Intégrer Actions externes

Remarque : les actions externes dans Tableau s’appuient sur les fonctionnalités fournies par Salesforce Flow. La fonctionnalité envoie vos données sélectionnées à Salesforce Flow, qui s’exécute sur une infrastructure Salesforce distincte. L’utilisation de Salesforce Flow et d’autres produits et services Salesforce est soumise à votre accord avec Salesforce.

Après avoir vu et compris vos données dans Tableau, quelle est l’étape suivante? En général, pour agir à l’échelle des découvertes de données, il faut passer d’une application à l’autre, souvent en copiant et en collant les données et en s’écartant parfois du contexte. La fonctionnalité Tableau Actions externes vous permet de créer et d’interagir avec des flux de travail guidés par les données directement dans des tableaux de bord Tableau et d’automatiser vos étapes suivantes à l’aide de Flux Salesforce.

À propos de Flux Salesforce

Si vous ne connaissez pas Salesforce Flow(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre), il s’agit d’un outil sans code qui permet d’automatiser les processus et de gagner du temps. Un flux est un composant de Flux Salesforce qui collecte des données et effectue des actions dans votre organisation Salesforce. Plusieurs types de flux sont disponibles dans Salesforce Flow(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre), mais les flux de travail Actions externes dans Tableau ne sont compatibles qu’avec les flux lancés automatiquement.

Remarque : Pour en savoir plus sur les flux, consultez Créer des flux avec Flow Builder sur Trailhead.

Fonctionnement de Actions externes

Tableau de bord avec un repère sélectionné et un bouton de flux de travail dans l’état disponible, ainsi qu’une flèche indiquant la transmission des données à Salesforce Flow

Quand un flux de travail Actions externes est configuré pour une visualisation sur un tableau de bord Tableau, un bouton personnalisé apparaît sur la visualisation correspondante dans l’état indisponible (en grisé). Lorsque vous sélectionnez un repère pertinent sur la visualisation (1), le bouton devient disponible. Ensuite, lorsque vous cliquez sur le bouton (2), les données du repère sélectionné sont envoyées directement à un flux créé et configuré dans Salesforce Flow(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) (3).

En tant qu’auteur d’un flux de travail Actions externes, vous déterminez :

  • À quel flux les données sont envoyées
  • De quel tableau de bord proviennent les données
  • Le texte et l’apparence du bouton du tableau de bord qui déclenche le flux de travail

Remarque : vous pouvez ajouter plusieurs flux de travail Actions externes à un tableau de bord, mais chacun des flux correspondants doit être déployé dans la même organisation Salesforce.

Façons d’utiliser les flux de travail Actions externes

Il existe d’innombrables façons d’utiliser les flux de travail Actions externes pour automatiser les processus existants dans votre organisation. Par exemple, pensez à l’effort économisé par un flux de travail qui permet aux membres de l’équipe de comptabilité d’envoyer les factures des clients directement à partir du même tableau de bord qu’ils utilisent pour suivre les commandes impayées. Vous cherchez peut-être des moyens de simplifier la gestion des cas par votre équipe d’assistance. Un flux de travail qui permet aux membres de l’équipe d’assistance de faire remonter les cas directement à partir du tableau de bord qu’ils utilisent pour suivre les cas pourrait représenter un gain de temps considérable. Les flux de travail Actions externes aident à maintenir les utilisateurs dans le flux de travail, et permettent à votre organisation de devenir beaucoup plus efficace.

Lorsque vous créez un flux de travail Actions externes, vous créez en principe une passerelle qui connecte tout type de source de données dans Tableau à un flux dans Salesforce. Vous n’avez pas besoin de connecter votre source de données à une base de données Salesforce, car le flux de travail lui-même crée cette connexion. Cette option est particulièrement utile lorsque plusieurs groupes utilisent des sources de données distinctes pour réaliser différentes étapes d’un même processus.

Par exemple, envisagez les différentes équipes et les outils qui entrent en jeu lorsqu’un client passe une commande sur un site de commerce électronique. Les représentants commerciaux du site de commerce électronique peuvent utiliser Salesforce pour faire un suivi de la vente, et les responsables de la chaîne d’approvisionnement utilisent quant à eux un outil de gestion de la chaîne d’approvisionnement pour retirer l’article acheté de l’inventaire général des produits. Les équipes d’assistance qui aident le client à résoudre les problèmes susceptibles de se présenter après réception de son produit peuvent être enregistrées dans Salesforce ou analysées dans un tableau de bord Tableau. Un flux de travail Actions externes vous permet de connecter l’ensemble des données générées par chaque équipe pour rationaliser les processus et même automatiser certaines des étapes existantes.

Meilleures pratiques pour les auteurs de flux de travail Actions externes

Important : les auteurs de tableaux de bord utilisant la fonctionnalité Actions externes pour connecter les données des tableaux de bord à des flux intégrés dans Flux Salesforce doivent collaborer de plus près avec les administrateurs et les architectes de Salesforce qui ont créé ces flux.

Les flux intégrés dans Flux Salesforce sont des programmes sophistiqués d’automatisation de procédés de gestion. Même si votre organisation a beaucoup à gagner de l’utilisation des programmes d’automatisation, il est important de savoir comment fonctionnent les flux avant de déployer les flux de travail Actions externes qui les utilisent. Prenez soin de suivre la formation Salesforce Flow sur Trailhead(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) et de consulter la documentation sur les flux(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre). Tenez compte des meilleures pratiques en matière de flux(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) dans votre modèle ainsi que des limites et considérations relatives aux flux(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre).

Remarque : plusieurs types de flux(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) sont disponibles dans Salesforce Flow, mais les flux de travail Actions externes ne sont compatibles qu’avec les flux lancés automatiquement.

Les flux de travail Actions externes doivent faire l’objet d’une mise en œuvre rigoureuse en fonction des contraintes architecturales des flux créés dans Flux Salesforce. Les flux sont puissants, mais ils peuvent aussi être complexes et gourmands en ressources. Il faut tenir compte des éventuels problèmes d’octroi de licences, de limitation d’exécution et de simultanéité, ainsi que des limites de lecture/écriture des bases de données, qu’il faut évaluer et tester.

Il existe également d’importants problèmes de sécurité liés aux flux. Les utilisateurs ayant l’autorisation Gérer des flux peuvent visualiser et modifier toutes les données et ressources dans l’organisation Salesforce concernée. Les utilisateurs ayant l’autorisation Exécuter des flux peuvent exécuter presque tous les flux actifs dans l’organisation Salesforce. Pour qu’un flux ne soit accessible que par les utilisateurs qui en ont besoin (notamment les auteurs de tableaux de bord et les utilisateurs de flux de travail), votre administrateur Salesforce peut activer le paramètre de redéfinition du comportement par défaut pour ce flux. Pour plus d’information, consultez Sécurité des flux(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre).

Les auteurs de tableaux de bord qui créent des flux de travail Actions externes doivent communiquer avec leurs administrateurs Salesforce avant de mettre en œuvre les flux de travail pour éviter des résultats non souhaités.

Créer un flux de travail

Avant de créer un flux de travail Actions externes, les auteurs de tableaux de bord doivent collaborer avec leurs administrateurs Salesforce pour trouver ou créer un flux qui correspond à leurs besoins. Par exemple, votre objectif est peut-être d’aider votre équipe de comptabilité à envoyer des factures directement à partir d’un tableau de bord des commandes impayées. Pour atteindre cet objectif, vous avez besoin d’un flux capable de récupérer les coordonnées du client et les détails de la commande à partir du tableau de bord et de remplir les factures.

Après avoir déterminé le flux que vous souhaitez utiliser, l’étape suivante consiste à définir un tableau de bord auquel le connecter. Il est probable que vos utilisateurs interagissent déjà avec un tableau de bord existant et efficace. Toutefois, si nécessaire, vous pouvez créer un nouveau tableau de bord(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre).

Lorsque vous avez ciblé le flux et le tableau de bord qui vous conviennent, il faut examiner si les types de données du tableau de bord sont compatibles avec les champs de saisie obligatoires du flux (appelés variables). Par exemple, votre tableau de bord des commandes impayées doit contenir une visualisation avec tous les détails pertinents de la commande nécessaires pour envoyer des factures aux clients. Ces détails incluent notamment des renseignements tels que la date de la commande, le nom et les coordonnées du client, les descriptions et les montants des articles, ainsi que le montant du paiement dû.

Lorsque votre tableau de bord contient tous les composants requis, ajoutez l’objet Flux de travail :

  1. Dans un classeur Tableau, ouvrez un tableau de bord existant ou créez-en un nouveau(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre).
  2. Dans la section Objets du volet Tableau de bord, faites glisser le Flux de travail dans une visualisation du tableau de bord.
    Section Objets du volet Tableau de bord mettant en lumière l’objet Flux de travail et une flèche vers la droite indiquant le déplacement de l’objet vers le tableau de bord
  3. Lorsque cela vous est demandé, entrez vos identifiants de connexion pour l’organisation Salesforce associée à votre flux.

    Remarque : lorsque les utilisateurs accèdent au tableau de bord où vous configurez votre flux de travail, ils doivent saisir leurs identifiants Salesforce. Si leurs identifiants Salesforce expirent pendant la consultation du tableau de bord, ils sont invités à se réauthentifier.

  4. Cliquez sur Configurer le flux de travail.
  5. Dans la boîte de dialogue Ajouter un flux de travail, recherchez un flux par nom de flux ou par auteur de flux.
  6. Sélectionnez un flux pour afficher ses détails, y compris les entrées requises (variables Salesforce) dont il aura besoin à partir de la visualisation. Cliquez sur Précédent pour sélectionner un autre flux ou cliquez sur Suivant pour continuer.
  7. Dans le menu déroulant Sélectionner une feuille, sélectionnez une feuille (feuille de calcul, tableau de bord ou histoire) avec les repères que vos utilisateurs doivent sélectionner et envoyer au flux.

    Remarque : prenez soin de sélectionner une feuille comportant des repères avec les champs codés que vous souhaitez associer aux entrées requises du flux. Par exemple, pour associer la variable forecast_revenue du flux au champ SUM(Sales) dans Tableau, vous devez sélectionner une feuille dont les repères renferment le champ Sum(Sales).

  8. Cliquez sur Suivant.
  9. Pour chaque entrée requise du flux (variables Salesforce), sélectionnez un champ approprié dans la feuille Tableau que vous avez sélectionnée à l’étape Sélectionner une feuille.

    Remarque : pour chaque entrée, le type de données de la variable Salesforce et le champ Tableau doivent correspondre.

  10. Cliquez sur Suivant.
  11. Configurez l’apparence du bouton que vont cliquer les utilisateurs pour déclencher le flux de travail Actions externes. Spécifiez un titre de bouton, une couleur d’arrière-plan et une couleur de bordure. Vérifiez l’aperçu pour confirmer l’apparence du bouton.
  12. Remarque : n’oubliez pas que les utilisateurs doivent sélectionner un repère dans la visualisation que vous avez choisie à l’étape Sélectionner une feuille. Tant qu’un repère n’est pas sélectionné, le bouton n’est pas disponible. Envisagez d’ajouter un texte d’orientation au tableau de bord pour que les utilisateurs sachent exactement avec quelle visualisation interagir et ce qui se passera lorsqu’ils cliqueront sur le bouton.

  13. Cliquez sur Terminé pour créer le flux de travail et ajouter le bouton correspondant à la visualisation du tableau de bord.

Utiliser un flux de travail

Pour commencer à utiliser les flux de travail, ouvrez le volet Tableau de bord où l’auteur de votre tableau de borda ajouté un flux de travail. Vous pouvez confirmer qu’un flux de travail est disponible si le bouton correspondant s’affiche. L’auteur du tableau de bord personnalise le nom et le format du bouton, qui doit indiquer clairement l’action déclenchée lorsque vous cliquez dessus (par exemple « Envoyer des données » ou « Mettre à jour un enregistrement »). Sélectionnez un repère pertinent dans une visualisation du tableau de bord, puis cliquez sur le bouton pour démarrer le flux de travail.

Fichier GIF montrant la sélection d’un repère dans un tableau de bord Tableau, suivi d’un clic sur le bouton de flux de travail et se terminant par un message de réussite

Le fait de cliquer sur le bouton du flux de travail déclenche la transmission des données, et le repère que vous sélectionnez détermine quelles données sont envoyées. Pour cette raison, le bouton n’est pas disponible (grisé) tant que vous n’avez pas sélectionné un repère. Si vous avez sélectionné un repère mais le bouton n’est toujours pas disponible, vérifiez que vous avez sélectionné un repère sur une visualisation valide pour le flux de travail. Si vous ne savez pas quelles visualisations sont valides, consultez l’auteur du tableau de bord.

Selon leur configuration, certains flux de travail peuvent être des opérations à exécution longue qui ne se terminent pas immédiatement. Si vous ne parvenez pas à déterminer si le flux de travail que vous avez sélectionné fonctionne comme prévu, consultez l’auteur du tableau de bord ou votre administrateur Salesforce.

Résoudre un problème lié à un flux de travail

Pour vous aider à résoudre les problèmes liés à un flux de travail Actions externes, consultez les conseils de dépannage suivants.

Problèmes liés à l’accès

  • Pour les auteurs de tableaux de bord utilisant Tableau Desktop : si l’objet de flux de travail ne s’affiche pas dans la section Objets du volet Tableau de bord, vérifiez que vous êtes connecté à un site Tableau Server ou Tableau Cloud. Si vous n’êtes pas connecté, vous ne pourrez pas accéder à l’extension Flux de travail.
  • Pour les auteurs de tableaux de bord : si l’objet de flux de travail ne s’affiche pas dans la section Objets du volet Tableau de bord, consultez votre administrateur Tableau pour s’assurer que l’extension est activée.
  • Pour tous les utilisateurs :
    • Si votre administrateur Salesforce n’a pas créé une application connectée, la fonctionnalité Actions externes ne pourra pas fonctionner. Demandez à votre administrateur Salesforce de créer une application connectée(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) dans Salesforce pour Tableau Server.
    • Si vous ne pouvez pas cliquer sur le bouton d’un flux de travail qui s’affiche sur un tableau de bord, vérifiez que vous avez sélectionné un repère sur une visualisation valide pour le flux de travail. Si vous ne savez pas quelles visualisations sont valides, consultez l’auteur du tableau de bord.

Problèmes d’authentification

  • Pour les utilisateurs de Tableau Cloud ou Tableau Server : actualisez le tableau de bord dans votre navigateur.
  • Pour tous les utilisateurs : vérifiez que vous êtes connecté à l’organisation Salesforce où le flux de travail Actions externes a été ajouté. Si nécessaire, consultez l’auteur de votre tableau de bord pour s’assurer que vous êtes connecté à la bonne organisation Salesforce.

Messages d’erreur

Message d’erreurExplication et résolution
Le flux de travail est désactivé sur ce site. Pour plus d’information, communiquez avec votre administrateur Tableau.Votre administrateur Tableau a désactivé l’extension de tableau de bord Flux de travail pour votre site. Vous ne pouvez donc pas l’utiliser. Communiquez avec l’administrateur Tableau au sujet de l’activation de l’accès à l’extension.
Le flux de travail n’est pas pris en charge par Tableau ReaderVous ne pouvez utiliser l’extension de tableau de bord du flux de travail et la fonctionnalité Actions externes que pour l’envoi des données à un flux à l’aide de Tableau Cloud(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre), Tableau Desktop(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) ou Tableau Server(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre), versions 2022.3 et ultérieures.
Le flux contient un ou plusieurs types de données non pris en charge. Revenez en arrière pour sélectionner un autre flux ou communiquez avec votre administrateur Flux Salesforce pour supprimer les types de données non pris en charge de ce flux.Le flux sélectionné nécessite la saisie d’un type de données qui n’est pas disponible dans les tableaux de bord Tableau, ou qui est par ailleurs incompatible avec les flux de travail Actions externes. Sélectionnez un autre flux s’il existe une solution de rechange appropriée ou consultez votre administrateur Salesforce pour connaître les étapes suivantes.
Un ou plusieurs types de données incompatibles existent dans le mappage des champs de saisie.Le type de données d’une ou de plusieurs valeurs du tableau de bord associées aux champs des variables d’entrée n’est pas identique.

Par exemple, le flux nécessite peut-être une variable numérique pour Chiffre d’affaires, mais la valeur mappée dans le tableau de bord était une chaîne de texte. Selon votre scénario, vous avez deux choix de correction  : Vous pouvez changer le type de données(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) du champ Chiffre d’affaires dans Tableau d’une chaîne de texte à une valeur numérique. Vous pouvez aussi modifier la configuration du flux de travail de manière à associer un autre champ du tableau de bord qui comporte un type de données numérique.
Impossible d’envoyer les données à Flux Salesforce.Une erreur inconnue s’est produite lorsque le flux de travail Actions externes a tenté d’envoyer des données entre le tableau de bord et le flux. Communiquez avec l’auteur de votre tableau de bord pour résoudre le problème.
Erreur survenue : <exception code>. Communiquez avec votre administrateur Flux Salesforce.L’interview de flux(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) (instance d’exécution du flux) a échoué. Communiquez le code d’exception à votre administrateur Salesforce pour qu’il puisse trouver le courriel d’erreur(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) correspondant et résoudre le problème en conséquence.
Échec du flux de travail. Communiquez avec votre administrateur Flux Salesforce.Les données du repère sélectionné dans le tableau de bord ont été envoyées au flux, mais un problème est survenu lors du déplacement de ces données vers le flux. Communiquez avec votre administrateur Salesforce pour résoudre le problème.
Impossible d’envoyer les données au flux. Communiquez avec l’auteur de votre tableau de bord.Les données du repère sélectionné dans le tableau de bord n’ont pas été envoyées au flux. Communiquez avec l’auteur de votre tableau de bord pour résoudre le problème.

Problèmes liés aux flux

  • Certains flux sont exécutés de manière asynchrone. Il se peut donc que vous ne sachiez pas immédiatement si un flux faisant partie d’un flux de travail Actions externes a été exécuté correctement. Il arrive parfois qu’un flux soit interrompu et qu’il annule les modifications apportées sans fournir instantanément des commentaires détaillés. Toutefois, si un flux est interrompu, un courriel d’erreur détaillé est envoyé à l’utilisateur du flux de travail, à l’auteur du tableau de bord et à l’administrateur Salesforce. Les utilisateurs de flux de travail doivent communiquer avec les auteurs de leurs tableaux de bord lorsqu’ils reçoivent un courriel d’erreur(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) liée au flux. Les auteurs de tableaux de bord et les administrateurs Salesforce peuvent alors collaborer pour dépanner et résoudre l’erreur. Pour plus d’information sur la résolution des problèmes liés aux flux, consultez la section Résoudre les problèmes liés aux flux(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre).

Problèmes liés à l’octroi de licences

Activer ou désactiver Actions externes

Dans Tableau 2022.3 et versions ultérieures, la fonctionnalité Actions externes est activée par défaut. Pour en savoir sur la manière dont les administrateurs Tableau peuvent configurer l’accès à Tableau à l’échelle de l’organisation Actions externes, consultez Configurer l’intégration du flux de travail Actions externes(Le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre).