จัดระเบียบรายการต่างๆ ในคอลเลกชัน
คอลเลกชันช่วยให้คุณสามารถรวบรวมรายการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกันเป็นรายชื่อที่เข้าถึงง่าย เมื่อใช้คอลเลกชัน คุณจะสามารถจัดระเบียบรายการต่างๆ ได้ในแบบที่มีความหมายสำหรับคุณ โดยไม่ต้องกังวลว่าใครคือเจ้าของแต่ละรายการ หรือว่ารายการนั้นอยู่ในโปรเจกต์ใดในไซต์ Tableau ของคุณ
คุณจะเก็บคอลเลกชันไว้ในแบบส่วนตัวหรือแชร์กับผู้อื่นก็ได้ เมื่อคุณเปิดให้ผู้อื่นเข้าถึงคอลเลกชัน จะไม่มีความเสี่ยงว่าข้อมูลจะถูกเปิดเผยอย่างไม่เหมาะสม เพราะคอลเลกชันไม่ส่งผลต่อสิทธิ์การเข้าถึงของแต่ละรายการในคอลเลกชัน ในหนึ่งคอลเลกชัน ผู้อื่นจะเห็นเฉพาะรายการที่ตนมีสิทธิ์เข้าถึงเท่านั้น
แนะนำให้คุณสร้างคอลเลกชันเพื่อ:
- เตรียมความพร้อมให้พนักงานใหม่โดยใช้ข้อมูลที่เหมาะกับบทบาทของพนักงาน
- จัดระเบียบข้อมูลที่คุณใช้เป็นประจำกับโปรเจกต์หนึ่งๆ เพื่อให้รวมกันอยู่ในที่เดียว
- เลื่อนขั้นข้อมูลที่ผ่านการรับรองและแดชบอร์ดที่ได้รับการอนุมัติในองค์กรของคุณ
ค้นหาคอลเลกชัน
จากแผงการนำทาง ให้คลิกคอลเลกชันเพื่อดูคอลเลกชันทั้งหมดที่คุณมีสิทธิ์ดู คอลเลกชันที่คุณเป็นเจ้าของจะแสดงอยู่ใต้แท็บคอลเลกชันของฉัน คอลเลกชันจะไม่ได้รวมอยู่ในส่วน “สำรวจ” ของไซต์ของคุณหรือในเวลาที่คุณค้นหา แต่จะแสดงใน “รายการโปรด” หรือ “แชร์กับฉัน” หากมี
เมื่อคุณเปิดคอลเลกชัน คุณจะเห็นรายการต่างๆ ที่คุณมีสิทธิ์ดู หากคอลเลกชันดังกล่าวมีรายการอยู่เป็นจำนวนมาก ให้กรองและเรียงลำดับเพื่อค้นหารายการที่ต้องการ (อาจมีบางตัวกรองและบางตัวเลือกที่ถูกจำกัดในคอลเลกชัน) จำนวนรายการที่แสดงในคอลเลกชันอาจแตกต่างไปจากจำนวนรวมของรายการที่ระบุอยู่ในรายละเอียดคอลเลกชัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิทธของแต่ละรายการ
สร้างคอลเลกชัน
หากต้องการเพิ่มรายการไปยังคอลเลกชัน คุณจะต้องสร้างคอลเลกชันเสียก่อน ทุกคนสามารถสร้างคอลเลกชันได้ คุณไม่จำเป็นต้องมีบทบาทหรือสิทธิ์ใดๆ เป็นพิเศษ
จากแผงการนำทาง ให้คลิกคอลเลกชัน
คลิกปุ่มคอลเลกชันใหม่
คอลเลกชันจะถูกสร้างโดยใช้ชื่อที่เป็นค่าเริ่มต้น
หากต้องการเปลี่ยนชื่อเพื่อไม่ใช้ค่าเริ่มต้น ให้วางเมาส์เหนือชื่อแล้วคลิกข้อความที่ไฮไลต์ ป้อนชื่อใหม่ แล้วคลิกบันทีก
หากต้องการเพิ่มคำอธิบาย ให้วางเมาส์เหนือพื้นที่คำอธิบายและคลิกข้อความที่ไฮไลต์ ป้อนคำอธิบาย แล้วคลิกบันทึก
นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างคอลเลกชันจากกล่องโต้ตอบ “เพิ่มลงในคอลเลกชัน” ดังที่แสดงด้านล่าง
เพิ่มรายการลงในคอลเลกชัน
หากคุณสามารถดูรายการหนึ่งบนไซต์ของคุณได้ คุณจะสามารถเพิ่มรายการนั้นไปยังคอลเลกชันของคุณได้เช่นกัน ยกเว้นว่าจะเป็นเนื้อหาภายนอก (ฐานข้อมูล ไฟล์ และตาราง) เลนส์ และคอลเลกชันอื่นๆ คุณต้องเป็นเจ้าของคอลเลกชันจึงจะสามารถเพิ่มรายการลงไปคอลเลกชันนั้นๆ ได้ แม้ว่ารายการที่คุณเก็บรวบรวมอาจเป็นของโปรเจกต์ที่ต่างกัน แต่คุณสามารถเพิ่มรายการเหล่านั้นไปยังคอลเลกชันได้โดยไม่ต้องทำการย้ายหรือคัดลอก
ไปยังรายการที่คุณต้องการจะเพิ่มลงในคอลเลกชัน
คลิกเมนูการดำเนินการ (...) แล้วคลิกเพิ่มลงในคอลเลกชัน
หากต้องการเพิ่มหลายรายการลงในคอลเลกชัน ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายของรายการเหล่านั้น แล้วคลิกการดำเนินการ > เพิ่มลงในคอลเลกชัน
ในกล่องโต้ตอบ “เพิ่มลงในคอลเลกชัน” ให้เลือกคอลเลกชันที่คุณต้องการเพิ่มอย่างน้อยหนึ่งรายการ คุณสามารถเลือกหลายคอลเลกชันได้ หากไม่สามารถเลือกชื่อคอลเลกชันหนึ่งได้ แสดงว่าคอลเลกชันดังกล่าวมีพื้นที่ว่างไม่เพียงพอที่จะเก็บรายการ คอลเลกชันสามารถเก็บได้สูงสุด 1000 รายการ
(ไม่บังคับ) หากคุณต้องการสร้างคอลเลกชันใหม่สำหรับรายการเหล่านี้ ให้สร้างด้วยการคลิกปุ่มคอลเลกชันใหม่ หลังจากที่สร้างแล้ว คอลเลกชันใหม่จะถูกเลือกไว้ล่วงหน้าในกล่องโต้ตอบ
คลิกเพิ่ม
ลบรายการออกจากคอลเลกชัน
คุณสามารถลบรายการออกจากคอลเลกชันที่คุณเป็นเจ้าของได้
จากแผงการนำทาง ให้คลิกคอลเลกชัน
คลิกแท็บคอลเลกชันของฉัน
เปิดคอลเลกชันที่คุณต้องการลบรายการออก
หากต้องการลบเพียงรายการเดียว ให้คลิกเมนูการดำเนินการ (...) สำหรับรายการนั้น แล้วคลิกลบออกจากคอลเลกชันนี้
หากต้องการลบหลายรายการ ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายของรายการเหล่านั้น แล้วคลิกการดำเนินการ > ลบออกจากคอลเลกชัน
หากคุณลบรายการหนึ่งออกโดยไม่ได้ตั้งใจ ไม่ต้องกังวล คุณสามารถย้อนกลับไปยังจุดที่รายการนั้นแสดงอยู่และเพิ่มกลับเข้ามาใหม่ได้
การลบคอลเลกชันหรือลบรายการออกจากคอลเลกชันจะไม่ส่งผลให้รายการจริงถูกลบไปด้วย เนื่องจากลิงก์ระหว่างคอลเลกชันกับรายการที่เก็บอยู่ในคอลเลกชันนั้นเป็นเพียงแค่ทางลัด ส่วนนี้จะแตกต่างจากการลบโปรเจกต์หรือรายการในโปรเจกต์ ซึ่งเป็นส่วนที่คุณจัดการกับรายการจริง การดำเนินการลบจะถูกปิดใช้งานจากภายในคอลเลกชัน ดังนั้นจึงไม่มีความเสี่ยงที่จะเผลอลบรายการใดออกจริงในระหว่างที่กำลังจัดการรายการในคอลเลกชัน
จัดระเบียบคอลเลกชันของคุณ
คุณสามารถเปลี่ยนลำดับรายการในคอลเลกชันที่คุณเป็นเจ้าของได้ ในมุมมองตารางกริด ให้ลากแล้ววางรายการหนึ่งเพื่อย้าย
สลับระหว่างลำดับการจัดเรียงที่คุณกำหนดเองกับลำดับอื่นๆ เช่น วันที่หรือชื่อโดยใช้เมนูจัดเรียงตาม ลำดับแบบกำหนดเองที่คุณสร้างจะแสดงเป็นลำดับการจัดเรียงตามค่าเริ่มต้นสำหรับผู้อื่นที่สามารถดูคอลเลกชันของคุณได้เช่นกัน
จัดการสิทธิ์การเข้าถึงคอลเลกชัน
คอลเลกชันจะถูกตั้งเป็นแบบส่วนตัวตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถอนุญาตให้ผู้อื่นเข้าถึงคอลเลกชันได้ด้วยการกำหนดค่าสิทธิ์สำหรับคอลเลกชันโดยตรง หรือด้วยการมอบสิทธิ์เข้าถึงหลังจากที่แชร์คอลเลกชัน
โปรดทราบว่าสิทธิ์สำหรับคอลเลกชันจะไม่ส่งผลต่อรายการในคอลเลกชัน ทั้งนี้หมายความว่าอาจมีผู้ใช้บางรายที่เห็นรายการในคอลเลกชันได้น้อยกว่าที่คุณเห็น เพราะผู้ใช้ดังกล่าวไม่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงทุกรายการ ติดต่อเจ้าของเนื้อหาหรือผู้ดูแลไซต์ของคุณเพื่อขอรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับสิทธิ์สำหรับรายการที่จำกัด
กำหนดค่าสิทธิ์
หากคุณคือเจ้าของคอลเลกชัน คุณจะสามารถกำหนดค่าสิทธิ์สำหรับคอลเลกชันนั้นๆ ได้ ความสามารถเดียวเท่านั้นที่สามารถใช้สำหรับคอลเลกชันได้คือ: การดู การมอบความสามารถในการดูให้แก่ผู้ใช้จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถเห็นคอลเลกชันได้ แต่จะไม่สามารถเพิ่มหรือลบรายการออกจากคอลเลกชันได้ ความสามารถในการดูสำหรับคอลเลกชันจะไม่เป็นการให้สิทธิ์ผู้ใช้ในการเข้าถึงรายการต่างๆ ในคอลเลกชันที่ผู้ใช้ดังกล่าวไม่มีสิทธิ์เข้าถึง หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจัดการสิทธิ์ใน Tableau โปรดดู สิทธิ์
- คลิกเมนูการดำเนินการ (...) สำหรับคอลเลกชัน แล้วคลิกสิทธิ์
- ใต้กฎของสิทธิ์ ให้คลิกเพิ่มกฎของกลุ่ม/ผู้ใช้
- ป้อนชื่อผู้ใช้หรือกลุ่ม
- ใต้เทมเพลต ให้คลิกการดู
- คลิกบันทึก
จากนั้นคอลเลกชันจะแสดงในหน้าคอลเลกชันของผู้ใช้ที่คุณเพิ่ม ผู้ใช้เหล่านี้จะไม่ได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ ดังนั้นหากคุณต้องการให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับคอลเลกชัน ให้แชร์คอลเลกชันนั้นกับพวกเขา
ให้สิทธิ์การเข้าถึงด้วยการแชร์
หากคุณคือเจ้าของคอลเลกชัน ตัวเลือกในการให้สิทธิ์การเข้าถึงจะแสดงขึ้นหลังจากที่คุณแชร์คอลเลกชัน
- คลิกปุ่มแชร์ (
) สำหรับคอลเลกชัน - ป้อนชื่อของผู้ใช้อย่างน้อยหนึ่งคนที่คุณต้องการแชร์ด้วย
- คลิกแชร์
- ที่กล่องโต้ตอบ “ให้สิทธิ์การเข้าถึง” ที่ปรากฎขึ้น ให้คลิกให้สิทธิ์การเข้าถึง
หากผู้ที่คุณแชร์ด้วยมีสิทธิ์เข้าถึงคอลเลกชันดังกล่าวอยู่แล้ว ซึ่งอาจเป็นเพราะสิทธิ์ที่คุณเคยกำหนดค่าไว้ หรือเพราะบทบาทไซต์ให้สิทธิ์แก่บุคคลเหล่านั้นในการเข้าถึง คุณจะไม่เห็นกล่องโต้ตอบ “ให้สิทธิ์การเข้าถึง”