Externe acties integreren
Opmerking: externe acties in Tableau zijn afhankelijk van de functionaliteit van Salesforce Flow. Met deze functie wordt uw geselecteerde data naar Salesforce Flow verzonden, dat op een aparte Salesforce-infrastructuur draait. Het gebruik van Salesforce Flow en andere Salesforce-producten en -services is onderworpen aan uw overeenkomst met Salesforce.
U hebt uw data in Tableau gezien en begrepen. Wat nu? Normaal gesproken betekent het ondernemen van actie op basis van data-inzichten dat u van de ene naar de andere toepassing moet overstappen, waarbij u vaak data kopieert en plakt en tijdens dit proces de context verliest. Met de functie Externe acties van Tableau kunt u rechtstreeks vanuit Tableau-dashboards datagestuurde workflows maken en gebruiken, en uw volgende stappen automatiseren met behulp van Salesforce-flow.
Salesforce-flow
OverAls u niet bekend bent met Salesforce Flow(Link wordt in een nieuw venster geopend): het is een No-Code-tool die tijdbesparende procesautomatiseringen mogelijk maakt. Een flow is een component van Salesforce-flow die data verzamelt en acties uitvoert in uw organisatie van Salesforce. Er zijn meerdere flowtypen beschikbaar in Salesforce Flow(Link wordt in een nieuw venster geopend), maar workflows van Externe acties in Tableau zijn alleen compatibel met automatisch gestarte flows.
Opmerking: raadpleeg Flows maken met Flow Builder op Trailhead voor meer informatie over flows.
Externe acties werkt
HoeWanneer een workflow voor Externe acties is geconfigureerd voor een visualisatie op een Tableau-dashboard, verschijnt er een aangepaste knop op de bijbehorende visualisatie met de status Niet beschikbaar (uitgegrijsd). Wanneer u een relevante markering selecteert op de visualisatie (1) wordt de knop beschikbaar. Wanneer u vervolgens op de knop klikt (2), wordt de data van de geselecteerde markering rechtstreeks naar een flow gestuurd die in Salesforce Flow(Link wordt in een nieuw venster geopend) is gemaakt en geconfigureerd (3).
Als auteur van een workflow voor Externe acties bepaalt u het volgende:
- Naar welke flow de data wordt verzonden
- Van welk dashboard de data afkomstig zijn
- De tekst en het uiterlijk van de dashboardknop die de workflow activeert
Opmerking: u kunt meerdere workflows voor Externe acties toevoegen aan een dashboard, maar elke bijbehorende flow moet in dezelfde organisatie van Salesforce worden geïmplementeerd.
Externe acties te gebruiken
Manieren om workflows voorEr zijn eindeloos veel manieren om workflows voor Externe acties te gebruiken om bestaande processen in uw organisatie te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan de moeite die kan worden bespaard door een workflow waarmee leden van het boekhoudteam rechtstreeks vanuit hetzelfde dashboard facturen aan klanten kunnen versturen als waarmee ze onbetaalde bestellingen bijhouden. Of misschien bent u op zoek naar manieren om het casebeheer van uw ondersteuningsteam te stroomlijnen. Een workflow waarmee leden van het ondersteuningsteam cases rechtstreeks kunnen escaleren vanuit het dashboard dat ze gebruiken om cases te volgen, kan een aanzienlijke tijdsbesparing opleveren. Workflows voor Externe acties zorgen ervoor dat gebruikers hun werk kunnen blijven doen en dat uw organisatie profiteert van een verhoogde efficiëntie.
Wanneer u een workflow voor Externe acties maakt, bouwt u in feite een brug die elk type databron in Tableau verbindt met een flow in Salesforce. Uw databron hoeft niet te worden verbonden met een Salesforce-database, omdat de workflow zelf die verbinding al tot stand brengt. Dit is vooral handig als er meerdere groepen zijn die afzonderlijke databronnen gebruiken om verschillende stappen van hetzelfde proces uit te voeren.
Denk bijvoorbeeld aan de verschillende teams en tools die betrokken zijn wanneer een klant een bestelling plaatst op een e-commercesite. E-commerceverkopers kunnen Salesforce gebruiken om de verkoop bij te houden, terwijl toeleveringsketenmanagers een toeleveringsketenbeheertool gebruiken om het gekochte item af te trekken van de totale productvoorraad. Ondersteuningsteams die de klant helpen bij het oplossen van problemen die ontstaan bij ontvangst van het product, kunnen worden vastgelegd in Salesforce of worden geanalyseerd in een Tableau-dashboard. Met een workflow voor Externe acties kunt u alle data van elk van deze teams met elkaar verbinden om processen te stroomlijnen en zelfs enkele bestaande stappen te automatiseren.
Externe acties
Best practices voor workflowauteurs voorBelangrijk: dashboardauteurs die de functie Externe acties gebruiken om dashboarddata te verbinden met ingebouwde flows die in Salesforce-flow zijn gemaakt, moeten nauw samenwerken met de Salesforce-beheerders en -architecten die de flows hebben gemaakt.
Flows die in Salesforce-flow zijn gemaakt, zijn geavanceerde programma's voor bedrijfsautomatisering. Hoewel uw organisatie veel baat kan hebben bij deze automatiseringen, is het belangrijk om te begrijpen hoe flows werken voordat u workflows voor Externe acties implementeert die deze gebruiken. Zorg ervoor dat u de Salesforce Flow-training op Trailhead(Link wordt in een nieuw venster geopend) voltooit en de documentatie voor flows(Link wordt in een nieuw venster geopend) bekijkt. Overweeg de best practices voor flows(Link wordt in een nieuw venster geopend) door te voeren in uw ontwerp en houd de limieten en overwegingen voor flows(Link wordt in een nieuw venster geopend) in gedachten.
Opmerking: er zijn meerdere flowtypen(Link wordt in een nieuw venster geopend) beschikbaar in Salesforce Flow, maar workflows voor Externe acties zijn alleen compatibel met automatisch gestarte flows.
Workflows voor Externe acties moeten zorgvuldig worden geïmplementeerd om aan te sluiten bij de architecturale beperkingen van flows die zijn ingebouwd in Salesforce-flow. Flows zijn krachtig, maar ze kunnen ook resource-intensief en complex zijn. Er zijn mogelijke problemen met licentieverlening, uitvoeringsbeperking en gelijktijdigheid waarmee rekening moet worden gehouden. Ook moeten lees-/schrijflimieten voor de database worden geëvalueerd en getest.
Er zijn ook belangrijke beveiligingsaspecten met betrekking tot flows. Gebruikers met de machtiging Flows beheren kunnen alle data en bronnen in de bijbehorende Salesforce-organisatie bekijken en wijzigen. Gebruikers met de machtiging Flows uitvoeren kunnen vrijwel elke actieve flow in de Salesforce-organisatie uitvoeren. Als u de toegang wilt beperken tot alleen de gebruikers die deze nodig hebben (zoals dashboardauteurs en workflowgebruikers), kan uw Salesforce-beheerder de overschrijvingsinstelling voor standaardgedrag van een flow inschakelen. Zie Hoe werkt flowbeveiliging?(Link wordt in een nieuw venster geopend) voor meer informatie.
Dashboardauteurs die bezig zijn met het maken van workflows voor Externe acties moeten met hun Salesforce-beheerders overleggen voordat ze workflows implementeren, om ongewenste resultaten te voorkomen.
Een workflow maken
Voordat dashboardauteurs een workflow voor Externe acties maken, moeten ze samenwerken met hun Salesforce-beheerder om een flow te vinden of te maken die aan hun behoeften voldoet. U wilt bijvoorbeeld uw boekhoudteam helpen facturen rechtstreeks vanuit een dashboard met onbetaalde bestellingen te versturen. Om dit doel te bereiken, hebt u een flow nodig die de contactgegevens van de klant en de bestelgegevens uit het dashboard kan ophalen en de facturen kan invullen.
Nadat u hebt besloten welke flow u wilt gebruiken, is de volgende stap het identificeren van een dashboard waarmee u de flow wilt verbinden. Het is waarschijnlijk dat uw gebruikers al met een bestaand dashboard werken dat goed werkt. Indien nodig kunt u echter een nieuw dashboard maken(Link wordt in een nieuw venster geopend).
Met de juiste flow en het juiste dashboard in gedachten, is het nu tijd om na te denken over de compatibiliteit van de datatypen in het dashboard met de vereiste invoervelden van de flow (bekend als variabelen). Zo moet uw dashboard voor onbetaalde bestellingen bijvoorbeeld een visualisatie bevatten met alle relevante bestelgegevens die nodig zijn om facturen naar klanten te kunnen versturen. Deze gegevens kunnen bestaan uit informatie zoals de besteldatum, de naam en contactgegevens van de klant, artikelbeschrijvingen en -aantallen, en het verschuldigde betalingsbedrag.
Wanneer uw dashboard alle vereiste componenten bevat, voegt u het object Workflow toe:
- Open in een Tableau-werkmap een bestaand dashboard of maak een nieuwe(Link wordt in een nieuw venster geopend).
- Sleep vanuit de sectie Objecten van het deelvenster Dashboard het object Workflow naar een visualisatie in het dashboard.
- Wanneer u daarom wordt gevraagd, voert u uw referenties in voor de organisatie Salesforce die aan uw flow is gekoppeld.
Opmerking: wanneer gebruikers toegang krijgen tot het dashboard waar u uw workflow instelt, moeten ze hun referenties voor Salesforce invoeren. Als hun referenties voor Salesforce verlopen tijdens het bekijken van het dashboard, worden ze gevraagd om de referenties opnieuw te verifiëren.
- Klik op Workflow configureren.
- Zoek in het dialoogvenster Workflow toevoegen naar een flow op flownaam of flowauteur.
- Selecteer een flow om de details ervan te bekijken, inclusief de vereiste invoergegevens (variabelen voor Salesforce) die de flow nodig heeft uit de visualisatie. Klik op Terug om een andere flow te selecteren of klik op Volgende om verder te gaan.
- Selecteer in de vervolgkeuzelijst Blad selecteren een blad (werkblad, dashboard of verhaal) dat de markeringen bevat die uw gebruikers zullen selecteren en naar de flow zullen sturen.
Opmerking: zorg ervoor dat u een blad selecteert met markeringen met de gecodeerde velden die u wilt toewijzen aan de vereiste invoergegevens van de flow. Als u bijvoorbeeld de variabele
forecast_revenue
in de flow aan het veldSUM(Sales)
in Tableau wilt toewijzen, moet u een blad selecteren met markeringen die zijn gecodeerd met het veldSum(Sales)
. - Klik op Volgende.
- Selecteer voor alle vereiste invoergegevens van de flow (variabelen voor Salesforce) een geschikt veld uit het Tableau-blad dat u hebt gekozen in de stap Blad selecteren.
Opmerking: voor elke invoer moet het datatype van de variabele voor Salesforce en het Tableau-veld overeenkomen.
- Klik op Volgende.
- Configureer het uiterlijk van de knop waarop gebruikers klikken om de workflow voor Externe acties te activeren. Geef een knoptitel, achtergrondkleur en randkleur op. Controleer het voorbeeld om te zien of de knop er goed uitziet.
- Klik op Gereed om de workflow te maken en de bijbehorende knop toe te voegen aan de visualisatie in het dashboard.
Opmerking: houd er rekening mee dat gebruikers een markering moeten selecteren uit de visualisatie die u in de stap Blad selecteren hebt gekozen. Totdat er een markering is geselecteerd, is de knop niet beschikbaar. Overweeg om begeleidende tekst aan het dashboard toe te voegen, zodat gebruikers precies weten met welke visualisatie ze moeten werken en wat er gebeurt als ze op de knop klikken.
Een workflow gebruiken
Om aan de slag te gaan als workflowgebruiker, opent u het dashboard waaraan de dashboardauteur een workflow heeft toegevoegd. U kunt zien dat een workflow beschikbaar is als er een workflowknop wordt weergegeven. De dashboardauteur kan de naam en de opmaak van de knop aanpassen. Er moet duidelijk worden aangegeven welke actie wordt geactiveerd wanneer u op de knop klikt (bijvoorbeeld 'Data verzenden' of 'Record bijwerken'). Selecteer een relevante markering in een visualisatie op het dashboard en klik vervolgens op de knop om de workflow te starten.
Wanneer u op de workflowknop klikt, wordt de overdracht van data geactiveerd. De markering die u selecteert, bepaalt welke data wordt verzonden. Daarom is de knop niet beschikbaar (uitgegrijsd) totdat u een markering selecteert. Als u een markering hebt geselecteerd, maar de knop nog steeds niet beschikbaar is, controleer dan of u een markering hebt geselecteerd op een geldige visualisatie voor de workflow. Als u niet zeker weet welke visualisaties geldig zijn, neem dan contact op met de dashboardauteur.
Afhankelijk van de configuratie kunnen sommige workflows langdurige bewerkingen zijn die niet onmiddellijk worden voltooid. Als u niet kunt bepalen of de door u geselecteerde workflow werkt zoals verwacht, neem dan contact op met de dashboardauteur of uw Salesforce-beheerder.
Problemen met een workflow oplossen
Raadpleeg de volgende richtlijnen voor hulp bij het oplossen van problemen met een workflow voor Externe acties.
Toegangsproblemen
- Voor dashboardauteurs die Tableau Desktop gebruiken: als het object Workflow niet wordt weergegeven in de sectie Objecten van het deelvenster Dashboard, controleer dan of u bent aangemeld bij een Tableau Server- of Tableau Cloud-site. Als u niet bent aangemeld, hebt u geen toegang tot de uitbreiding Workflow.
- Voor dashboardauteurs: als het object Workflow niet wordt weergegeven in de sectie Objecten van het deelvenster Dashboard, neem dan contact op met uw Tableau-beheerder om te controleren of de uitbreiding wel is ingeschakeld.
- Voor alle gebruikers:
- Als uw Salesforce-beheerder geen verbonden app heeft gemaakt, werkt de functie Externe acties niet. Vraag uw Salesforce-beheerder een verbonden app te maken(Link wordt in een nieuw venster geopend) in Salesforce voor Tableau Server.
- Als u niet op een workflowknop kunt klikken die op een dashboard wordt weergegeven, controleer dan of u een markering hebt geselecteerd op een geldige visualisatie voor de workflow. Als u niet zeker weet welke visualisaties geldig zijn, neem dan contact op met de dashboardauteur.
Verificatieproblemen
- Voor gebruikers van Tableau Cloud of Tableau Server: vernieuw het dashboard in uw browser.
- Voor alle gebruikers: bevestig dat u bent aangemeld bij de Salesforce-organisatie waaraan de workflow voor Externe acties is toegevoegd. Neem indien nodig contact op met uw dashboardauteur om te controleren welke Salesforce-organisatie de juiste is.
Foutberichten
Foutbericht | Uitleg en oplossing |
---|---|
Workflow is uitgeschakeld op deze site. Neem voor meer informatie contact op met uw Tableau-beheerder. | Uw Tableau-beheerder heeft de dashboarduitbreiding Workflow voor uw site uitgeschakeld, waardoor u deze niet kunt gebruiken. Neem contact op met uw Tableau-beheerder om te bespreken hoe u toegang tot de uitbreiding kunt inschakelen. |
Workflow wordt niet ondersteund door Tableau Reader | De dashboarduitbreiding Workflow en de functie Externe acties kunnen alleen worden gebruikt om data naar een flow te sturen met behulp van Tableau Cloud(Link wordt in een nieuw venster geopend), Tableau Desktop(Link wordt in een nieuw venster geopend) of Tableau Server(Link wordt in een nieuw venster geopend) versies 2022.3 en hoger. |
De flow bevat een of meer datatypen die niet worden ondersteund. Ga terug om een andere flow te selecteren of neem contact op met uw Salesforce-flow-beheerder om datatypen die niet worden ondersteund uit deze flow te verwijderen. | De geselecteerde flow vereist een datatype-invoer die niet beschikbaar is in Tableau-dashboards of die anderszins niet compatibel is met workflows voor Externe acties. Selecteer een andere flow als er een geschikt alternatief bestaat of neem contact op met uw Salesforce-beheerder voor de volgende stap. |
Er zijn één of meerdere datatypen die niet overeenkomen bij het toewijzen van invoervelden. | Het datatype voor één of meerdere dashboardwaarden die zijn toegewezen aan de invoervariabelevelden is niet identiek. De flow kan bijvoorbeeld een numerieke variabele voor Inkomsten vereisen, maar de toegewezen waarde van het dashboard is een teksttekenreeks. Afhankelijk van uw scenario hebt u twee opties om dit op te lossen. U kunt het datatype wijzigen(Link wordt in een nieuw venster geopend) van het veld Inkomsten in Tableau van een teksttekenreeks naar een numerieke waarde. Of u bewerkt de workflowconfiguratie om een ander veld van het dashboard met een numeriek datatype toe te wijzen. |
Kan geen data verzenden naar Salesforce-flow. | Er is een onbekende fout opgetreden toen de workflow voor Externe acties probeerde data van het dashboard naar de flow te verzenden. Neem contact op met uw dashboardauteur om het probleem op te lossen. |
Er is een fout opgetreden: <exception code>. Neem contact op met uw Salesforce-flow-beheerder. | Het flowinterview(Link wordt in een nieuw venster geopend) (lopende instantie van de flow) is mislukt. Deel de uitzonderingscode met uw Salesforce-beheerder, zodat deze de bijbehorende foute-mail(Link wordt in een nieuw venster geopend) kan vinden en het probleem kan oplossen. |
Workflow is mislukt. Neem contact op met uw Salesforce-flow-beheerder. | De data van de geselecteerde markering op het dashboard is naar de flow verzonden, maar er is een probleem opgetreden bij het vertalen van die data naar de flow. Neem contact op met uw Salesforce-beheerder om het probleem op te lossen. |
Kan geen data verzenden naar flow. Neem contact op met uw workflowauteur. | De data van de geselecteerde markering op het dashboard is niet naar de flow verzonden. Neem contact op met uw dashboardauteur om het probleem op te lossen. |
Flowproblemen
- Sommige flows verlopen asynchroon, dus u weet mogelijk niet meteen of een flow die deel uitmaakt van een workflow voor Externe acties is uitgevoerd. Soms kan een flow mislukken en worden wijzigingen teruggedraaid zonder dat er direct gedetailleerde feedback wordt gegeven. Wanneer een flow echter mislukt, wordt er een gedetailleerde foutmelding per e-mail verzonden naar de workflowgebruiker, dashboardauteur en Salesforce-beheerder. Workflowgebruikers moeten contact opnemen met hun dashboardauteurs wanneer ze een foute-mail(Link wordt in een nieuw venster geopend) voor de flow ontvangen. Dashboardauteurs en Salesforce-beheerders kunnen vervolgens samenwerken om de fout te onderzoeken en op te lossen. Zie Problemen met flows oplossen(Link wordt in een nieuw venster geopend) voor meer informatie over het oplossen van problemen met flows.
Licentieproblemen
- Voor dashboardauteurs: aan de kant van Tableau zijn geen speciale machtigingen vereist om een workflow aan een dashboard toe te voegen (zolang Externe acties is ingeschakeld voor de site). Aan de kant van Salesforce hebt u een machtiging voor het beheren van flows(Link wordt in een nieuw venster geopend) nodig die is toegevoegd aan uw Salesforce-profiel.
- Voor workflowgebruikers: aan de kant van Tableau kan iedere gebruiker die toegang heeft tot een dashboard met een workflow deze uitvoeren. Aan de kant van Salesforce hebt u een machtiging voor het uitvoeren van flows(Link wordt in een nieuw venster geopend) nodig die is toegevoegd aan uw Salesforce-profiel.
Externe acties in- of uitschakelen
In Tableau 2022.3 en hoger is de functie Externe acties standaard ingeschakeld. Zie Externe acties voor workflowintegratie configureren(Link wordt in een nieuw venster geopend) voor meer informatie over hoe Tableau-beheerders organisatiebrede toegang tot Tableau Externe acties kunnen configureren.