Tableau-Projektplanung

Dieser Inhalt ist Teil von Tableau Blueprint – einem Framework, mit dem Sie genauer unter die Lupe nehmen können, wie Ihr Unternehmen Daten nutzt, um mehr Nutzen daraus zu ziehen. Ihre Reise beginnt mit unserer Beurteilung(Link wird in neuem Fenster geöffnet).

Mithilfe von Tableau Blueprint Planner haben Sie die Vision Ihres Unternehmens für Analytics definiert, Führungskräftesponsoren sowie Mitglieder des Projektteams ermittelt, den aktuellen Status der Unternehmensarchitektur dokumentiert und die Nutzung von Daten sowie Analytics in jedem Geschäftsteam bewertet.

Dies ist ein wichtiger Schritt für ein besseres Verständnis der Anforderungen für Ihr Unternehmen. Er schafft die Voraussetzungen, um für eine breit gefächerte Nutzung der Daten planen und die Erweiterung von Analytics unterstützen zu können. Als Nächstes stellt das Projektteam die Informationen zusammen und dokumentiert die Ergebnisse des Erkundungsprozesses.

Planungsbereiche

Im Folgenden sind Fragen und eine Übersicht für jeden Bereich von Tableau Blueprint Planner aufgeführt:

  • Was ist Ihre Vision und welche strategischen Initiativen, Unternehmensziele bzw. Herausforderungen gibt es? (Registerkarte „Analytics-Strategie“) Ihre Vision für moderne Analytics und für die breit gefächerte Nutzung von Daten sollte ambitioniert aber auch in der Praxis realisierbar und an den Zielen Ihres Unternehmens ausgerichtet sein. Ihre strategischen Initiativen und Unternehmensziele bieten eine Orientierung für das Erstellen von KPIs und Kennzahlen, mit denen der Fortschritt im Hinblick auf die gewünschten Ergebnisse nachverfolgt werden kann. Durch Verknüpfung dieser Initiativen mit Daten und Analytics können Sie damit Ihre Mitarbeiter als Motor für Veränderung motivieren.

    Diese Initiativen ermöglichen in der Regel auch die Identifizierung der für Führungskräfte relevanten Bereiche und der spezifischen Inhalte, die für deren geschäftliche Entscheidungen von Bedeutung sind. Inhalte der Führungsebene geben Ihren Sponsoren die Möglichkeit, datengesteuertes Entscheidungsverhalten zu veranschaulichen und zu modellieren. Strategische Initiativen können beispielsweise folgende Ziele haben: Verbesserung der Benutzererfahrung, Erhöhung der Markenbekanntheit oder Reduzierung der technischen Probleme durch Systemmodernisierung. Die Daten, die diesen Beispielen zugrunde liegen, können gemessen und im Hinblick auf die Erreichung Ihres Ziels nachverfolgt werden.

    Durch frühe Ermittlung der potenziellen Probleme oder Hindernisse sind Sie auf die Verminderung von Risiken, die den Erfolg gefährden, besser vorbereitet. Viele Risiken können durch einen planvollen und systematischen Ansatz für die Implementierung entschärft werden.

  • Wer sind die Führungskräftesponsoren und die Mitglieder des Projektteams? (Registerkarte „Rollen und Verantwortlichkeiten“) Die Anzahl der am Projekt beteiligten Personen ist weniger wichtig als die verfügbare Fachkompetenz für die entsprechende Rolle bei Bedarf. Denken Sie daran, dass bei größeren Unternehmen die Wahrscheinlichkeit steigt, dass mehr Mitarbeiter beteiligt sind, da speziellere Rollen vorhanden sind. Sorgen Sie dafür, dass die für eine erfolgreiche Umsetzung der Initiative erforderlichen Personen eingebunden werden.

    Führungskräftesponsoren sollten immer präsent und aktive Befürworter der Plattform sein. Sie legen im Projektteam nicht nur die Skalierung der Technologie fest, sondern sorgen auch für den erforderlichen Support, für Schulungsmaßnahmen und für die Verwaltungsstruktur, um effektiv das Änderungsmanagement bei der Einführung zu steuern und um strukturelle Hindernisse auf dem Weg zu einem datengesteuerten Unternehmen zu beseitigen.

    Zum abteilungsübergreifenden Projektteam gehören IT-/BI-Experten, Tableau Server- und/oder Site-Administratoren sowie ausgewählte Inhaltsautoren und Dateneigentümer aus verschiedenen Abteilungen. Halten Sie in der ersten Bereitstellungsphase wöchentliche Meetings ab, die, wenn sich die operativen Abläufe eingespielt haben, auch zweiwöchentlich oder monatlich stattfinden können. Der Projektfortschritt sollte genauso wie Probleme, die eskaliert und von den Entscheidungsträgern gelöst werden müssen, regelmäßig an die Führungskräftesponsoren übermittelt werden.

    Wenn es noch keine Führungskräftesponsoren gibt, sollten Sie mithilfe der Daten- und Analytics-Umfrage und der Registerkarte „Anwendungsfälle und Datenquellen“ exemplarische Anwendungsfälle ermitteln, die den Wert eines datengesteuerten Vorgehens am besten belegen.

  • Wie wird Tableau in die vorhandene Technologie eingebunden? (Registerkarten „Unternehmensarchitektur – Umfrage“) Dies wird im Arbeitsbereich „Agilität“ durchgeführt. Das Verständnis für das Zusammenwirken dieser Elemente ist Voraussetzung für die Installation, die Konfiguration und den fortlaufenden Betrieb von Tableau Server oder Tableau Cloud.

    Die IT-Abteilung sollte den aktuellen Status der Unternehmensarchitektur dokumentieren und diesen regelmäßig überprüfen, wenn die technologische Plattform sich ändert. Da Tableau in Ihre Plattformen, in Ihr Netzwerk, in Datenbanken und Anwendungen eingebunden wird, müssen alle entsprechenden Integrationspunkte unbedingt ermittelt werden.

    Zusätzlich zur Ermittlung der Integrationspunkte auf Systemebene sollten Sie mit dem Packen und Testen der Clientsoftware sowie von Tableau Desktop und Tableau Prep Builder für eine Selfservice-Installation und/oder eine Installation im Hintergrund beginnen. Wenn auch eine mobile Nutzung erforderlich ist, muss außerdem die Tableau Mobile-App veröffentlicht und mit der Unternehmens-MDM-Lösung getestet werden. Überlegen Sie auch, wer eventuell andere Anwendungen installiert, z. B. tabcmd, das Content Migration Tool oder Tableau Bridge für Tableau Cloud.

  • Wie werden Daten ausgewählt und verwaltet, verteilt und genutzt sowie gesichert? (Registerkarte „Daten und Analytics – Umfrage“) Durch Umfragen bei jedem teilnehmenden Geschäftsteam kann das Tableau-Projektteam ermitteln, wie die Daten aktuell genutzt werden, welche Art von Inhalten am bedeutsamsten sind und wie viel Unterstützung erforderlich ist. Für den aktuellen Staus muss jede Datenquelle berücksichtigt werden – CSV-Dateien, über E-Mail verteilte Berichte und lokale Datenbankdateien bis zu Unternehmens-Data-Warehouses, Cloudanwendungen und externen Quellen.

    Zur Durchführung der Daten- und Analytics-Umfrage müssen Sie sich mit den Verantwortlichen abstimmen, ob sie selbst antworten möchten oder ob jemand aus dem Projektteam befragt werden soll. Wenn von der ersten Bereitstellung beispielsweise fünf Geschäftsteams betroffen sind, müssen Sie fünf Daten- und Analytics-Umfragen durchführen und die Informationen für jedes Team dokumentieren. Nach der Erfassung der Informationen aus jedem Team ist es hilfreich, diese zusammenzufassen und dem jeweiligen Geschäftsteam zur Prüfung vorzulegen.

    Diese Umfrage sollte für jedes neue Team im Rahmen der jeweiligen Einführung wiederholt werden. Sie bietet auch eine gute Möglichkeit, den Kontakt zu Teams herzustellen und ein besseres Verständnis davon zu bekommen, wie sie Tableau für datengesteuerte Entscheidungen nutzen.

  • Welche Anwendungsfälle haben die größte Wirkung? (Registerkarte „Anwendungsfälle und Datenquellen“) Beginnen Sie bei der Priorisierung von Datenquellen für die Veröffentlichung und Zertifizierung in Tableau Server oder Tableau Cloud mit Datenquellen geringer Komplexität und mit großer Wirkung, um schnelle Erfolge erzielen zu können. Die Wirkung und der Nutzen können in der Regel nach der Größe der Zielgruppe und der Relevanz für die Führungsebene ermittelt werden.

    Veröffentlichen und zertifizieren Sie Datenquellen und erstellen Sie Arbeitsmappen zur Beantwortung relevanter geschäftlicher Fragen. Legen Sie mindestens eine zertifizierte Datenquelle und ein Dashboard pro Team fest, damit Inhalte für die Einarbeitung vorhanden sind.

    Wenn neue Datenquellen ermittelt werden, können sie danach hinzugefügt werden. Über die anfänglichen Anwendungsfälle hinaus wird auf diese Weise im Zuge der Bereitstellung ein wiederholbarer Prozess zum Hinzufügen neuer Datenquellen etabliert.

  • Wie können Sie Vertrauen in Daten und gleichzeitig eine verantwortungsvolle Nutzung sicherstellen? (Registerkarte „Daten- und Inhalts-Governance“) Klassifizieren Sie aus den in der Daten- und Analytics-Umfrage ermittelten Datenquellen und den in der Registerkarte „Anwendungsfälle und Datenquellen“ vorhandenen anfänglichen Inhalten unterschiedliche Arten von Daten nach Vertraulichkeit und Zielgruppe. Definieren Sie anschließend zentralisierte, delegierte und selbstverwaltete Governance-Modelle für jeden Bereich der Daten- und Inhalts-Governance.

    Da für die Governance alle verantwortlich sind, sollten die Modelle vom abteilungsübergreifenden Projektteam definiert werden, um eine optimale Abstimmung zwischen Flexibilität und Kontrolle zu erreichen. Veröffentlichen Sie die Governance-Modelle Ihres Unternehmens im Befähigungs-Intranet, damit alle Benutzer darauf zugreifen können. Durch klare Kommunikation der Governance-Richtlinien können Sie vermitteln, dass Governance den Zugriff auf Daten ermöglicht, statt ihn zu beschränken, und Vertrauen im Prozess aufbaut.

    Für die Bewältigung steigender Anforderungen im Zuge der zunehmenden internen Nutzung und Befähigung ist ein iterativer Ansatz erforderlich. Die jeweiligen Gespräche sollten frühzeitig und so oft wie möglich stattfinden.

  • Welche Beziehung hat eine Tätigkeit zu Daten? (Registerkarte „Zuordnung der Schulungsrolle“) Das Projektteam sollte mit Personas auf der Grundlage der Rolle jeder Position im Workflow unterschiedliche Benutzertypen klassifizieren. Wir haben eigene Schulungsrollen gemäß unserem Schulungsangebot entwickelt, die als Ausgangspunkt verwendet werden können. Sie können diese Rollen wie konzipiert nutzen oder sie Ihren speziellen Anforderungen anpassen und dafür zusätzliche Qualifikationen für bestimmte Tätigkeiten hinzufügen. Beispielsweise lässt sich jedem Mitarbeiter mit der Position „Analyst“ die Schulungsrolle „Analyst“ zuordnen und alle Mitarbeiter mit Leitungs- und Führungsfunktion können die Schulungsrolle „Führungskräftesponsor“ erhalten. Für die zugeordneten Schulungsrollen müssen die einzelnen Personen dann die entsprechenden Lernpfade ausführen.

    Für bestehende Mitarbeiter sollten Sie deren Einarbeitung und Schulung in Tableau mit der Verfügbarkeit zertifizierter Datenquellen und Dashboards abstimmen. Starten Sie mit Inhaltsautoren und Dateneigentümern, damit diese die erforderlichen Qualifikationen haben, um mit dem Erstellen von Inhalten für andere zu starten. Veröffentlichen Sie Ihre Schulungspläne und erstellen Sie kurze, einführende und abrufbare Videos mit den Daten des Teams, um Analytics in einen leichter verständlichen Kontext zu stellen.

    Je früher Sie Daten in den Einstellungsprozess und in die Einarbeitung von Mitarbeitern einbinden, desto geringer ist der Aufwand, um später festzustellen, wie die einzelnen Mitarbeiter Daten nutzen. Dies ist ein zentraler Schritt, dessen Bedeutung für den Aufbau von Analytics-Kompetenz im gesamten Unternehmen sowie für die Entwicklung und Bindung vorhandener vielversprechender Mitarbeiter nicht unterschätzt werden darf.

  • Wer nutzt Tableau und welche Lizenzen sind erforderlich? (Registerkarte „Tableau-Benutzer“) Führen Sie anhand der geschätzten Größe der Zielgruppe auf der Registerkarte „Anwendungsfälle und Datenquellen“ einen Drilldown um eine weitere Ebene durch, um Benutzer aufzulisten. In der Registerkarte „Tableau-Benutzer“ werden alle Benutzer zusammengestellt, aufgeschlüsselt nach Abteilung, Lizenzstufe, Site-Rolle, entsprechender Schulungsrolle und Einstiegsdatum.

    Diese Tätigkeit wird im Arbeitsbereich „Kompetenz“ mit Schulung, Ermittlung der Benutzerbeteiligung und Analytics-Best-Practices ausgeführt. Der Schritt ermittelt die Anzahl der Benutzer nach Abteilung, Team und Schulungsrolle für Schulungszwecke. Für Tableau Server ist die Anzahl der dokumentierten Benutzer ein wichtiger Aspekt für die Bestimmung der Größe Ihrer Server-Umgebung und für die Planung der Benutzereinführung im Rahmen des erwarteten zukünftigen Wachstums.

  • Wie ermöglichen Sie Freigabe und Zusammenarbeit? (Registerkarte „Community“) Die Registerkarte zur Community-Planung enthält die empfohlenen Ressourcen und Aktivitäten für das Erstellen eines Netzwerks an Benutzern, die sich für Daten begeistern. Im Mittelpunkt der Einführungsplanung sollten ein Kommunikationsplan, die Selbsthilfe-Ressourcen des Befähigungs-Intranets und der Support-Eskalationspfad stehen. Planen Sie ein erstes internes Meeting der Benutzergruppe und terminieren Sie es in einem festen Intervall.

    Diese Tätigkeit wird im Arbeitsbereich „Community“ ausgeführt. Der erste Schritt muss nicht umfangreich sein, weder was die Inhalte noch was die Mitwirkung angeht. Lassen Sie sich auch nicht entmutigen, wenn die Beteiligung zu Beginn noch nicht hoch ist.

  • Wie bleiben Sie bei neuen Features und Funktionen auf dem aktuellen Stand? (Registerkarten „Upgrade-Planung“ und „Upgrade-Checkliste“) Vielleicht kommt es Ihnen verfrüht vor, schon an dieser Stelle an die Handhabung von Upgrades zu denken. Ein proaktiver Ansatz für die Art und Weise sowie für den Zeitpunkt von Upgrades garantiert aber positive Ergebnisse für alle. Die Registerkarten „Upgrade-Planung“ und „Upgrade-Checkliste“ bieten eine Hilfe für die Festlegung der anleitenden Richtlinien und des unterstützenden Software-Upgrades, der erforderlichen Kommunikation und Schulung. Außerdem wird damit die Definition der Supportpläne für erfolgreiche Ergebnisse nach der Umstellung auf neue Versionen von Tableau Server und Clientsoftware oder von Clientsoftware, die eine Verbindung zu Tableau Cloud herstellt, unterstützt. Diese Tätigkeit wird in den Arbeitsbereichen „Agilität“, „Kompetenz“ und „Community“ ausgeführt.

Projektkennzahlen

„Analytics für eigene Analytics“ ist nicht einfach der Name für eine bahnbrechende Veranstaltung der Tableau Conference. Durch Analyse des Fortschritts der Bereitstellung kann das Projektteam den Bedarf im Unternehmen ermitteln und feststellen, was funktioniert und was nicht. Damit lassen sich Fortschritte erkennen sowie Möglichkeiten für Verbesserungen. In den folgenden Tabellen finden Sie Kennzahlen, die Ihnen ein Kontrolle der Bereitstellung ermöglichen:

Führungskräfte-KPIs

  • Prozentsatz der Nutzung von Tableau-Inhalten durch Führungskräfte, wie etwa Materialien zu strategischen Initiativen

  • Nutzung von Analytics für Meetings und von Kennzahlen zur Leistung von Abteilungen/Teams

  • Erwartete Wirkung und ROI: erhöhter Umsatz, reduzierte Kosten, verbesserte Ergebnisse für Unternehmen und Kunden

IT-KPIs

  • Prozentualer Anteil der von Geschäftsanwendern und der von der IT erstellten Inhalten

  • Prozentualer Anteil der verfügbaren und der analysierten Daten

  • Genutzte vs. zugewiesene Lizenzen

  • Gesamtbetriebskosten: Akquisitions-, Implementierungs-, Support- und Schulungskosten

Analytics-KPIs:

  • Prozentsatz der vorhandenen Benutzer

  • Benutzerbeteiligung (auf Organisationsebene): Häufigkeit von Benutzeranmeldungen, Tage seit der letzten Anmeldung und Benutzer, die sich nur einmal angemeldet haben

  • Erstellte und veröffentlichte Inhalte (auf Organisationsebene)

  • Inhaltsnutzung (auf Organisationsebene)

  • Prozentualer Anteil der zertifizierten veröffentlichten Datenquellen

  • Verhältnis der zertifizierten Projektarbeitsmappen zu Ad-hoc-Projektarbeitsmappen

  • Prozentualer Anteil aller geschulten Benutzer nach Analytics-Kompetenz, rollenbasiertem Badge und Produktzertifizierung

  • Prozentualer Anteil der Benutzer, die Ihre analytischen Fertigkeiten durch Übernahme höherer Schulungsrollen verbessert haben

Geschäftsbereichs-KPIs

  • Prozentualer Anteil der geschulten Benutzer im Team

  • Umfang erstellter und veröffentlichter Inhalte

  • Benutzerverhalten (auf Abteilungs- oder Teamebene): Häufigkeit von Benutzeranmeldungen, Tage seit der letzten Anmeldung und Benutzer, die sich nur einmal angemeldet haben

  • Arbeitsproduktivität: erhöhte Analystenproduktivität und Effizienz von Wissensarbeitern

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