Organizar elementos en una colección

Las colecciones le permiten recopilar elementos relacionados en una lista de fácil acceso. Con una colección, puede organizar los elementos de una manera que sea relevante para usted, sin preocuparse de quién es el propietario de un elemento o en qué proyecto reside en su sitio de Tableau.

Puede mantener una colección privada o compartirla con otros. Cuando otorga a otros acceso a una colección, no hay riesgo de exponer datos, porque las colecciones no afectan los permisos de los elementos que contienen. En una colección, los usuarios solo ven los elementos para los que tienen permiso de acceso.

Es posible que desee crear una colección para:

  • Incorporar nuevos empleados con datos adecuados para sus funciones
  • Organizar los datos que utiliza con frecuencia para un proyecto en un solo lugar
  • Promover datos certificados y dashboards aprobados en su organización

Encontrar colecciones

Desde el panel de navegación, haga clic en Colecciones para ver todas las colecciones que tiene permiso para ver. Las colecciones de las que es propietario aparecen en la pestaña Mis colecciones. Las colecciones no se incluyen en la sección Explorar de su sitio ni cuando realiza una búsqueda, pero aparecen en Favoritos y Compartidos conmigo, si corresponde.

Cuando abre una colección, verá los elementos que tiene permiso para ver. Si hay muchos elementos en la colección, filtre y ordene para encontrar elementos específicos (algunas opciones de filtro y clasificación están limitadas en las colecciones). El número de elementos que se muestran en una colección puede diferir del número total de elementos enumerados en los detalles de la colección, según los permisos para los elementos individuales.

Crear una colección

Para agregar elementos a una colección, primero debe crear una. Cualquiera puede crear una colección. No necesita un rol o permiso específico.

  1. En el panel de navegación, haga clic en Colecciones.

  2. Haga clic en el botón Nueva colección.

    La colección se crea con un nombre predeterminado.

  3. Para cambiar el nombre predeterminado, pase el ratón sobre el nombre y haga clic en el texto resaltado. Escriba un nuevo nombre y haga clic en Guardar.

  4. Para agregar una descripción, pase el ratón sobre el área de descripción y haga clic en el texto resaltado. Escriba una descripción y haga clic en Guardar.

    Editor de descripciones

También puede crear una colección desde el cuadro de diálogo Agregar a colecciones, que se muestra a continuación.

Agregar elementos a una colección

Si puede ver un elemento en su sitio, puede agregarlo a su colección, con la excepción de activos externos (bases de datos, archivos y tablas), lentes y otras colecciones. Debe poseer una colección para poder agregarle elementos. Aunque los elementos que recopile pueden pertenecer a diferentes proyectos, puede agregarlos a una colección sin necesidad de moverlos o copiarlos.

  1. Vaya al elemento que desea agregar a una colección.

  2. Haga clic en Acciones (...) y, a continuación, haga clic en Agregar a colecciones.

    Opción Agregar a la colección en el menú Acciones

    Para agregar varios elementos a una colección, active las casillas de verificación de los elementos y, a continuación, haga clic en Acciones > Agregar a colecciones.

    Agregar selección múltiple en el menú Acciones

  3. En el cuadro de diálogo Agregar a colecciones, seleccione la colección a la que desea agregar el elemento o elementos. Puede seleccionar varias colecciones. Si el nombre de una colección no se puede seleccionar, eso significa que la colección no tiene suficiente espacio para acomodar los elementos. Una colección puede contener un máximo de 1000 elementos.

    (Opcional) Si desea crear una nueva colección para estos elementos, cree una haciendo clic en el botón Nueva colección. Una vez que la cree, la nueva colección se preseleccionará en el cuadro de diálogo.

    Botón de nueva colección

  4. Haga clic en Añadir.

Eliminar elementos de una colección

Puede quitar elementos de colecciones de su propiedad.

  1. En el panel de navegación, haga clic en Colecciones.

  2. Haga clic en la pestaña Mis colecciones.

  3. Abra la colección de la que desea quitar elementos.

  4. Para eliminar un solo elemento, haga clic en Acciones (...) para ese elemento y, a continuación, haga clic en Quitar de esta colección.

    Opción Eliminar de esta colección en el menú Acciones

    Para quitar varios elementos, active las casillas de verificación de los elementos y, a continuación, haga clic en Acciones > Quitar de esta colección.

    Eliminación de selección múltiple en el menú Acciones

Si elimina accidentalmente un elemento, no se preocupe. Simplemente puede volver a su ubicación y volver a agregarlo.

Eliminar una colección o quitar un elemento de una colección no eliminará el elemento real, porque el vínculo entre la colección y los elementos que contienen son como un acceso directo. Esto es diferente de eliminar un proyecto o un elemento de un proyecto, donde se administran los elementos reales. La acción Eliminar está deshabilitada dentro de una colección, por lo que no hay riesgo de eliminar accidentalmente un elemento mientras se administran elementos en una colección.

Administrar permisos de la colección

Las colecciones se establecen como privadas de forma predeterminada. Puede otorgar acceso a una colección a otros usuarios configurando los permisos para la colección directamente u otorgando acceso después de compartir la colección.

Tenga en cuenta que los permisos de una colección no afectan a los elementos de la colección. Esto significa que algunos usuarios pueden ver menos elementos en la colección que usted, porque no tienen permiso para acceder a todos los elementos. Póngase en contacto con el propietario del contenido o con el administrador del sitio para obtener ayuda con los permisos para los elementos restringidos.

Configurar permisos

Si es el propietario de una colección, puede configurar los permisos para la colección. Solo hay una función disponible para las colecciones: Ver. Darles a los usuarios la capacidad de Ver les permitirá ver la colección, pero no podrán agregar ni quitar elementos de la colección. La función Ver para una colección no les da a los usuarios acceso a los elementos de la colección para los que no tienen permiso. Para obtener más información sobre cómo funcionan los permisos en Tableau, consulte Permisos.

  1. Haga clic en el menú Acciones (...) de su colección y, a continuación, haga clic en Permisos.
  2. En Reglas de permisos, haga clic en Agregar regla de grupo/usuario.
  3. Escriba un nombre de grupo o de usuario.
  4. En Plantilla, haga clic en Ver.
  5. Haga clic en Guardar.

La colección ahora aparecerá en la página Colecciones para los usuarios que agregó. A estos usuarios no se les notificará sobre el cambio en los permisos, por lo que si desea que conozcan la colección, compártala con ellos.

Compartir para conceder acceso

La opción para otorgar acceso aparece después de compartir una colección si es el propietario de la colección.

  1. Haga clic en el botón Compartir (Botón Compartir) para la colección.
  2. Escriba el nombre los usuarios con los que desea compartir.
  3. Haga clic en Compartir.
  4. En el cuadro de diálogo Conceder acceso que aparece, haga clic en Conceder acceso.

Si las personas con las que compartió ya tienen acceso a la colección, ya sea porque configuró permisos previamente o porque su rol en el sitio les da acceso, no verá el cuadro de diálogo de otorgar acceso.

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