Intuit QuickBooks Online

Questo articolo descrive come connettere Tableau ai dati di Intuit QuickBooks Online e impostare l’origine dati.

Nota: Tableau sta lavorando a un connettore sostitutivo. Una volta completato, verrà aggiunto a questa pagina.

Avviso: il connettore Intuit QuickBooks è stato deprecato a partire dalla versione 2023.1. Puoi utilizzare il connettore finché non viene ritirato. Una volta ritirato, il connettore viene rimosso dall’interfaccia utente di Tableau e qualsiasi origine dati che utilizza il connettore non funzionerà più come previsto. Il connettore deprecato verrà ritirato 1-2 versioni dopo che sarà reso disponibile il connettore sostitutivo.

Nota: per le informazioni più aggiornate su questo connettore, consulta l’argomento della Guida Intuit QuickBooks Online per la versione corrente di Tableau.

Prima di iniziare

Prima di iniziare, raccogli queste informazioni di connessione:

  • Indirizzo e-mail o 'ID utente e password per l’account online Quickbooks.

Nota: per collegare Tableau ai dati di QuickBooks Online, devi essere l’amministratore di un’azienda QuickBooks Online. Solo un amministratore della tua azienda può connettere Tableau a QuickBooks Online.

QuickBooks Online non supporta il recupero delle transazioni di Adeguamento inventario. Per informazioni su quando le transazioni di Adeguamento inventario saranno disponibili nell’API QuickBooks Online, vedi le risposte a questa domanda(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra) nel sito Web dello sviluppatore di Intuit.

Effettuare la connessione e impostare un’origine dati

  1. Avvia Tableau e, in Connetti, seleziona Intuit QuickBooks Online. Per un elenco completo delle connessioni dati, seleziona Altro in A un server. Se la scheda Tableau si apre nel browser predefinito, procedi come segue:
    1. Immetti il tuo indirizzo e-mail o ID utente e password dell’account QuickBooks Online.
    2. Seleziona Accedi.

      QuickBooks Online richiede periodicamente la verifica in due passaggi. In tal caso, segui le istruzioni per ottenere un codice di conferma dell’account Intuit.

    3. Se il tuo account è associato a più di un’azienda, seleziona quella a cui desideri connetterti.
    4. Seleziona Autorizza per autorizzare la condivisione sicura dei dati da parte di Intuit con Tableau Desktop.
    5. Se Tableau non riesce a effettuare la connessione, verifica che le tue credenziali siano corrette. Se ancora non riesci a connetterti, significa che il tuo computer ha problemi a localizzare il server. Per ulteriore assistenza, contatta l’amministratore di rete o l’amministratore del database.

  2. Nella pagina dell’origine dati, esegui le seguenti operazioni:

    1. (Facoltativo) Seleziona il nome dell’origine dati predefinita nella parte superiore della pagina, quindi immetti un nome univoco per l’origine dati da utilizzare in Tableau. Ad esempio, utilizza una convenzione di denominazione dell’origine dati che aiuti gli altri utenti a capire a quale origine dati connettersi.

    2. In Tabella, seleziona una tabella e trascinala nella parte superiore del canvas.
    3. Seleziona la scheda Foglio 1 per avviare l’analisi.

      Dopo aver selezionato la scheda foglio, Tableau importa i dati creando un’estrazione. Nota che Tableau Desktop supporta solo estrazioni per QuickBooks Online. Puoi aggiornare i dati aggiornando l’estrazione. Per maggiori informazioni, consulta Estrarre i dati.

      La creazione di estrazioni può richiedere più o meno tempo a seconda della quantità di dati inclusi.

Utilizzare la tabella Voci di vendita e spesa per creare report contabili

QuickBooks Online aggrega le informazioni necessarie per creare una varietà di report, ad esempio conti economici e stati patrimoniali. Poiché i dati sono aggregati da QuickBooks Online, non è possibile creare questo tipo di report in Tableau. Per rimediare a questo problema, abbiamo aggiunto una tabella in Tableau, Voci di vendita e spesa, che include i dettagli delle voci con tutti i campi necessari per creare questi report.

Struttura della tabella Voci di vendita e spesa

La tabella Voci di vendita e spesa contiene informazioni per le transazioni (o i documenti) seguenti di QuickBooks Online:

Fattura

Pagamento fattura

Nota di credito

Deposito

Stima

Fattura

Registrazione a giornale

Pagamento

Acquisto

Ordine di acquisto

Ricevuta di rimborso

Ricevuta di vendita

Credito fornitore

La maggior parte delle transazioni hanno figli (o voci secondarie). Una fattura, ad esempio, presenta voci di dettaglio, come nell’immagine seguente:

Alcune transazioni hanno voci di gruppo, che consistono in un gruppo di altre voci, come nell’immagine seguente:

La tabella Voci di vendita e spesa denormalizza la relazione "transazione-voce" includendo una riga per voce e duplicando i campi transazione su ogni riga. Nel caso di una voce di gruppo con figli, la tabella include gli elementi figlio del gruppo invece del gruppo stesso.

L’immagine seguente mostra come queste due fatture appaiono in Tableau con i dati denormalizzati:

Oltre alle tabelle delle transazioni, la tabella Voci di vendita e spesa contiene informazioni per la tabella dei Conto.

Creare un join di tabelle con la tabella Voci di vendita e spesa

Utilizzando la tabella Voci di vendita e spesa, puoi creare un join con le tabelle Conto e delle transazioni per ottenere le informazioni dettagliate necessarie per il report desideri creare.

Per creare un join della tabella Conto con ogni riga di una transazione, unisci [Valore di riferimento conto dettaglio riga] nella tabella Voci di vendita e spesa a [Conto ID] nella tabella Conto.

Per le tabelle delle transazioni di QuickBooks Online (ad esempio, Fattura, Stima, Ordine di acquisto e così via), unisci [Tipo di transazione] + [ID] + [ID riga] nella tabella Voci di vendita e spesa ai campi equivalenti della tabella delle transazioni. Ad esempio, se crei un join con la tabella delle transazioni di Fattura, il campo [ID] da unire per Fattura è [(ID) Fattura]; il campo [ID riga] da unire per Fattura è [ID riga (Fattura)] e così via.

L’immagine seguente mostra più join con la tabella Voci di vendita e spese a sinistra ed esempi delle clausole di join per la tabella Conto e la tabella Fattura a destra.

Creare l’origine dati QuickBooks Online

Questi sono i passaggi generali per iniziare a creare un’origine dati da utilizzare per creare vari report, ad esempio i conti economici:

  1. Connettiti a QuickBooks Online.
  2. Nella pagina Origine dati, in Tabella, seleziona la tabella Voci di vendita e spesa.
  3. Crea un join di una o più delle tabelle elencate in Struttura della tabella Voci di vendita e spesa con la tabella Voci di vendita e spesa per includere i dati necessari per il report che desideri creare.
  4. Dopo aver creato la tua origine dati, puoi generare i tuoi documenti e analizzare i dati.

Risolvere gli errori di QuickBooks Online

Quando provi a connettere Tableau ai dati di QuickBooks Online, potresti visualizzare uno dei seguenti errori:

Cartelle di lavoro salvate in versioni precedenti di Tableau

Le cartelle di lavoro e le origini dati create prima della versione 2018.2 di Tableau non potranno accedere alle tabelle o ai campi aggiunti nelle versioni successive del connettore. Per risolvere il problema, apri una nuova cartella di lavoro e crea una nuova connessione all’origine dati QuickBooks Online. Copia e incolla i fogli di lavoro che desideri mantenere dalla connessione precedente oppure ricreali su Tableau.

Spiacenti, solo gli amministratori possono acquistare app…

QuickBooks Online richiede che ogni utente che collega un’app a QuickBooks Online sia un amministratore dell’azienda. Se non sei un amministratore nell’account dell’azienda, visualizzerai il seguente errore di Intuit:

Spiacenti, solo gli amministratori dell’azienda di <indirizzo e-mail> possono acquistare app nell’azienda. Contatta l’amministratore dell’azienda o scegli un’altra azienda.

Per risolvere il problema, chiedi al proprietario dell’account aziendale di renderti amministratore dell’azienda nell’account.

Codice di errore: app_already_purchased

È consentita la connessione di un solo amministratore dell’azienda per applicazione, ad esempio Tableau Desktop. Se qualcuno della tua azienda ha già connesso Tableau all’account di QuickBooks Online, viene visualizzato il seguente errore di Intuit:

Oh no! Si è verificato un errore. Chiudi la finestra e riprova.

Codice di errore: app_already_purchased

Messaggio: un altro utente ha già effettuato la sottoscrizione all’applicazione per questa azienda. Contatta <indirizzo e-mail> per applicare modifiche su questa sottoscrizione.

Per risolvere il problema, chiedi all’amministratore dell’azienda di rinunciare ai privilegi dell’applicazione per Tableau Desktop e di assegnarli a te. Se questo non è possibile perché, ad esempio, l’amministratore utilizza attivamente Tableau, un’altra opzione consiste nella pubblicazione dell’origine dati su Tableau Server o Tableau Cloud da parte dell’amministratore, in modo che chiunque disponga dell’autorizzazione possa accedere ai dati.

La modifica di una connessione apre la pagina Le mie app

Se devi accedere a un’altra azienda QuickBooks Online, dopo aver eseguito l’accesso (e probabilmente dopo la procedura di autenticazione in due passaggi), Intuit potrebbe visualizzare la pagina delle app personali anziché la pagina "seleziona l’azienda a cui connettersi". Per risolvere il problema, esegui la procedura seguente:

  1. Chiude la pagina Le mie app.

  2. Nel riquadro Connetti di Tableau, seleziona QuickBooks Online.

  3. Se il tuo account è associato a più di un’azienda, seleziona quella a cui desideri connetterti.

  4. Seleziona Autorizza per aprire la pagina Origine dati di Tableau.

 

Vedi anche