Intuit QuickBooks Online

I den här artikeln beskrivs hur du ansluter Tableau till Intuit QuickBooks Online och konfigurerar datakällan

Obs! Tableau arbetar på en ersättningskoppling. När den är klar läggs den till på den här sidan.

Varning: Intuit QuickBooks-kopplingen är inaktuell från och med version 2023.1. Du kan använda kopplingen fram till att den har fasats ut. När kopplingen har fasats ut tas den även bort från Tableaus användargränssnitt och de datakällor som använder kopplingen slutar fungerar som förväntat. Den inaktuella kopplingen kommer att tas bort 1–2 versioner efter att den nya kopplingen har gjorts tillgänglig.

Obs! Den senaste informationen om denna koppling finns i hjälpavsnittet Intuit QuickBooks Online för den aktuella versionen av Tableau.

Innan du börjar

Innan du börjar ska du samla in följande anslutningsinformation:

  • E-postadress eller användar-ID och lösenord för Quickbooks Online-kontot.

Obs! För att ansluta Tableau till QuickBooks Online-data måste du vara företagsadministratör för QuickBooks Online-företaget. Endast en administratör på ditt företag kan ansluta Tableau till QuickBooks Online.

QuickBooks Online stöder inte hämtning av transaktionerna för lagerjustering. Information om när transaktioner för lagerjustering kommer att finnas tillgängliga i programmeringsgränssnittet för QuickBooks Online finns i svaren på denna fråga(Länken öppnas i ett nytt fönster) på webbplatsen Intuit Developer.

Skapa anslutningen och konfigurera en datakälla

  1. Starta Tableau och välj Intuit QuickBooks Online under Anslut. För en fullständig lista över dataanslutningar väljer du Mer under Till en server. I den flik som Tableau öppnar i webbläsaren gör du följande:
    1. Ange din e-postadress eller användar-ID och lösenord för QuickBooks Online-kontot.
    2. Välj Logga in.

      QuickBooks Online begär regelbundet tvåstegsverifiering. Om detta händer följer du anvisningarna så får du en kod för att bekräfta ditt Intuit-konto.

    3. Om mer än ett företag är kopplat till ditt konto väljer du det företag du vill ansluta till.
    4. Välj Auktorisera för att tillåta Intuit att säkert dela data med Tableau Desktop.
    5. Om Tableau inte kan upprätta anslutningen, verifierar du att du har rätt inloggningsuppgifter. Om du fortfarande inte kan ansluta, har datorn problem med att hitta servern. Kontakta nätverksadministratören eller databasadministratören för ytterligare hjälp.

  2. På sidan Datakälla gör du följande:

    1. (Valfritt) Välj standardnamnet för datakällan längst upp på sidan och ange sedan ett unikt namn för datakällan, som ska användas i Tableau. Till exempel kan du använda en konvention för namngivning av datakälla som gör det lättare för andra användare av datakällan att räkna ut vilken datakälla de ska ansluta till.

    2. Under Tabell väljer du en tabell och drar den till toppen av arbetsytan.
    3. Välj fliken Blad 1 för att starta analysen.

      När du har valt bladets flik importerar Tableau data genom att skapa ett extrakt. Observera att Tableau Desktop endast stöder extrakt för QuickBooks Online. Du kan uppdatera data genom att uppdatera extraktet. Mer information finns i Extrahera data.

      Det kan ta lite tid att skapa extrakt, beroende på mängden data som omfattas.

Använda tabellen Objekt för försäljnings- och utgiftsrader för att skapa redovisningsrapporter

QuickBooks Online samlar den information som behövs för att skapa en mängd olika rapporter, såsom resultat- och balansräkningar. Eftersom data aggregeras av QuickBooks Online går det inte att skapa den här typen av rapporter i Tableau. För att åtgärda detta har vi lagt till en tabell i Tableau, Objekt för försäljnings- och utgiftsrader, som innehåller radenheter med alla fält som behövs för att skapa dessa rapporter.

Tabellstruktur för Objekt för försäljnings- och utgiftsrader

Tabellen Objekt för försäljnings- och utgiftsposter innehåller information om följande QuickBooks Online-transaktioner (eller -dokument):

Faktura

Fakturabetalning

Kreditnota

Deposition

Uppskattning

Faktura

Journalpost

Betalning

Inköp

Inköpsorder

Återbetalningskvitto

Försäljningskvitto

Säljarkredit

De flesta transaktioner har underordnade (eller underobjekt) – en faktura har till exempel specifikationer. Som det här exemplet:

Vissa transaktioner har gruppposter, som består av en grupp av andra radobjekt. Som det här exemplet:

Tabellen Objekt för försäljnings- och utgiftsrader avnormaliserar relationen ”transaktion till objekt” genom att inkludera en rad per objekt och duplicera transaktionsfälten på varje rad. När det gäller ett gruppradsobjekt med underordnade innehåller tabellen gruppens underordnade objekt i stället för gruppen.

Följande bild visar hur dessa två fakturor visas i med denormaliserade data i Tableau:

Förutom transaktionstabellerna innehåller tabellen Objekt för försäljnings- och utgiftsrader information för tabellen Konton.

Koppla tabeller med tabellen Objekt för försäljnings- och utgiftsrader

Med hjälp av tabellen Objekt för försäljnings- och utgiftsrader kan du koppla tabellerna konto och transaktion för att få den detaljerade information du behöver för rapporten du vill skapa.

För att koppla kontotabellen med varje rad i en transaktion kopplar du [kontoreferensvärde för radinformation] i tabellen Objekt för försäljnings- och utgiftsrader till [ID-konto] i tabellen Konto.

För QuickBooks Online-transaktionstabeller (till exempel Faktura, Uppskattning, Inköpsorder och så vidare), kopplar du [transaktionstyp] + [ID] + [rad-ID] i tabellen Objekt för försäljnings- och utgiftsrader till motsvarande fält i transaktionstabellen. Om du till exempel skapar en koppling till transaktionstabellen Faktura är [ID]-fältet som ska kopplas för faktura [(ID) Faktura]; fältet [Rad-ID] som ska kopplas för Faktura [Rad-ID (Faktura)], och så vidare.

Följande bild visar flera kopplingar med tabellen Objekt för försäljnings- och utgiftsrader till vänster, samt exempel på kopplingssatser för tabellen Konto och tabellen Faktura till höger.

Skapa QuickBooks Online-datakällan

Det här är de allmänna stegen för att komma igång med att skapa en datakälla som du kan använda för att skapa olika rapporter, till exempel resultaträkningar:

  1. Anslut till QuickBooks Online.
  2. Under Tabell på sidan Datakälla väljer du tabellen Objekt för försäljnings- och utgiftsrader.
  3. Koppla en eller flera av tabellerna i tabellstrukturen Tabellstruktur för Objekt för försäljnings- och utgiftsrader till tabellen Objekt för försäljnings- och utgiftsrader för att inkludera de data du behöver för rapporten du vill skapa.
  4. När du har skapat datakällan kan du bygga dina rapporter och analysera dina data.

Felsöka QuickBooks Online-fel

När du försöker ansluta Tableau till QuickBooks Online-data kan du se ett av följande fel:

Arbetsböcker sparade i tidigare versioner av Tableau

Arbetsböcker och datakällor som skapats före version 2018.2 av Tableau kan inte att komma åt tabeller eller fält som lagts till i senare versioner av kopplingen. Detta löses genom att öppna en ny arbetsbok och skapa en ny anslutning till QuickBooks Online-datakällan. Kopiera och klistra in arbetsblad som du vill behålla från föregående anslutning, eller återskapa dem i Tableau.

Tyvärr är det bara administratörer som kan köpa appar...

QuickBooks Online kräver att varje användare som ansluter en app till QuickBooks Online är företagsadministratör. Följande Intuit-fel visas om du inte är administratör för företagskontot:

Tyvärr kan endast administratörer för <e-postadress>:s företag köpa appar i företaget. Kontakta företagsadministratören eller välj ett annat företag.

Be företagskontots ägare att göra dig till företagsadministratör för kontot så löses detta problem.

Felkod: app_already_purchased

Endast en företagsadministratör får ansluta per program, till exempel till Tableau Desktop. Om någon i ditt företag redan har anslutit Tableau till sitt QuickBooks Online-konto visas följande Intuit-fel:

Hoppsan! Ett fel har uppstått. Stäng den här rutan och försök igen.

Felkod: app_already_purchased

Meddelande: En annan användare har redan prenumererat på programmet för detta företag. Kontakta <e-postadress> för att göra ändringar i denna prenumeration.

För att lösa detta problem måste du be företagsadministratören att avstå från programbehörigheterna för Tableau Desktop och tilldela dem till dig. Om det inte är möjligt – till exempel om administratören aktivt använder Tableau – är ett annat alternativ att administratören publicerar datakällan på Tableau Server eller Tableau Cloud, så att alla med behörighet kan komma åt data.

Sidan Mina appar öppnas när en anslutning ändras

Om du behöver logga in på ett annat QuickBooks Online-företag efter att du har loggat in (och eventuellt gått igenom processen med tvåstegsautentisering), kan Intuit visa sidan Mina appar istället för sidan ”välj företag att ansluta till”. Gör följande för att åtgärda detta:

  1. Stäng sidan Mina appar.

  2. I rutan Anslut i Tableau väljer du Intuit QuickBooks Online.

  3. Om mer än ett företag är kopplat till ditt konto väljer du det företag du vill ansluta till.

  4. Välj Auktorisera för att öppna sidan Datakälla för Tableau.

 

Se även