Utilizar los proyectos para administrar el acceso a contenido

Cuando los usuarios de Tableau Desktop publican un libro de trabajo o una fuente de datos en un sitio de Tableau Server, pueden seleccionar el proyecto donde deseen publicarlo. Si no especifican un proyecto, el contenido se publica en el proyecto predeterminado.

Como administrador, puede crear proyectos para contener y organizar contenido relacionado o para delegar la administración del contenido. El contenido de Tableau Server son libros de trabajo, vistas y fuentes de datos, así como los proyectos que los contienen. Si el complemento de administración de datos está presente, los tipos de contenido también incluyen flujos y funciones de datos.

La imagen siguiente muestra contenido del proyecto Operations de nivel superior en el entorno de creación web. El proyecto Operations contiene algunos proyectos secundarios (resaltados) y libros de trabajo publicados. Un proyecto también puede contener otros tipos de contenido, como fuentes de datos y flujo.

Por qué utilizar los proyectos

Los proyectos le ayudan a crear procesos escalables para la administración del acceso a contenido publicado en Tableau Server. Sus ventajas incluyen:

  • Permiten que los administradores deleguen la administración del contenido a los líderes de proyectos que trabajan con el contenido más estrechamente, sin tener que darles acceso de administrador al sitio o la configuración del servidor.
    • Los líderes de proyecto pueden crear proyectos anidados debajo de su proyecto de nivel superior, de manera que pueden mantener el contenido de su equipo dentro de una sola jerarquía.
    • Nota: los propietarios de proyecto pueden eliminar los proyectos de nivel superior que les pertenezcan. Los líderes de proyecto no pueden eliminar proyectos de alto nivel.
  • Pueden hacer que el sitio sea más fácil de navegar para los usuarios de autoservicio.
    • Segmentan el sitio de Tableau Server en áreas que proporcionan a los usuarios acceso en función de cómo utilizarán los datos publicados en dichas áreas o del grupo de usuario de Tableau con el que trabajan.
    • Puede ocultar los proyectos a los grupos que no necesiten utilizarlos, crear un esquema de nomenclatura de proyectos distintiva y aprovechar las descripciones de proyecto para aclarar cómo utilizar el proyecto.
  • Le permiten realizar un seguimiento efectivo de los permisos.
    • Puede crear grupos en función del nivel de acceso al contenido que necesiten los usuarios del grupo y establecer permisos predeterminados en proyectos. Esto le permite saber exactamente las funcionalidades que los nuevos usuarios obtienen de forma predeterminada y las funcionalidades que todos los usuarios obtienen cuando se crea un nuevo proyecto.

Cuándo crear jerarquías de proyecto (ejemplo)

Muchas organizaciones tienen varios o más grupos distintos de usuarios de Tableau, cada uno de los cuales tiene sus propias prioridades y líderes. Estos grupos pueden compartir cierto contenido disponible en toda la empresa (o incluso obtenido de un pool de fuentes de datos disponibles para toda la organización), pero principalmente utilizan datos e informes específicos para su equipo. En este caso o en uno similar, un ejemplo de uso de jerarquías de proyecto tendría un aspecto como el siguiente:

  1. Usted, como administrador de servidor o del sitio, puede crear proyectos de máximo nivel para cada uno de los equipos de Tableau distintos.
  2. En cada proyecto de máximo nivel, asigna la función de Líder de proyecto a los líderes de proyectos y cambia la propiedad del proyecto. Los líderes de proyecto son los administradores de contenido a nivel práctico, de modo que es importante que comprenda cómo funcionan los permisos en Tableau, junto con las prácticas recomendadas de administración de contenido de Tableau.
  3. Cada líder de proyecto administra su proyecto y crea la estructura dentro del proyecto que funciona para su equipo. Es decir, puede crear los proyectos secundarios que necesiten en función de cómo colaboran los miembros de su equipo y cómo comparten los datos e informes.

La ventaja que tiene como administrador de sitio es que puede centrarse en el estado del sistema. La ventaja para los usuarios de Tableau es que las personas conocen las prácticas recomendadas para trabajar con Tableau y los datos que gestionan estos aspectos para sus equipos, sin tener que enviar solicitudes de TI para que cambien los permisos o añadan proyectos.

¿Por qué no utilizar sitios?

Si usted administra su propia implementación de Tableau Server, puede crear tantos sitios como desee. Sin embargo, para la gestión de datos e informes en toda la empresa, los proyectos ofrecen la flexibilidad que necesita para administrar los datos e informes compartidos, y los usuarios que pueden pertenecer a múltiples grupos. Muchos administradores de Tableau configuran los proyectos tal y como se describe en la sección anterior para exponer únicamente aquello que necesitan los usuarios que deben trabajar con ello. Los proyectos funcionan mejor que los sitios para la evolución del contenido desde el desarrollo hasta la fase de producción.

Los sitios funcionan bien cuando el contenido se mantiene completamente independiente durante todas las fases y no existe superposición entre los usuarios. Un buen ejemplo (y muy común) para el uso de múltiples sitios es crear un sitio para cada uno de los múltiples clientes externos, cuyo contenido publicado administra como consultor o proveedor. Nuestro Tableau Online mismo es un ejemplo de esto a gran escala. Otro ejemplo puede ser usar un sitio independiente para contenido confidencial que desea que solo use el personal médico o de Recursos humanos.

Administración a nivel de proyecto

Como administrador de sitio o de servidor, puede delegar proyectos de administración y su contenido sin exponer el acceso al sitio o a los ajustes de servidor. Para ello puede cambiar la propiedad de un proyecto o conceder permisos de líder de proyecto a un grupo o usuario en el proyecto.

El propietario del proyecto siempre es un único usuario. De forma predeterminada, el usuario que crea un proyecto es su propietario. El propietario del proyecto cuenta con acceso administrativo al proyecto y a su contenido. También puede hacer que otra persona sea el propietario y asignarle permisos de líder de proyecto.

La configuración de Líder de proyecto proporciona una forma de permitir que múltiples usuarios tengan acceso administrativo al proyecto, sus proyectos secundarios y a todos los libros de trabajo y fuentes de datos de estos proyectos.

Un líder de proyecto no puede ser un administrador o propietario de proyecto. Además de los administradores de sitio y de servidor, el alcance completo de los permisos de líder de proyecto está disponible para los usuarios con un rol en el sitio de Creator o Explorer (puede publicar).

Propiedad del proyecto y acceso de líder de proyecto en las jerarquías del proyecto

En una jerarquía de proyecto de varios niveles, un usuario o un grupo configurado como Líder de proyecto, en cualquier de nivel de la jerarquía, cuenta con todas las capacidades de un Líder de proyecto en todos los proyectos secundarios y su contenido.

Para eliminar el acceso de Líder de proyecto, debe hacerlo en el nivel principal de la jerarquía en el cual se ha asignado explícitamente la configuración o propiedad.

De forma similar, el propietario de un proyecto de cualquier nivel tiene acceso de líder de proyecto a todo el contenido de dicho proyecto, así como a cualquiera de los proyectos secundarios, aunque no sean propietarios de los proyectos secundarios.

Solo el propietario de un proyecto o el administrador pueden cambiar la propiedad de un recurso de contenido, lo cual puede realizarse independientemente de si los permisos del proyecto están bloqueados.

Acciones que los administradores a nivel de proyecto pueden realizar en los proyectos

Los líderes de proyecto y los propietarios pueden realizar las tareas de la lista siguiente, al igual que los administradores de sitio o servidor.

  • Crear y eliminar proyectos de la forma siguiente:
    • Los administradores de sitio o de servidor pueden crear o eliminar proyectos de nivel superior o anidados en cualquier punto del sitio.
    • Los propietarios y líderes de proyecto pueden crear y eliminar proyectos secundarios (anidados) de los proyectos que les pertenecen o en los cuales tengan el estatus de líder de proyecto.
  • Los propietarios de proyecto pueden cambiar la propiedad de sus proyectos. Tanto los propietarios como los líderes de proyecto pueden asignar el estatus de líder de proyecto a grupos o usuarios.
    • Como propietario o líder de proyecto, si asigna el rol de permisos Líder de proyecto a otro usuario, recuerde que el acceso total a las funcionalidades de este rol depende del rol en el sitio del usuario, como se especificó anteriormente en esta sección.
  • Establecer los permisos para un proyecto, así como los proyectos secundarios, libros de trabajo y fuentes de datos que contiene.
  • Bloquear los permisos para aplicar la configuración predeterminada del proyecto a todos los libros de trabajo, fuentes de datos y, opcionalmente, a los proyectos secundarios y su contenido. Para obtener más información, consulte Bloquear los permisos de contenido.
    • Los permisos se pueden modificar únicamente desde el proyecto en el cual están bloqueados. Solo los administradores, el propietario o los líderes del proyecto pueden cambiar los permisos.
  • Mover libros de trabajo y fuentes de datos a otro proyecto en el cual se disponga de acceso de propietario o de líder de proyecto. Mover el proyecto puede afectar a los permisos. Para obtener información, consulte Mover contenido.
  • Ejecutar, añadir o eliminar programas de actualización de extractos.

Consulte también Administración de proyectos.

Cómo funciona el proyecto predeterminado como plantilla de permisos

Tableau crea un proyecto predeterminado en cada sitio

El proyecto predeterminado funciona como plantilla para los nuevos proyectos de nivel superior que cree en el sitio. Cuando crea un nuevo proyecto de nivel superior, la configuración y los permisos de la plantilla predeterminada se aplican al nuevo proyecto, incluidos los permisos establecidos en el contenido del proyecto.

Nota: los proyectos anidados (proyectos que crea dentro de otros proyectos) toman los permisos establecidos en el proyecto principal en lugar del proyecto predeterminado.

Antes de crear otro proyecto de nivel superior, puede realizar algunos pasos para establecer el proyecto predeterminado y podrá saber exactamente:

  • Qué tipo de usuario obtiene qué nivel de acceso para cada proyecto nuevo.
  • Cómo puede necesitar modificar los permisos para cada proyecto nuevo.

Para obtener más información, consulte Pasos para coordinar los proyectos y los grupos en el tema Configurar proyectos, grupos y permisos para un autoservicio gestionado

Evitar que los publicadores puedan cambiar los permisos en el contenido de su propiedad

Los administradores y líderes de proyecto, pueden impedir que los usuarios cambien los permisos de libros de trabajo y fuentes de datos de una jerarquía de proyecto. Por ejemplo, puede deshabilitar la opción para establecer permisos durante el proceso de publicación y evitar que los publicadores y los propietarios de contenido puedan cambiarlos tras la publicación. Para hacerlo, bloquee los permisos de contenido en ese proyecto. Para obtener más información consulte Bloquear los permisos de contenido.

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