Planeamiento del proyecto de Tableau

Este contenido es parte de Tableau Blueprint, un marco de madurez que le permite ampliar y mejorar la forma en que su organización utiliza los datos para generar impacto. Para comenzar su recorrido, complete nuestra evaluación(El enlace se abre en una ventana nueva).

Con el planeador de Blueprint de Tableau, definió la visión de su organización para el análisis e identificó a los patrocinadores ejecutivos y los miembros del equipo del proyecto. Asimismo, documentó el estado actual de la arquitectura empresarial y evaluó el uso de los datos y el análisis en cada equipo de negocios.

Este es un paso importante, ya que le permite comprender mejor los requisitos de su empresa. Así podrá planear el uso generalizado de los datos y respaldar el crecimiento de la adopción del análisis. Luego, el equipo del proyecto comenzará a sintetizar la información y documentar los resultados del proceso de descubrimiento.

Áreas de planeación

A continuación, se detallan las preguntas y los puntos clave de cada sección del planeador de Blueprint de Tableau.

  • ¿Cuál es su visión? ¿Cuáles son las iniciativas estratégicas, las metas del negocio y los desafíos? Pestaña Estrategia de análisis: su visión para el análisis moderno y el uso generalizado de los datos debe ser prospectiva y procesable. Además, debe estar alineada con los objetivos de la organización. Las iniciativas estratégicas y las metas del negocio le proporcionarán orientación para crear los KPI y las métricas a fin de realizar el seguimiento del progreso hacia los resultados deseados. Al relacionar estas iniciativas con los datos y el análisis, puede usarlas para motivar a las personas e impulsar el cambio.

    Es posible que con las iniciativas pueda identificar las áreas de interés de los ejecutivos y contenido específico que usarán para tomar las decisiones de negocios. Con contenido de nivel ejecutivo, los patrocinadores podrán guiar con el ejemplo y modelar los comportamientos basados en los datos. Algunos ejemplos de iniciativas estratégicas pueden incluir: mejorar la experiencia del cliente, aumentar el reconocimiento de la marca o reducir la deuda técnica al modernizar los sistemas. Para cada uno de estos ejemplos, hay datos que se pueden medir y supervisar a medida que avanza hacia su objetivo.

    Al identificar los desafíos u obstáculos en las primeras etapas, estará más preparado para mitigar esos riesgos y alcanzar el éxito. Con un enfoque planeado y sistemático de la implementación, podrá compensar muchos de los riesgos.

  • ¿Quiénes son los patrocinadores ejecutivos y los miembros del equipo del proyecto? Pestaña Roles y responsabilidades: el número de personas involucradas en el proyecto no es tan importante como contar con alguien con los conocimientos del dominio para desempeñar el rol correspondiente cuando sea necesario. Es importante tener en cuenta que según el tamaño de la organización quizá sea necesario involucrar a más personas. Esto se debe a que las empresas más grandes tienen roles más especializados. Asegúrese de incorporar a las personas adecuadas para avanzar en la iniciativa.

    Los patrocinadores ejecutivos deben actuar como promotores visibles y francos de la plataforma. Ellos trabajan con el equipo del proyecto para evaluar cómo adaptar la tecnología y cuál es la estructura de soporte y capacitación adecuada. De esta manera, podrán abordar de manera eficaz la administración del cambio. Además, serán capaces de superar los obstáculos para convertirse en una empresa basada en los datos.

    El equipo del proyecto multidisciplinario incluye profesionales de TI y BI, administradores de Tableau Server y del sitio, y determinados creadores de contenido y administradores de datos de diferentes departamentos. Establezca una frecuencia semanal para reunirse durante las primeras etapas de la implementación. Luego, cuando se logre una cadencia de operación, puede comenzar a realizar reuniones cada dos semanas o mensuales. Debe comunicar el progreso a los patrocinadores ejecutivos regularmente, así como los problemas que los responsables de la toma de decisiones deben abordar y resolver.

    Si aún no designó a los patrocinadores ejecutivos, debe centrarse en la Encuesta sobre datos y análisis, y en la pestaña Casos de uso y fuentes de datos. De esta manera, podrá identificar cuáles son los casos de uso de alto impacto que demuestran la importancia de basarse más en los datos.

  • ¿Cómo se integrará Tableau con herramientas de tecnología existentes? Pestaña Encuesta sobre arquitecturas empresariales: esta tarea se llevará a cabo en el flujo de trabajo de agilidad. Comprender cómo todas estas tareas interactúan entre sí es clave para la instalación, la configuración y las operaciones continuas de Tableau Server o Tableau Cloud.

    TI debe documentar el estado actual de la arquitectura empresarial y revisarlo periódicamente a medida que cambian las tecnologías. Tableau se integra con las plataformas, la red, las bases de datos y las aplicaciones, por lo tanto, es importante identificar todos los puntos de integración.

    Además de los puntos de integración de los sistemas, debe comenzar a empaquetar y probar el software del cliente, Tableau Desktop y Tableau Prep Builder, para la instalación silenciosa y de autoservicio. Si también se utilizará Tableau Mobile, debe publicar y probar la aplicación Tableau Mobile con la solución de MDM empresarial. Asimismo, debe evaluar qué usuarios podrían instalar otras aplicaciones, como tabcmd, Tableau Content Migration Tool o Tableau Bridge para Tableau Cloud.

  • ¿Cómo se seleccionan, administran, distribuyen, consumen y protegen los datos? Pestaña Encuesta sobre datos y análisis: al encuestar a cada equipo participante, el equipo del proyecto de Tableau podrá comprender cómo se utilizan los datos actualmente. Además, será capaz de identificar qué tipo de contenido será más útil y qué nivel de soporte podría necesitarse. Para evaluar el estado actual, considere todas las fuentes de datos, desde archivos CSV, informes distribuidos por correo electrónico y archivos de bases de datos locales, hasta el almacén de datos de la empresa, las aplicaciones en la nube y las fuentes externas.

    Al distribuir la Encuesta sobre datos y análisis, consulte a las partes interesadas si desean responderla por su cuenta o prefieren que un miembro del equipo del proyecto los entreviste. Si la implementación inicial se realizará en cinco equipos de la empresa, debe tener un total de cinco Encuestas sobre datos y análisis para documentar la información de cada equipo. Una vez que recopile la información de cada equipo de la empresa, resultará útil resumirla y compartirla con cada uno para que puedan revisarla.

    Si se agregan nuevos equipos, estos deberán completar la encuesta como parte del proceso de incorporación. La encuesta es una herramienta valiosa para comunicarse con los equipos y comprender mejor cómo pretenden usar Tableau para tomar decisiones empresariales basadas en los datos.

  • ¿Qué casos de uso generan un mayor impacto? Pestaña Casos de uso y fuentes de datos: al priorizar las fuentes de datos que publicará y certificará en Tableau Server o Tableau Cloud, comience por los datos menos complejos y más útiles a fin de obtener resultados positivos rápidamente. En general, el impacto se puede medir por el tamaño del público o el interés ejecutivo.

    Publique y certifique fuentes de datos y cree libros de trabajo para responder las preguntas relevantes del negocio. Proporcione al menos una fuente de datos certificada y un dashboard a cada equipo. Así tendrán contenido disponible una vez que se incorporen.

    Con el tiempo, a medida que identifica nuevas fuentes de datos, puede agregarlas. Más allá de los casos de uso iniciales, esto ofrece un proceso repetible para agregar nuevas fuentes de datos a medida que avanza la implementación.

  • ¿Cómo puede garantizar la confianza en los datos con un uso responsable? Pestaña Gobernanza de datos y contenido: de las fuentes de datos identificadas mediante la Encuesta sobre datos y análisis, y el contenido inicial identificado en la pestaña Casos de uso y fuentes de datos, clasifique los diferentes tipos de datos según el nivel de confidencialidad y el público. Luego, defina los modelos de gobernanza centralizados, delegados y autogobernados para cada área de gobernanza de datos y contenido.

    La gobernanza es responsabilidad de todos. Es por ello que el equipo del proyecto multidisciplinario debe definir los modelos a fin de lograr el equilibrio entre flexibilidad y control. Publique los modelos de gobernanza de la organización en la intranet de capacitación para que todos los usuarios puedan consultarlos. Compartir de manera clara las políticas de gobernanza le permitirá reforzar la idea de que la gobernanza facilita el acceso a los datos, en lugar de restringirlo, y genera confianza en el proceso.

    Se necesita un enfoque iterativo para adaptarse a los requisitos cambiantes a medida que aumenta la adopción y la participación de los usuarios. Debe entablar estas conversaciones en las primeras etapas y con frecuencia.

  • ¿Cuál es la relación entre una función laboral y los datos? Pestaña Asignación de roles para la capacitación: el equipo del proyecto debe crear perfiles según el nombre de cada puesto en el flujo de trabajo a fin de clasificar los diferentes tipos de usuario. Para comenzar, puede consultar los roles para la capacitación proporcionados según nuestra cartera de productos de capacitación. Puede usar estos roles tal cual se ofrecen o personalizarlos para que se adapten a sus requisitos específicos al agregar habilidades complementarias necesarias para funciones laborales específicas. Por ejemplo, los miembros de la empresa con un puesto de trabajo que incluye “analista” en el título se pueden asignar al rol para la capacitación “Analista”. Los puestos de dirección y otros puestos superiores se pueden asignar al rol para la capacitación de “Patrocinador ejecutivo”. Una vez que se asigna el rol, cada persona debe completar individualmente la ruta de aprendizaje correspondiente.

    Coordine la incorporación y la capacitación de Tableau de los empleados actuales con la disponibilidad de fuentes de datos certificadas y dashboards. Comience con los creadores de contenido y los administradores de datos. Así podrán desarrollar las habilidades iniciales para empezar a crear contenido para otros. Publique los programas de capacitación. Además, grabe videos breves de introducción a pedido con los datos específicos del equipo. De esta manera, podrá incluir el análisis en un contexto que los miembros del equipo podrán comprender más fácilmente.

    Es importante que integre los datos en la contratación e incorporación de los empleados cuanto antes. Así no será necesario dedicar tanto esfuerzo a determinar cómo un individuo en particular usará los datos. Esto es clave para potenciar las habilidades de análisis de todos los miembros de la organización y desarrollar y retener a las personas talentosas. Es por ello que no debe pasar por alto este paso.

  • ¿Quién usará Tableau y qué licencias se necesitan? Pestaña Usuarios de Tableau: ahora que ya estimó el tamaño del público en la pestaña Casos de uso y fuentes de datos, puede avanzar al siguiente nivel y hacer una lista de los usuarios. En la pestaña Usuarios realizará un inventario de todos los usuarios. Allí debe, además, identificar el departamento, el nivel de licencia, el rol en el sitio, el rol para la capacitación correspondiente y la fecha de incorporación de cada uno.

    Esta tarea se llevará a cabo en el flujo de trabajo de competencias, con la capacitación, la medición de la participación de los usuarios y las prácticas recomendadas de análisis. En este paso se calcula el número de usuarios por departamento, equipo y rol para la capacitación, con fines de capacitación. Para Tableau Server, el número de usuarios incluidos en el inventario es un dato importante en el momento de definir el tamaño del entorno del servidor y programar la incorporación de los usuarios, ya que permite planear el crecimiento futuro.

  • ¿Cómo promoverá el intercambio y la colaboración? Pestaña Comunidad: en la pestaña Planeamiento de la comunidad se describen las actividades y los recursos recomendados para crear una red de usuarios interesados por los datos. Para la puesta en marcha, centre sus esfuerzos en el plan de comunicación, los recursos de autoservicio de la intranet de capacitación y el proceso para escalar el soporte. Elabore un plan para la primera reunión del grupo de usuarios interno. Además, establezca una frecuencia regular para las reuniones.

    Esta tarea se llevará a cabo en el flujo de trabajo de la comunidad. Está bien comenzar con algo pequeño, tanto en contenido como en participantes. No se desanime si no logra una alta participación, ya que recién está comenzando.

  • ¿Cómo se mantendrá actualizado sobre las nuevas características y funcionalidades? Pestañas Planeamiento de actualizaciones y Lista de comprobación de actualizaciones: quizá piense que es demasiado pronto para considerar cómo se realizarán las actualizaciones. Sin embargo, un enfoque proactivo sobre cómo y cuándo se llevarán a cabo garantizará resultados positivos para todos. En estas pestañas podrá establecer los principios clave y los planes complementarios para la actualización del software, las comunicaciones, la capacitación y el soporte. De esta manera, será capaz de generar resultados positivos a medida que comience a usar nuevas versiones de Tableau Server y software del cliente, o software del cliente conectado con Tableau Cloud. Esta tarea se llevará a cabo en los flujos de trabajo de agilidad, competencias y comunidad.

Métricas del proyecto

“Analytics on your analytics” (Análisis dentro de los análisis) no es solo el nombre de una sesión grupal de la conferencia de Tableau. Al analizar el progreso de la implementación, el equipo del proyecto comprenderá las necesidades de la organización, desde lo que funciona hasta lo que no. De esta manera podrá identificar los logros y las oportunidades de mejora. Durante la implementación, resultará beneficioso hacer un seguimiento de ciertas métricas. Estas se detallan a continuación:

KPI ejecutivos

  • Porcentaje de participación de los líderes con el contenido de Tableau, como el contenido relacionado con las iniciativas estratégicas

  • Uso del análisis para realizar reuniones, y métricas del desempeño de los departamentos y equipos

  • Impacto esperado y ROI, aumento de los ingresos, reducción de costos y mejoras en los resultados de la empresa y los clientes

KPI de TI

  • Porcentaje de contenido creado por usuarios corporativos y por TI

  • Porcentaje de datos disponibles y analizados

  • Número de licencias que posee la empresa y licencias asignadas

  • TCO: costos de adquisición, implementación, soporte y capacitación

KPI de análisis

  • Porcentaje de usuarios incorporados

  • Participación de los usuarios (nivel de la organización): frecuencia de inicio de sesión de los usuarios, días que transcurrieron desde el último inicio de sesión y usuarios que iniciaron sesión una única vez

  • Contenido creado y publicado (nivel de la organización)

  • Uso del contenido (nivel de la organización)

  • Porcentaje de fuentes de datos publicadas certificadas

  • Relación entre libros de trabajo certificados del proyecto y libros de trabajo ad-hoc del proyecto

  • Porcentaje de usuarios capacitados, nivel de habilidades de análisis, insignia de rol y certificaciones de productos

  • Porcentaje de usuarios que mejoraron sus habilidades de análisis al avanzar en los niveles de capacitación

KPI de la línea de negocios

  • Porcentaje de usuarios capacitados dentro de un equipo

  • Cantidad de contenido creado y publicado

  • Comportamientos de los usuarios (nivel del departamento o el equipo): frecuencia de inicio de sesión de los usuarios, días que transcurrieron desde el último inicio de sesión y usuarios que iniciaron sesión una única vez

  • Productividad del empleado: aumento de la productividad de los analistas y la eficiencia de los trabajadores del conocimiento

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