Administrar permisos con proyectos

La utilización de proyectos puede simplificar la administración de permisos mediante características como jerarquías de proyectos anidadas, ocultar los proyectos a determinados usuarios o grupos, autorizar a los líderes de proyecto y bloquear los permisos.

Consejo: la forma en que se establecen los permisos a nivel de proyecto es muy importante, especialmente para el proyecto predeterminado. Cuando se crea un nuevo proyecto de nivel superior, hereda sus reglas de permisos predeterminadas (para todos los tipos de contenido) del proyecto predeterminado. Cuando se crea un nuevo proyecto anidado dentro de otro proyecto, el proyecto secundario hereda sus reglas de permisos predeterminadas del principal.

Administración de proyectos

Los proyectos son contenedores que se utilizan para organizar y gestionar el acceso al contenido. Cuando se conceden privilegios a usuarios que no son administradores para que administren un proyecto, determinadas tareas de administración de contenidos se pueden gestionar a nivel de proyecto.

Líderes de proyecto: los proyectos pueden tener líderes de proyecto, usuarios definidos como Líder de proyecto. Esta configuración otorga automáticamente al usuario sus capacidades máximas para ese proyecto y todo su contenido, en función de su rol en el sitio. Los Líderes de proyecto con el rol Explorer (puede publicar) y superior tendrán todas las capacidades. Los líderes del proyecto son esencialmente administradores locales del proyecto sin acceso a la configuración del sitio o del servidor.

Jerarquía: únicamente los administradores pueden crear proyectos de nivel superior. Los propietarios y líderes de proyectos pueden crear proyectos anidados dentro de sus proyectos. Los propietarios y líderes de proyectos tienen acceso administrativo completo al proyecto y a su contenido, así como a cualquier proyecto anidado que contenga. En una jerarquía, a los líderes de proyecto se les da implícitamente acceso a todo el contenido secundario. Para eliminar el acceso de líder de proyecto, debe hacerlo en el nivel principal de la jerarquía en el cual se haya asignado explícitamente el rol.

Propiedad: un proyecto puede tener varios líderes de proyecto, pero cada proyecto tiene únicamente un propietario. Por defecto, un proyecto es propiedad del usuario que lo haya creado. El propietario de un proyecto se puede cambiar (lo puede hacer el propietario existente o un administrador, pero no un líder de proyecto) a cualquier usuario con un rol en el sitio de Explorer (puede publicar) o Creator, o bien un rol en el sitio de administrador. La propiedad del proyecto se puede cambiar independientemente de si los permisos del proyecto están bloqueados. Esto está vinculado a la propiedad del proyecto. La propiedad del contenido la pueden cambiar los administradores, los líderes o los propietarios del proyecto.

Borrar: el contenido solo puede existir dentro de un proyecto. Solo los administradores pueden crear y eliminar proyectos de nivel superior, pero los líderes de proyecto pueden crear o eliminar proyectos anidados. Cuando se elimina un proyecto, también se borra todo el contenido y los proyectos anidados que contenga. Para eliminar un proyecto sin perder su contenido, mueva primero el contenido a otro proyecto. La eliminación de un proyecto no se puede deshacer.

Para obtener más información sobre la administración de proyectos, consulte Utilizar los proyectos para administrar el acceso a contenido y Añadir proyectos y mover contenido a proyectos.

Establecer un líder de proyecto

Los jefes de proyecto son usuarios que tienen acceso de administrador para un proyecto específico o una jerarquía de proyectos. Antes de la versión 2020.1, Líder del proyecto era una capacidad que se podía establecer como Permitida, Denegada o Sin especificar, como cualquier otra capacidad. A partir de la versión 2020.1, los líderes del proyecto se asignan a través del menú de acciones y funcionan como una configuración más que como una capacidad.

Para asignar la condición de Líder de proyecto a un grupo o usuario:

  1. Abra el cuadro de diálogo de permisos del proyecto.
  2. Seleccione una regla de permiso existente o haga clic en + Añadir regla de grupo/usuario y elija el grupo o usuario deseado.
  3. Abra el menú de acción (...) para esa regla de permiso y seleccione Establecer el líder del proyecto...

Nota: si el menú de acción incluye una opción para Activar "Establecer líder de proyecto", esta se debe seleccionar antes de que el grupo o el usuario pueda establecerse como líder de proyecto. Esta opción solo aparece cuando a ese grupo o usuario se niega la capacidad de Líder de proyecto (antes de la versión 2020.1). Esa capacidad negada se debe eliminar antes de que puedan establecerse como líderes del proyecto.

Una vez que se ha utilizado una regla de permiso para establecer un grupo o un usuario como Líder de proyecto, las plantillas y las capacidades ya no se pueden editar porque todas las capacidades están permitidas para los Líderes de proyecto. Si se establece un Líder de proyecto en un proyecto que contiene proyectos anidados, heredarán el mismo Líder de proyecto.

El estatus de Líder de proyecto siempre se aplica de forma descendente en toda la jerarquía del proyecto y solo se puede eliminar desde el nivel en el que se estableció. Para eliminar el estado de Líder de proyecto, siga los mismos pasos anteriores pero seleccione Eliminar como Líder de proyecto en el menú de acciones. Una vez que un grupo o usuario se ha eliminado como Líder de proyecto, la regla de permiso tendrá todas las capacidades como "Sin especificar". Esto puede significar que su acceso y capacidades respecto a ese proyecto se eliminarán si no hay ninguna otra regla de permiso que les dé otros permisos para el contenido. Para mantener su acceso al proyecto y su contenido, necesitarán tener capacidades establecidas como cualquier otro grupo o usuario.

Bloquear los permisos de contenido

Las reglas de permiso establecidas a nivel de proyecto actúan como un valor predeterminado para el contenido guardado en ese proyecto y cualquier proyecto anidado que contenga. El hecho de que esas reglas predeterminadas a nivel de proyecto se apliquen o sean solo preliminares depende de la configuración de los permisos de contenido. En esta configuración se pueden establecer dos opciones: Bloqueado (recomendado) o Personalizable. Al bloquear un proyecto, se elimina la posibilidad de que los propietarios de los contenidos modifiquen las reglas de permiso de sus contenidos. Los permisos de bloqueo se pueden aplicar a proyectos anidados o solo al proyecto principal en sí.

  • Cuando los permisos de contenido están bloqueados (incluidos los proyectos anidados), las reglas de permiso del nivel de proyecto se aplican en todo el contenido del proyecto y proyectos anidados. (Este era el comportamiento predeterminado para el bloqueo de proyectos antes de la versión 2020.1)
  • Cuando los permisos de contenido están bloqueados (sin incluir los proyectos anidados), se aplican las reglas de permiso establecidas a nivel de proyecto para el contenido del proyecto, pero los proyectos anidados pueden configurarse de forma independiente con sus propias reglas de permiso y como bloqueados o personalizables. (Este es un nuevo comportamiento para los proyectos bloqueados a partir de la versión 2020.1)
  • Cuando los permisos de contenido son personalizables, las reglas de permiso establecidas a nivel de proyecto se aplican a todo el contenido del proyecto de forma predeterminada. Sin embargo, las normas de autorización se pueden modificar para piezas individuales de contenido durante o después de la publicación. (Esto se llamaba Administrado por el propietario antes de la versión 2020.1)

Nota: tanto si las reglas de permiso están bloqueadas como si son personalizables, los permisos sobre el contenido siempre se aplican. Los términos Bloqueado y Personalizable hacen referencia únicamente a la forma en la que el contenido del proyecto hereda los permisos a nivel de proyecto y quién puede cambiarlos. Incluso en un proyecto con permisos personalizables, solo algunos usuarios pueden modificar los permisos (propietario del contenido o del proyecto, líder del proyecto, administradores o aquellos con la capacidad de establecer permisos).

En un proyecto bloqueado:

  • Las reglas de permisos del proyecto por tipo de contenido se aplican a todos los contenidos.
  • Solo los administradores, propietarios y líderes de proyecto pueden modificar los permisos.
  • Los propietarios del contenido pierden la capacidad de establecer permisos, pero conservan todas las demás capacidades en su contenido.
  • Los permisos se pueden predecir, ya que se aplican a todo el contenido del proyecto.

En un proyecto personalizable:

  • Las reglas de permisos de proyecto se aplican de forma predeterminada cuando el contenido se publica en el proyecto o cuando se crean proyectos anidados, pero los permisos se pueden modificar durante la publicación o después de que se crea el contenido.
  • Cualquier usuario con la capacidad de establecer permisos puede modificar las reglas de permisos para ese contenido.
  • Los propietarios del contenido tienen todas las capacidades sobre su contenido.
  • Los permisos pueden ser diferentes según el contenido del proyecto.

Configurar los permisos de contenido (bloquear un proyecto)

Los nuevos proyectos de nivel superior heredan todas las reglas de permisos iniciales del proyecto predeterminado, excepto los permisos de contenido, que se establecen en Personalizable. Si lo desea, lo puede cambiar a Bloqueado.

Para configurar los Permisos de contenido:

  1. Debe haber iniciado sesión en el sitio como administrador, propietario del proyecto o líder del proyecto.
  2. Abrir el cuadro de diálogo de permisos de un proyecto:
  3. Haga clic en el enlace Editar permisos de contenido en la parte superior izquierda y seleccione la opción deseada en el cuadro de diálogo de permisos de contenido

Nota: si en la esquina superior izquierda no se muestra un vínculo de edición en el paso 3 anterior, es posible que se encuentre en el cuadro de diálogo de permisos para (a) un proyecto anidado o un fragmento de contenido en un proyecto bloqueado, en cuyo caso el vínculo debería llevarlo al proyecto de gestión, (b) un fragmento de contenido en un proyecto personalizable, que no mostrará nada, o (c) una vista, que indicará cómo están vinculados los permisos de la vista al libro de trabajo. Para obtener más información sobre la interacción de los permisos para las vistas y los libros de trabajo, consulte Mostrar u Ocultar pestañas de hojas.

Cambiar los permisos de contenido

Cuando se cambia la configuración de los permisos de contenido de un proyecto, el resultado depende de la nueva configuración. Los cambios en las reglas de permiso en una jerarquía bloqueada deben hacerse a nivel del proyecto de gestión.

Cambiando de Cambiando a Resultado
Bloqueado (incluidos proyectos anidados) Bloqueado

No modifica las reglas de permiso existentes.

Cualquier proyecto anidado se convierte en personalizable.

Personalizable

No modifica las reglas de permiso existentes, aunque se pueden personalizar.

Cualquier proyecto anidado se convierte en personalizable.

Bloqueado Bloqueado (incluidos proyectos anidados)

Sobrescribe las reglas de permiso personalizadas existentes para todos los proyectos anidados y su contenido. Esto no se puede deshacer.

Personalizable

No modifica las reglas de permiso existentes, aunque se pueden personalizar.

Todos los proyectos anidados conservan su configuración de permisos de contenido y sus reglas de permiso.

Personalizable Bloqueado (incluidos proyectos anidados) Sobrescribe las reglas de permiso personalizadas existentes para el contenido del proyecto, así como todos los proyectos anidados y su contenido. Esta acción no se puede deshacer.
Bloqueado

Sobrescribe las reglas de permiso personalizadas existentes para el contenido del proyecto. Esto no se puede deshacer.

Todos los proyectos anidados conservan sus reglas de permiso y siguen siendo personalizables.

Mover proyectos y contenidos

Cuando se traslada un proyecto a otro proyecto, se mantienen los ajustes de los permisos del proyecto que se está trasladando, a menos que el proyecto de destino se amplíe para incluir proyectos anidados.

  • Si el proyecto de destino se establece como bloqueado (incluidos proyectos anidados), los permisos para el proyecto que se está moviendo se sobrescriben.
  • Si el proyecto de destino se establece como bloqueado (proyectos anidados no incluidos), los permisos para el proyecto que se está moviendo no se sobrescriben. Tanto si el proyecto movido está bloqueado como si es personalizable, se conserva desde su configuración original.
  • Si el proyecto de destino se configura como personalizable, los permisos del proyecto que se está moviendo no se sobrescriben, pero ahora se pueden editar.
    • Si el proyecto que se está moviendo estaba previamente anidado bajo un proyecto principal bloqueado (incluidos proyectos anidados), cuando se traslada, el proyecto asume el estado bloqueado (incluidos proyectos anidados) y se convierte en el proyecto gestor de los proyectos que contiene. Nota: este es el mismo resultado si un proyecto se traslada para convertirse en un proyecto de alto nivel.
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