Integrare Azioni esterne

Nota: le azioni esterne in Tableau si basano sulla funzionalità fornita da Salesforce Flow. La funzione invia i dati selezionati a Salesforce Flow, che viene eseguito su un’infrastruttura Salesforce separata. L’utilizzo di Salesforce Flow e di altri prodotti e servizi Salesforce è soggetto all’accordo con Salesforce.

Dopo aver visto e compreso i tuoi dati in Tableau, quali sono le fasi successive? In genere, agire in base alle informazioni dettagliate sui dati comporta il passaggio da un’applicazione all’altra, spesso copiando e incollando i dati e perdendo il contesto lungo il percorso. Con la funzione di Tableau Azioni esterne, puoi creare e interagire con flussi di lavoro basati sui dati direttamente dalle dashboard e automatizzare le fasi successive utilizzando Flusso di Salesforce.

Informazioni su Flusso di Salesforce

Se non hai familiarità con Salesforce Flow(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra), si tratta di uno strumento senza codice che fornisce automazioni di processo che fanno risparmiare tempo. Un flusso è un componente di Flusso di Salesforce che raccoglie dati ed esegue azioni nella tua organizzazione Salesforce. Sono disponibili diversi tipi di flusso in Salesforce Flow(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra), ma i workflow Azioni esterne in Tableau sono compatibili solo con i flussi lanciati automaticamente.

Nota: per ulteriori informazioni sui flussi, consulta Creare flussi con Flow Builder su Trailhead.

Come funziona Azioni esterne

Dashboard con indicatore selezionato e pulsante del workflow in stato disponibile con la freccia che indica la trasmissione dei dati a Salesforce Flow

Quando un workflow Azioni esterne è configurato per una vista in una dashboard di Tableau, nella vista corrispondente viene visualizzato un pulsante personalizzato nello stato non disponibile (in grigio). Quando si seleziona un indicatore pertinente nella vista (1), il pulsante diventa disponibile. Quindi, quando fai clic sul pulsante (2), i dati dell’indicatore selezionato vengono inviati direttamente a un flusso creato e configurato in Salesforce Flow(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra) (3).

In quanto autore di un workflow Azioni esterne, determini:

  • A quale flusso vengono inviati i dati
  • Da quale dashboard provengono i dati
  • Il testo e l’aspetto del pulsante della dashboard che attiva il flusso di lavoro

Nota: puoi aggiungerne più di un workflow Azioni esterne in una dashboard, ma ciascuno dei flussi corrispondenti deve essere distribuito nella stessa organizzazione Salesforce.

Modi di utilizzare i workflow Azioni esterne

Ci sono infiniti modi di usare i workflow Azioni esterne per automatizzare i processi esistenti nella tua organizzazione. Ad esempio, pensa allo sforzo risparmiato da un workflow che consente ai membri del team della contabilità di inviare le fatture dei clienti direttamente dalla stessa dashboard utilizzata per tenere traccia degli ordini non pagati. O forse stai cercando modi per semplificare la gestione dei casi del tuo team di assistenza. Un workflow che consente ai membri del team di assistenza di inoltrare i casi direttamente dalla dashboard utilizzata per tenere traccia dei casi potrebbe consentire un notevole risparmio di tempo. I workflow Azioni esterne aiutano a mantenere gli utenti nel workflow e consentono alla tua organizzazione di ottenere una maggiore efficienza.

Quando crei un workflow di Azioni esterne, stai essenzialmente costruendo un ponte che collega qualsiasi tipo di origine dati in Tableau con un flusso in Salesforce. Non è necessario che l’origine dati sia connessa a un database Salesforce perché il workflow stesso crea tale connessione. Ciò è particolarmente utile quando sono presenti più gruppi che utilizzano origini dati separate per completare diverse fasi dello stesso processo.

Ad esempio, pensa a tutti i diversi team e strumenti coinvolti quando un cliente effettua un ordine su un sito di e-commerce. I rappresentanti di vendita e-commerce potrebbero utilizzare Salesforce per tenere traccia della vendita mentre i gestori della catena di approvvigionamento utilizzano uno strumento di gestione per detrarre l’articolo acquistato dall’inventario generale dei prodotti. I team di assistenza che aiutano i clienti a risolvere eventuali problemi quando ricevono il prodotto potrebbero essere registrati in Salesforce o analizzati in una dashboard di Tableau. Con un workflow Azioni esterne, puoi collegare tutti questi dati da ciascuno di questi team per semplificare i processi e persino automatizzare alcune delle fasi esistenti.

Migliori pratiche per gli autori dei workflow Azioni esterne

Importante: gli autori delle dashboard che utilizzano la funzionalità Azioni esterne per collegare i dati della dashboard con i flussi integrati in Flusso di Salesforce devono collaborare strettamente con gli amministratori e gli architetti di Salesforce che hanno creato i flussi.

I flussi integrati in Flusso di Salesforce sono sofisticati programmi di automazione aziendale. Sebbene la tua organizzazione possa trarre grandi vantaggi da queste automazioni, è importante capire come funzionano i flussi prima di distribuire i workflow Azioni esterne che li utilizzano. Assicurati di completare la formazione su Salesforce Flow su Trailhead(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra) e di rivedere la documentazione sui flussi(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra). Considera le procedure consigliate per i flussi(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra) nella tua progettazione e tieni a mente i limiti e le considerazioni per i flussi(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra).

Nota: sono disponibili diversi tipi di flusso(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra) in Salesforce Flow, ma i workflow Azioni esterne sono compatibili solo con i flussi lanciati automaticamente.

I workflow Azioni esterne devono essere implementati con attenzione per allinearsi ai vincoli architetturali dei flussi integrati in Flusso di Salesforce. I flussi sono potenti, ma possono anche richiedere molte risorse ed essere complessi. Esistono potenziali problemi di licenza, limitazione dell’esecuzione e concomitanza da considerare e limiti di lettura/scrittura del database che devono essere valutati e testati.

Ci sono anche importanti considerazioni di sicurezza relative ai flussi. Gli utenti con l’autorizzazione Gestisci flussi possono visualizzare e modificare tutti i dati e le risorse nell’organizzazione Salesforce corrispondente. Gli utenti con l’autorizzazione Esegui flussi possono eseguire quasi tutti i flussi attivi nell’organizzazione Salesforce. Per limitare l’accesso solo a quegli utenti che lo richiedono (come gli autori delle dashboard e gli utenti del workflow), l’amministratore di Salesforce può abilitare l’impostazione di sostituzione del comportamento predefinito per un flusso. Per maggiori informazioni, consulta Funzionamento della sicurezza dei flussi(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra).

Gli autori delle dashboard che stanno creando i workflow Azioni esterne devono comunicare con gli amministratori di Salesforce prima di implementare i workflow per evitare risultati indesiderati.

Creare un workflow

Prima di creare un workflow Azioni esterne, gli autori delle dashboard devono collaborare con i loro amministratori di Salesforce per trovare o creare un flusso che soddisfi le loro esigenze. Ad esempio, forse il tuo obiettivo è aiutare l’ufficio contabilità a inviare le fatture direttamente da una dashboard degli ordini non pagati. Per raggiungere questo obiettivo, è necessario un flusso in grado di recuperare dalla dashboard le informazioni di contatto dei clienti e i dettagli degli ordini e compilare le fatture.

Dopo aver deciso quale flusso utilizzare, la fase successiva consiste nell’identificare una dashboard a cui collegarlo. È probabile che i tuoi utenti stiano già interagendo con una dashboard esistente che funziona bene. Tuttavia, se necessario, puoi creare una nuova dashboard(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra).

Con il flusso giusto e la dashboard giusta in mente, è il momento di pensare alla compatibilità dei tipi di dati nella dashboard con i campi di input obbligatori del flusso (chiamati variabili). Ad esempio, la dashboard degli ordini non pagati deve contenere una visualizzazione con tutti i dettagli degli ordini pertinenti, necessari per inviare le fatture ai clienti. Questi dettagli potrebbero includere informazioni come la data dell’ordine, il nome del cliente e le informazioni di contatto, le descrizioni e gli importi degli articoli e gli importi dei pagamenti dovuti.

Quando la dashboard contiene tutti i componenti richiesti, aggiungi l’oggetto Workflow:

  1. In una cartella di lavoro di Tableau, apri una dashboard esistente o creane una nuova(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra).
  2. Dalla sezione Oggetti del riquadro Dashboard, trascina il Workflow in una vista nella dashboard.
    La sezione Oggetti del riquadro Dashboard con l’oggetto Workflow evidenziato e una freccia a destra che indica il trascinamento dell’oggetto sulla dashboard
  3. Quando richiesto, inserisci le tue credenziali di accesso per l’organizzazione Salesforce associata al tuo flusso.

    Nota: quando gli utenti accedono alla dashboard in cui hai configurato il workflow, devono inserire le loro credenziali per Salesforce. Se le loro credenziali per Salesforce scadono durante la visualizzazione della dashboard, viene richiesta la riautenticazione.

  4. Fai clic su Configura workflow .
  5. Nella finestra di dialogo Aggiungi workflow, cerca un flusso in base al nome del flusso o all’autore del flusso.
  6. Seleziona un flusso per visualizzarne i dettagli, inclusi gli input obbligatori (variabili Salesforce) di cui avrà bisogno dalla visualizzazione. Fai clic su Indietro per selezionare un flusso diverso oppure su Avanti per continuare.
  7. Nel menù a discesa Seleziona foglio, seleziona un foglio (foglio di lavoro, dashboard o storia) che contiene gli indicatori che i tuoi utenti selezioneranno e invieranno al flusso.

    Nota: assicurati di selezionare un foglio avente degli indicatori con i campi codificati che desideri mappare agli input obbligatori del flusso. Ad esempio, se desideri mappare la variabile forecast_revenue nel flusso al campo SUM(Sales) in Tableau, devi selezionare un foglio con indicatori che siano codificati con il campo Sum(Sales).

  8. Fai clic su Avanti.
  9. Per ciascuno degli input obbligatori del flusso (variabili Salesforce), seleziona un campo appropriato dal foglio di Tableau scelto nella fase Seleziona foglio.

    Nota: per ogni input, il tipo di dati della variabile Salesforce e il campo di Tableau devono corrispondere.

  10. Fai clic su Avanti.
  11. Configura l’aspetto del pulsante su cui gli utenti faranno clic per attivare il workflow Azioni esterne. Specifica il titolo del pulsante, il colore dello sfondo e il colore del bordo. Controlla l’anteprima per confermare l’aspetto del pulsante.
  12. Nota: ricorda che gli utenti devono selezionare un indicatore dalla vista che hai indicato nella fase Seleziona foglio. Finché non viene selezionato un indicatore, il pulsante non è disponibile. Prendi in considerazione la possibilità di aggiungere testo guida alla dashboard in modo che gli utenti sappiano esattamente con quale visualizzazione interagire e cosa accadrà quando faranno clic sul pulsante.

  13. Fai clic su Fine per creare il workflow e aggiungere il pulsante corrispondente alla vista nella dashboard.

Utilizzare un workflow

Per iniziare come utente del flusso di lavoro, apri la dashboard in cui l’autore della dashboard ha aggiunto un workflow. Puoi confermare che un flusso di lavoro è disponibile se viene visualizzato un pulsante del workflow. L’autore della dashboard personalizza il nome e il formato del pulsante e deve indicare chiaramente l’azione attivata quando si fa clic su di esso (ad esempio "Invia dati" o "Aggiorna record"). Seleziona un indicatore pertinente da una vista nella dashboard, quindi fai clic sul pulsante per avviare il workflow.

GIF che mostra la selezione di un indicatore in una dashboard di Tableau, seguita dal clic sul pulsante del workflow e dalla conclusione con il messaggio di operazione completata

Facendo clic sul pulsante del workflow si attiva la trasmissione dei dati e l’indicatore selezionato determina quali dati vengono inviati. Per questo motivo, il pulsante non è disponibile (grigio) finché non si seleziona un indicatore. Se hai selezionato un indicatore ma il pulsante non è ancora disponibile, verifica di aver selezionato un indicatore su una vista valida per il workflow. Se non hai la certezza di quali viste siano valide, consulta l’autore della dashboard.

A seconda della configurazione, alcuni workflow potrebbero essere operazioni di lunga durata che non vengono completate immediatamente. Se non sei in grado di determinare se il workflow selezionato funziona come previsto, consulta l’autore della dashboard o il tuo amministratore di Salesforce.

Risolvere i problemi di un workflow

Per assistenza nella risoluzione dei problemi con i workflow Azioni esterne, consulta la seguente guida alla risoluzione dei problemi.

Problemi di accesso

  • Per gli autori delle dashboard che utilizzano Tableau Desktop: se l’oggetto Workflow non compare nella sezione Oggetti del riquadro Dashboard, conferma di aver eseguito l’accesso a un sito di Tableau Server o Tableau Cloud. Se non hai effettuato l’accesso, non potrai accedere all’estensione Workflow.
  • Per gli autori delle dashboard: se l’oggetto Workflow non compare nella sezione Oggetti del riquadro Dashboard, verifica con l’amministratore di Tableau che l’estensione sia attivata.
  • Per tutti gli utenti:
    • se il tuo amministratore di Salesforce non ha creato un’app connessa, la funzionalità Azioni esterne non funzionerà. Chiedi al tuo amministratore di Salesforce di creare un’app connessa(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra) in Salesforce per Tableau Server.
    • Se non puoi fare clic su un pulsante di workflow visualizzato in una dashboard, verifica di aver selezionato un indicatore in una vista valida per il workflow. Se non hai la certezza di quali viste siano valide, consulta l’autore della dashboard.

Problemi di autenticazione

  • Per gli utenti di Tableau Cloud o Tableau Server: aggiorna la dashboard nel browser.
  • Per tutti gli utenti: conferma di aver effettuato l’accesso all’organizzazione Salesforce in cui il è stato aggiunto il workflow Azioni esterne. Se necessario, verifica con l’autore della dashboard per confermare l’organizzazione Salesforce corretta.

Messaggi di errore

Messaggio di erroreSpiegazione e risoluzione
Il workflow è disattivato su questo sito. Per maggiori informazioni, contatta l’amministratore di Tableau.L’amministratore di Tableau ha disattivato l’estensione Workflow della dashboard per il tuo sito, quindi non è disponibile per l’uso. Contatta l’amministratore di Tableau per discutere dell’attivazione dell’accesso all’estensione.
Il workflow non è supportato da Tableau ReaderL’estensione Workflow della dashboard e la funzionalità Azioni esterne possono essere utilizzate solo per inviare i dati a un flusso utilizzando Tableau Cloud(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra), Tableau Desktop(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra) o Tableau Server(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra) versioni 2022.3 e successive.
Il flusso contiene uno o più tipi di dati non supportati. Torna indietro per selezionare un flusso diverso o contatta il tuo amministratore di Flusso di Salesforce per rimuovere i tipi di dati non supportati da questo flusso.Il flusso selezionato richiede un input del tipo di dati che non è disponibile nelle dashboard di Tableau o è comunque incompatibile con i workflow di Azioni esterne. Seleziona un flusso diverso se esiste un’alternativa adatta o consulta il tuo amministratore di Salesforce per le fasi successive.
Esistono uno o più tipi di dati non corrispondenti nella mappatura dei campi di input.I tipi di dati per uno o più valori della dashboard mappati ai campi delle variabili di input non sono identici.

Ad esempio, il flusso potrebbe richiedere una variabile numerica per Entrate, ma il valore mappato dalla dashboard era una stringa di testo. A seconda del tuo scenario, hai due opzioni per risolvere questo problema. Puoi modificare il tipo di dati(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra) del campo Entrate in Tableau da stringa di testo a valore numerico. In alternativa, puoi modificare la configurazione del workflow per mappare un campo diverso dalla dashboard che ha un tipo di dati numerico.
Impossibile inviare i dati a Flusso di Salesforce.Si è verificato un errore sconosciuto quando il workflow Azioni esterne ha tentato di inviare dati dalla dashboard al flusso. Contatta l’autore della dashboard per risolvere il problema.
Si è verificato un errore: <exception code>. Contatta l’amministratore di Flusso di Salesforce.L’inter-vista del flusso(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra) (istanza del flusso in esecuzione) non è riuscita. Condividi il codice di eccezione con il tuo amministratore di Salesforce in modo che possa trovare l’email di errore(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra) corrispondente e risolvere il problema di conseguenza.
Workflow non riuscito. Contatta l’amministratore di Flusso di Salesforce.I dati dell’indicatore selezionato nella dashboard sono stati inviati al flusso, ma si è verificato un problema durante la traduzione dei dati nel flusso. Contatta l’amministratore di Salesforce per risolvere il problema.
Impossibile inviare i dati al flusso. Contatta l’autore del workflow.I dati dell’indicatore selezionato nella dashboard non sono stati inviati al flusso. Contatta l’autore della dashboard per risolvere il problema.

Problemi di flusso

  • Alcuni flussi vengono eseguiti in modo asincrono, quindi potresti non sapere immediatamente se un flusso che fa parte di un workflow Azioni esterne è stato eseguito correttamente. A volte, un flusso potrebbe non riuscire e annullare le modifiche senza fornire immediatamente un feedback dettagliato. Tuttavia, quando un flusso non riesce, viene inviata un’e-mail di errore dettagliata all’utente del workflow, all’autore della dashboard e all’amministratore di Salesforce. Gli utenti del workflow devono contattare gli autori della dashboard quando ricevono un’e-mail di errore(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra) del flusso. Autori delle dashboard e amministratori di Salesforce possono quindi collaborare per individuare e risolvere l’errore. Per ulteriori informazioni su come risolvere i problemi relativi ai flussi, consulta Risoluzione dei problemi dei flussi(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra).

Problemi di licenza

Attivare o disattivare Azioni esterne

In Tableau 2022.3 e versioni successive, la funzione Azioni esterne è attivata per impostazione predefinita. Per ulteriori informazioni su come gli amministratori di Tableau possono configurare l’accesso a Tableau Azioni esterne al livello dell’intera organizzazione, consulta Configurare l’integrazione del workflow per le azioni esterne(Il collegamento viene aperto in una nuova finestra).