painel Dashboard, verifique com o administrador do Tableau se a extensão está ativada.
  • Para todos os usuários:
    • Se seu administrador do Salesforce não criou um aplicativo conectado, o recurso do Ações externas não funcionará. Pergunta à administração de Salesforce para criar um aplicativo conectado(O link abre em nova janela) no Salesforce para o Tableau Server.
    • Se você não conseguir clicar em um botão de fluxo de trabalho exibido em um painel, confirme se você selecionou uma marca em uma visualização válida para o fluxo de trabalho. Se você não tiver certeza de quais visualizações são válidas, verifique com o autor do painel.

Problemas de autenticação

  • Para usuários do Tableau Cloud ou do Tableau Server: atualize o painel em seu navegador.
  • Para todos os usuários: confirme se você fez login na organização do Salesforce onde o fluxo de trabalho de Ações externas foi adicionado. Se necessário, verifique com o autor do painel para confirmar a organização do Salesforce correta.

Mensagens de erro

Mensagem de erroExplicação e Resolução
O fluxo de trabalho está desativado neste site. Para obter mais informações, entre em contato com o administrador do Tableau.Seu administrador do Tableau desativou a extensão do painel Workflow para seu site, portanto, ela não está disponível para seu uso. Entre em contato com o administrador do Tableau para discutir a ativação do acesso à extensão.
O fluxo de trabalho não é compatível com o Tableau ReaderA extensão do painel Workflow e o recurso Ações externas só pode ser usado para enviar dados para um fluxo usando o Tableau Cloud(O link abre em nova janela), Tableau Desktop(O link abre em nova janela) ou Tableau Server(O link abre em nova janela) versões 2022.3 e posteriores.
O fluxo contém um ou mais tipos de dados sem suporte. Volte para selecionar um fluxo diferente ou entre em contato com o administrador de Salesforce Flow para remover tipos de dados não suportados deste fluxo.O fluxo selecionado requer uma entrada de tipo de dados que não está disponível nos painéis do Tableau ou é incompatível com fluxos de trabalho de Ações externas. Selecione um fluxo diferente se existir uma alternativa adequada ou verifique com seu administrador do Salesforce as próximas etapas.
Uma ou mais incompatibilidades de tipo de dados existem no mapeamento de campos de entrada.O tipo de dados para um ou mais valores do painel mapeados para os campos de variáveis de entrada não são idênticos.

Por exemplo, o fluxo pode exigir uma variável numérica para Receita, mas o valor mapeado do painel era uma sequência de texto. Dependendo do seu cenário, você tem duas opções para corrigir isso. Você pode alterar o tipo de dados(O link abre em nova janela) do campo Receita no Tableau de uma string de texto para um valor numérico. Ou você edita a configuração do fluxo de trabalho para mapear um campo diferente do painel que possui um tipo de dados numérico.
Não foi possível enviar dados para Salesforce Flow.Ocorreu um erro desconhecido enquanto o fluxo de trabalho de Ações externas tentou enviar dados do painel para o fluxo. Entre em contato com o autor do painel para solucionar problemas.
Ocorreu um erro: <exception code>. Entre em contato com seu administrador de Salesforce Flow.A entrevista de fluxo(O link abre em nova janela) (instância em execução do fluxo) falhou. Compartilhe o código de exceção com o administrador do Salesforce para que ele encontre o e-mail de erro(O link abre em nova janela) correspondente e solucione o problema de acordo.
Falha no fluxo de trabalho. Entre em contato com seu administrador de Salesforce Flow.Os dados da marca selecionada no painel foram enviados para o fluxo, mas houve um problema na tradução desses dados para o fluxo. Entre em contato com o administrador do Salesforce para solucionar problemas.
Não foi possível enviar dados para o fluxo. Entre em contato com o autor do fluxo de trabalho.Os dados da marca selecionada no painel não foram enviados ao fluxo. Entre em contato com o autor do painel para solucionar problemas.

Problemas de fluxo

  • Alguns fluxos são executados de forma assíncrona, portanto, você pode não saber imediatamente se um fluxo que faz parte de um fluxo de trabalho de Ações externas foi executado com sucesso. Às vezes, um fluxo pode falhar e reverter alterações sem fornecer feedback detalhado imediatamente. No entanto, quando um fluxo falha, um e-mail de erro detalhado é enviado ao usuário do fluxo de trabalho, autor do painel e administrador de Salesforce. Os usuários do fluxo de trabalho devem entrar em contato com os autores do painel quando receberem um e-mail de erro(O link abre em nova janela) de fluxo. Autores do painel e de administradores de Salesforce podem trabalhar juntos para solucionar problemas e resolver o erro. Para obter mais informações sobre como solucionar problemas de fluxo, consulte Solucionar problemas de fluxo(O link abre em nova janela).

Problemas de licenciamento

  • Para autores de painéis: no lado do Tableau, não são necessárias permissões especiais para adicionar um fluxo de trabalho a um painel (desde que Ações externas esteja habilitado para o site). No lado do Salesforce, você precisará da permissão Gerenciar fluxos(O link abre em nova janela) adicionada ao seu perfil de Salesforce.
  • Para usuários de fluxo de trabalho: no lado do Tableau, qualquer usuário que possa acessar um painel com um fluxo de trabalho pode executá-lo. No Salesforce, você precisará da permissão Executar fluxos(O link abre em nova janela) adicionada ao seu perfil de Salesforce.

Habilitar ou desabilitar o Ações externas

No Tableau 2022.3 e posteriores, o recurso do Ações externas é ativado por padrão. Para obter mais informações sobre como os administradores do Tableau podem configurar o acesso de toda a organização ao TableauAções externas , consulte Configurar integração de fluxo de trabalho de ações externas(O link abre em nova janela) .