Intuit QuickBooks Online

En este artículo se describe cómo conectar Tableau a los datos de Intuit QuickBooks Online y cómo configurar la fuente de datos.

Nota: Tableau está trabajando en un conector de reemplazo. Una vez que esté completo, se agregará a esta página.

Advertencia: El conector de Intuit QuickBooks está obsoleto a partir de la versión 2023.1. Puede usar el conector hasta que se retire. Una vez que se retira el conector, se elimina de la interfaz de usuario de Tableau y las fuentes de datos que usan el conector ya no funcionarán como se esperaba. El conector obsoleto se retirará 1 o 2 versiones después de que el conector de reemplazo esté disponible.

Nota: Para obtener la información más actualizada sobre este conector, consulte el tema de ayuda de Intuit QuickBooks Online para la versión actual de Tableau.

Antes de empezar

Antes de empezar, recopile esta información de conexión:

  • Su dirección de correo electrónico o ID de usuario y la contraseña de la cuenta de QuickBooks Online.

Nota: Para conectar Tableau a datos de QuickBooks Online, debe ser administrador empresarial en la empresa de QuickBooks Online. Solo un administrador de su empresa puede conectar Tableau a QuickBooks Online.

QuickBooks Online no permite recuperar las transacciones de Ajuste de inventario. Si desea saber cuándo estarán disponibles las transacciones de Ajuste de inventario en la API de QuickBooks Online, consulte las respuestas a esta pregunta(El enlace se abre en una ventana nueva) en el sitio web Intuit Developer.

Establecer la conexión y configurar una fuente de datos

  1. Inicie Tableau y, en Conectar, seleccione Intuit QuickBooks Online. Para obtener una lista completa de conexiones de datos, seleccione Más en A un servidor. En la pestaña en que Tableau se abre en el navegador predeterminado, haga lo siguiente:
    1. Escriba su dirección de correo electrónico o ID de usuario y la contraseña de la cuenta de QuickBooks Online.
    2. Seleccione Iniciar sesión.

      QuickBooks Online le solicita periódicamente que complete la verificación en dos pasos. En ese caso, siga las indicaciones para recibir un código para confirmar la cuenta de Intuit.

    3. Si tiene más de una empresa asociada a la cuenta, seleccione a la que desea conectarse.
    4. Seleccione Autorizar para autorizar a Intuit que comparta sus datos de forma segura con Tableau Desktop.
    5. Si Tableau no puede establecer la conexión, compruebe que las credenciales sean correctas. Si sigue sin poder conectar, su equipo tiene problemas para encontrar el servidor. Póngase en contacto con el administrador de red o de base de datos para que le ayude.

  2. En la página de la fuente de datos, haga lo siguiente:

    1. (Opcional) Seleccione el nombre predeterminado de la fuente de datos en la parte superior de la página y luego escriba un nombre único para su uso en Tableau. Por ejemplo, utilice una nomenclatura de fuente de datos que ayude a que los demás usuarios de la fuente de datos puedan deducir a qué fuente de datos deben conectarse.

    2. En Tabla, seleccione una tabla y arrástrela a la parte superior del lienzo.
    3. Seleccione la pestaña Hoja 1 para iniciar el análisis.

      Después de seleccionar la pestaña de la hoja, Tableau importa los datos creando una extracción. Tenga en cuenta que Tableau Desktop solo admite extractos de QuickBooks Online. Actualice la extracción para actualizar los datos. Para obtener más información, consulte Extraer los datos.

      Es posible que la creación de extracciones tarde algún tiempo, dependiendo de la cantidad de datos incluidos.

Utilizar la tabla Elementos de línea de ventas y gastos para crear informes contables

QuickBooks Online agrega la información necesaria para crear una variedad de informes, como estados de ganancias y pérdidas (P&L), y balances generales. Como los datos los agrega QuickBooks Online, usted no puede crear este tipo de informes en Tableau. Para remediarlo, hemos añadido una tabla en Tableau, Elementos de línea de ventas y gastos, que incluye detalles de elementos de línea con todos los campos que necesita para crear estos informes.

Estructura de la tabla Elementos de línea de ventas y gastos

La tabla Elementos de línea de ventas y gastos contiene información para las siguientes transacciones (o documentos) de QuickBooks Online:

Factura

Pago de facturas

Notificación de crédito

Depósito

Estimación

Albarán

Registro en el diario

Pago

Compra

Pedido de compra

Recibo de reembolso

Recibo de venta

Crédito de proveedor

La mayoría de las transacciones tiene elementos secundarios (o subelementos). Por ejemplo, un albarán tiene elementos detallados. Como en este ejemplo:

Algunas transacciones tienen elementos de grupo, que consisten en un grupo de otros elementos de línea. Como en este ejemplo:

La tabla Elementos de línea de ventas y gastos desnormaliza la relación "transacción a elementos" al incluir una fila por elemento y duplicar los campos de transacción en cada fila. En el caso de un elemento de línea de grupo con elementos secundarios, la tabla incluye los elementos secundarios de grupo en vez del grupo.

La siguiente imagen muestra cómo se muestran dos albaranes en Tableau con los datos desnormalizados:

Además de las tablas de transacciones, la tabla Elementos de línea de ventas y gastos contiene información para la tabla Cuenta.

Unir tablas con la tabla Elementos de línea de ventas y gastos

Mediante la tabla Elementos de línea de ventas y gastos puede unirle las tablas Cuentas y de transacciones para obtener la información detallada que necesita para el informe que desea crear.

Para unir la tabla Cuenta con cada línea de una transacción, una [Detalle de línea Valor de referencia de cuenta] en la tabla Elementos de línea de ventas y gastos con [ID de cuenta] en la tabla Cuenta.

Para las tablas de transacciones de QuickBooks Online (por ejemplo, Factura, Estimación, Pedido de compra, etc.), junte [Tipo de transacción] + [ID] + [ID de línea] en la tabla Elementos de línea de ventas y gastos con los campos equivalentes en la tabla de transacciones. Por ejemplo, si crea una unión con la tabla de transacciones Factura, el campo [ID] de unión para Factura es [(ID) Factura]; el campo [ID de línea] de unión para Factura es [ID de línea (Factura)], y así sucesivamente.

La siguiente imagen muestra múltiples uniones con la tabla Elementos de línea de ventas y gastos a la izquierda, así como ejemplos de cláusulas de unión para la tabla Cuenta y la tabla Factura a la derecha.

Crear la fuente de datos de QuickBooks Online

Estos son los pasos generales para ponerse en marcha con la creación de una fuente de datos que pueda utilizar para crear distintos informes, como los de pérdidas y ganancias:

  1. Conéctese a QuickBooks Online.
  2. En la página Fuente de datos, en Tabla, seleccione la tabla Elementos de línea de ventas y gastos.
  3. Puede unir una o más de las tablas enumeradas en la Estructura de la tabla Elementos de línea de ventas y gastos a la tabla Elementos de línea de ventas y gastos para incluir los datos que necesita para el informe que se desea crear.
  4. Después de crear la fuente de datos, puede crear las declaraciones y analizar los datos.

Resolver problemas de QuickBooks Online

Puede que vea uno de los errores siguientes cuando intente conectar Tableau a los datos de QuickBooks Online.

Libros de trabajo guardados en versiones previas de Tableau

Las fuentes de datos y los libros de trabajo creados antes de la versión 2018.2 de Tableau no podrán acceder a tablas o campos añadidos en versiones posteriores del conector. Para resolver este problema, abra un libro de trabajo nuevo y cree una conexión nueva a su fuente de datos de QuickBooks Online. Copie y pegue las hojas de trabajo que desee conservar de la conexión previa o recréelas en Tableau.

Sorry, only administrators can buy apps… (Solo los administradores pueden comprar aplicaciones…)

QuickBooks Online exige que todos los usuarios que conectan una aplicación a QuickBooks Online sean administradores empresariales. El mensaje siguiente de Intuit aparece si usted no es administrador en la cuenta de la empresa:

Sorry, only administrators of <email address>’s Company can buy apps in the company. (Solo los administradores de la empresa de <dirección de correo electrónico> pueden comprar aplicaciones en la empresa. Please contact administrator in the company or else choose another company. Póngase en contacto con el administrador de la empresa o elija otra empresa).

Para resolver este problema, pídale al propietario de la cuenta de la empresa que le nombre administrador empresarial de la cuenta.

Código de error: app_already_purchased

Solo se permite que se conecte un administrador empresarial por aplicación, por ejemplo, a Tableau Desktop. Si alguien de su empresa ya ha conectado Tableau a la cuenta de QuickBooks Online, aparece el error de Intuit siguiente:

Oops! An error has occurred. (Se ha producido un error. Please close this window and try again. Cierre esta ventana y vuelva a intentarlo).

Código de error: app_already_purchased

Mensaje: The application has already been subscribed to by another user for this company. (Otro usuario ya ha suscrito la aplicación para esta empresa. Please contact <email address> to make changes to this subscription. Póngase en contacto con <dirección de correo electrónico> para modificar esta suscripción).

Para resolver este problema, tiene que pedirle al administrador empresarial que renuncie a los privilegios de la aplicación para Tableau Desktop y que se los transfiera. Si no es posible, por ejemplo, porque el administrador usa Tableau, otra opción es que el administrador publique la fuente de datos en Tableau Server o Tableau Cloud, de modo que cualquiera que tenga permiso pueda acceder a los datos.

Cambiar una conexión abre la página Mis aplicaciones

Si tiene que acceder a otra empresa de QuickBooks Online, después de iniciar sesión (y posiblemente después del proceso de autenticación en dos pasos), puede que Intuit muestre la página Mis aplicaciones en vez de la página para seleccionar la empresa a la que quiere conectarse. Para resolver este problema, siga estos pasos:

  1. Cierre la página Mis aplicaciones.

  2. En el panel Conectar de Tableau, seleccione Intuit QuickBooks Online.

  3. Si tiene más de una empresa asociada a la cuenta, seleccione a la que quiera conectarse.

  4. Seleccione Autorizar para abrir la página de la fuente de datos de Tableau.

 

Consulte también