Estructuración de proyectos de contenido, grupos y permisos

Cuando los autores de Tableau quieren compartir sus fuentes de datos e informes (contenido) en Tableau Server, necesitan saber dónde deben publicar este contenido para que las personas con las que quieren compartirlo lo encuentren fácilmente.

Para publicar o ver contenido en Tableau Server, los usuarios deben iniciar sesión en el servidor. Después de haber iniciado sesión, cada usuario debe disponer de permisos para trabajar con el contenido.

Como administrador de Tableau, parte del proceso de configuración del servidor pasa por crear un marco de administración de contenido que cumpla los siguientes objetivos:

  • Que haga que su modelo de permisos sea predecible y escalable a medida que crezca su comunidad de Tableau.

  • Que ayude a los usuarios a que se valgan por sí mismos.

Nota: aunque este artículo se ha elaborado para los administradores de Tableau Server, los permisos y los proyectos funcionan del mismo modo en Tableau Online, por lo que puede aplicar la mayoría de estas pautas para su sitio de Tableau Online.

Grupos, proyectos y permisos: en el núcleo de la administración de contenido

Para configurar un entorno de contenido de Tableau Server próspero, debe coordinar los siguientes elementos:

  • Grupos: conjuntos de usuarios que necesitan el mismo tipo de acceso al contenido.

  • Proyectos: contenedores de libros de trabajo y fuentes de datos. Cada uno de ellos suele representar una categoría de contenido.

  • Permisos: conjuntos de funcionalidades que definen quién puede trabajar con qué contenido.

    Tableau incorpora algunos roles de permisos predefinidos. Se trata de conjuntos de funcionalidades de distintas maneras de utilizar el contenido. Aplicar un rol de permisos es más fácil de administrar que conceder o denegar cada funcionalidad de forma manual.

    Los proyectos, las fuentes de datos y los libros de trabajo tienen su propia selección de roles de permisos. Los aprovecharemos más adelante en la descripción detallada.

Utilizar grupos para poder administrar los permisos

Le recomendamos encarecidamente que organice a los usuarios en grupos. Después, puede establecer permisos a nivel de grupo para aplicar un conjunto de funcionalidades a todos los usuarios del grupo. Cuando tenga un nuevo usuario de Tableau, añádalo a los grupos que concedan el acceso que necesita.

Utilizar proyectos para separar las categorías de contenido

Al publicar contenido, el publicador debe seleccionar el proyecto de Tableau Server en el que va a insertar su contenido. Los proyectos sirven para agrupar contenido relacionado, tanto si lo clasifica por público (por ejemplo, finanzas), por rol (por ejemplo, administradores) o por función (por ejemplo, producción frente a un entorno de pruebas aislado).

Los proyectos son un buen emplazamiento para ayudar a los usuarios a que se valgan por sí mismos. Puede configurarlos para que sus nombres indiquen claramente el tipo de contenido que contienen y para que, de la lista total de proyectos, cada usuario vea solo aquellos con los que necesita trabajar.

También puede crear jerarquías de proyecto para subdividir el contenido dentro de una categoría de nivel superior. Para obtener más información, consulte Utilizar los proyectos para administrar el acceso a contenido y Permisos en jerarquías de proyectos bloqueados o desbloqueados.

Permisos de proyecto en grupos funcionales (ejemplo)

En este ejemplo se muestra cómo se coordinan los permisos de grupo establecidos a nivel de proyecto con los roles de sitio con el objetivo de determinar quién (qué grupos) puede acceder a qué contenido del proyecto.

Una práctica recomendada consiste en crear grupos a partir de categorías funcionales: creadores de contenido, observadores de contenido o auxiliares de datos. También se puede combinar una categoría funcional con un departamento (por ejemplo, Observadores de marketing y Creadores de marketing). La cuestión es crear grupos cuyos miembros necesiten trabajar con el contenido de la misma forma. Si necesita añadir un usuario a varios grupos, este recibirá los permisos de todos esos grupos.

En la siguiente imagen se muestran un par de grupos de usuarios que necesitan distintos tipos de acceso a un proyecto llamado Marketing.

Por ejemplo, hay dos grupos que abarcan tres tipos de usuarios:

  • Ashley y Adam tienen que publicar y administrar libros de trabajo. Son miembros del grupo Desarrolladores de contenido y su rol en el sitio es Creator.

  • Henry tiene que ver los libros de trabajo e interactuar con ellos. Pertenece al grupo Observadores de contenido y su rol en el sitio es Explorer.

  • Susan necesita ver los libros de trabajo en línea (sin ninguna otra interacción). También pertenece al grupo Visores de Contenido y su rol de sitio es Visor.

Recuerde que los roles en el sitio determinan el número máximo de permisos y solo se puede asignar un rol en el sitio a cada usuario en cada sitio. En este ejemplo puede colocar a Susan y a Henry en el mismo grupo, y conceder a su grupo el rol Explorer.

En la descripción detallada explicaremos cómo establecer los roles de permisos para admitir estos tres tipos de usuarios.

Descripción detallada de un enfoque habitual de administración de contenido

Para enseñarle el funcionamiento de los proyectos y permisos, le mostraremos los siguientes procesos:

1. Establecer valores predeterminados de permisos en el proyecto Predeterminado

2. Crear un proyecto para un departamento de marketing hipotético

3. Crear grupos a partir de las necesidades de contenido de los usuarios

4. Crear los usuarios temporales para este ejercicio

5. Añadir los usuarios a los grupos

6. Asignar permisos a los grupos a nivel de proyecto

7. Bloquear los permisos de proyecto

Para seguir estos pasos, debe haber iniciado sesión en Tableau Server como administrador.

1. Establecer valores predeterminados de permisos en el proyecto Predeterminado

Cada sitio en Tableau Server tiene un proyecto Predeterminado. El proyecto predeterminado está diseñado para ser una plantilla para nuevos proyectos del sitio y resulta útil para crear un conjunto predeterminado de permisos.

  1. Con la sesión iniciada en Tableau Server como administrador, seleccione el menú Contenido, situado al principio de la página, y seleccione Proyectos.

  2. Abra los permisos para el proyecto Predeterminado. En el menú Acciones (...), seleccione Permisos.

  3. Junto a Todos los usuarios (un grupo predeterminado), seleccione el botón . . . y, luego, seleccione Editar.

  4. En Proyecto, Libros de trabajo y Fuentes de datos, seleccione Ninguna.

  5. Haga clic en Eliminar para aplicar los cambios.

Por qué eliminar algunos permisos predeterminados simplifica su trabajo

El grupo Todos los usuarios merece una mención especial, ya que todos los sitios tienen un grupo llamado Todos los usuarios. Y cada usuario que añada al sitio se convierte en miembro del grupo Todos los usuarios. Cada proyecto nuevo que cree incluye permisos para el grupo Todos los usuarios.

En situaciones muy simples o concretas, el grupo Todos los usuarios puede hacerle la vida más fácil. El grupo tiene unos permisos predefinidos, lo que significa que el usuario del sitio ya tiene un conjunto de permisos desde el inicio. La idea es que, aunque no haga nada con los permisos, los usuarios puedan comenzar a publicar y usar el contenido en el servidor.

Pero en nuestro ejemplo queremos mostrar cómo conceder a cada grupo únicamente los permisos necesarios. Si los usuarios de estos grupos también reciben permisos del grupo Todos los usuarios, es difícil saber exactamente qué podrán hacer, por lo que podrían acabar teniendo permisos no deseados.

Así pues, si decide utilizar este proceso en el futuro, no se olvide de eliminar permisos del grupo Todos los usuarios antes de establecer otros permisos.

2. Crear un proyecto para un departamento de marketing hipotético

Para la finalidad de este tutorial, creará un proyecto llamado Marketing.

  1. En el menú de la parte superior de la página, haga clic en Proyectos y, a continuación, haga clic en Proyecto nuevo.

  2. Ponga al proyecto el nombre Marketing y después haga clic en Crear.

Planificar los grupos y permisos

En un caso real, antes de empezar a crear grupos y de asignar permisos, le recomendamos que cree una tabla o una hoja de cálculo donde se indiquen los grupos de personas que necesitan acceder al contenido y qué espera que pueda hacer cada grupo. Podrá volver a consultar su plan de permisos más tarde en caso necesario.

3. Crear grupos a partir de las necesidades de contenido de los usuarios

A continuación, creará dos grupos para estos usuarios. Los grupos le permitirán asignar permisos a los usuarios según lo que los usuarios necesiten poder hacer en el proyecto Marketing. Estos son los grupos que creará:

  • Marketing (desarrolladores de contenido): este grupo es para los usuarios que pueden publicar, editar y administrar libros de trabajo y conectarse a fuentes de datos.

  • Marketing (observadores de contenido): este grupo es para los usuarios que pueden ver y, a veces, interactuar con el contenido del proyecto, pero no pueden publicar ni guardar nada.

Al igual que con los nombres de usuario, asignamos nombres descriptivos para los propósitos de esta descripción detallada. No obstante, tenga en cuenta que incluimos el rol funcional de los miembros (desarrolladores de contenido).

Utilice siempre un lenguaje descriptivo y coherente para los nombres de los grupos.

  1. En el menú situado al principio de la página, seleccione Grupos.

  2. Haga clic en Nuevo grupo y, a continuación, nombre el grupo Marketing (desarrolladores de contenido).

  3. Repita estos pasos para crear el otro grupo. Cuando haya terminado, la lista de grupos será como la que aparece en la siguiente imagen.

4. Crear los usuarios temporales para este ejercicio

Para esta descripción detallada añadirá cuatro usuarios locales, que puede eliminar cuando haya acabado este ejercicio.

¿Qué ocurre si usa Active Directory?

Si ya ha configurado Tableau Server para usar Active Directory, puede hacer que su administrador de Active Directory cree estos usuarios temporales para que pueda usarlos en este tutorial. También tendrá que importarlos a Tableau Server. Cuando haya finalizado la guía y se vea preparado para configurar usuarios reales, puede eliminar los usuarios temporales.

Solo para los proyectos de esta descripción detallada (no para sus propios proyectos) y para ayudarle a identificar fácilmente el rol de sitio y el rol de proyecto del usuario, asignará a los usuarios nombres descriptivos siguiendo este formato: <nombre> - <rol de proyecto> - <rol de sitio>:

  • Ashley - Desarrolladora de contenido - Creator

  • Adam - Analista de datos - Creator

  • Henry - Observador de contenido - Explorer

  • Susan - Visor de contenido - Visor

  1. En el menú situado al principio de la página, seleccione Usuarios.

  2. Haga clic en Agregar usuarios.

  3. Haga clic en Usuario local y escriba los datos de usuario de Ashley. En Nombre de visualización, utilice el nombre descriptivo; en Nombre de usuario, escriba Ashley. Omita el campo Correo electrónico y configure el rol en el sitio de Ashley como se describe en el paso 1.

  4. Haga lo mismo para crear los otros tres usuarios y asígneles los roles de sitio sugeridos en sus nombres descriptivos.

    Cuando haya terminado, verá una lista de usuarios como la que aparece en la siguiente imagen.

5. Añadir los usuarios a los grupos

Con los grupos configurados y los usuarios añadidos al servidor, puede añadir los usuarios a los grupos.

  1. En el menú de la parte superior de la página, haga clic en Usuarios.

  2. Seleccione Adam y Ashley y, a continuación, en el menú Acciones (...), haga clic en Pertenencia a grupos.

  3. Seleccione Marketing (desarrolladores de contenido) y, a continuación, haga clic en Guardar.

  4. Siga los mismos pasos para asignar a Henry y Susan al grupo Marketing (observadores de contenido).

6. Asignar permisos a los grupos a nivel de proyecto

Ahora podemos determinar quién puede hacer qué.

Aunque ya se haya dicho, los permisos no se asignan a usuarios concretos, sino que los usuarios obtienen sus permisos de los grupos en los que están.

  1. En Tableau Server, vaya a Contenido > Proyectos.

  2. En el proyecto Marketing, abra el menú Acciones (...) y seleccione Permisos.

    En el panel Permisos se muestran los grupos y usuarios a los que ha asignado permisos. La primera vez que se configura un sitio, el único grupo que aparece es Todos los usuarios. Seguirá apareciendo, aunque elimine de él todos los permisos, como ha hecho antes.

  3. Haga clic en Añadir usuario o regla de grupo y, a continuación, seleccione el grupo Marketing (desarrolladores de contenido).

    Si no ve los nombres de los grupos, asegúrese de que la opción Grupo esté seleccionada en la lista desplegable situada a la derecha.

    Aquí puede crear una regla de permisos de grupo que se asociará a este proyecto y a sus libros de trabajo y fuentes de datos.

    La página se actualiza para que pueda seleccionar roles de permisos en Proyecto, Libros de trabajo y Fuentes de datos.

    Estos son los roles de permisos que hemos mencionado antes, que son conjuntos predefinidos de funcionalidades que facilitan la configuración.

    Si selecciona un rol y luego asigna funcionalidades para ajustar lo que quiere que puedan hacer los usuarios, el rol aparecerá como Personalizado. Así pues, si puede, intente no establecer funcionalidades de forma explícita.

  4. En Proyecto, seleccione el rol de permiso Publicador.

    Para ver qué capacidades están incluidas para el rol, haga clic en el icono de expandir al lado de Proyecto.

    Al seleccionar el rol Publicador, las funcionalidades Ver y Guardar del proyecto se establecen en Permitido, pero la funcionalidad Líder de proyecto se queda en No especificado.

    Observe también que las capacidades individuales de un proyecto se muestran como iconos. Para ver el nombre de la capacidad, sitúe el cursor sobre el icono. O haga clic en el vínculo de arriba de los iconos para mostrar los subtítulos de las capacidades.

  5. En Libros de trabajo, seleccione el rol de permisos Editor.

  6. En Fuentes de datos, seleccione Conector.

  7. Haga clic en Guardar para guardar la configuración de los permisos.

    La combinación de permisos para este conjunto de roles de permisos permite que los miembros del grupo Marketing (desarrolladores de contenido) creen y administren libros de trabajo en el sitio.

  8. Empezando por el paso 3 de este proceso, repita los pasos para añadir el grupo Marketing (observadores de contenido) y establecer sus permisos. Esta vez, use los siguientes roles de permisos:

    • Proyecto: Viewer (Observador)

    • Libros de trabajo: Interaccionador

    • Fuentes de datos: Ninguno

    La combinación de los permisos concedidos por este conjunto de roles de permisos permite que los usuarios del grupo Marketing (observadores de contenido) vean e interactúen con el contenido del sitio, sujetos a las limitaciones de sus roles en el sitio.

    Deje abierto el panel Permisos para la siguiente sección.

7. Bloquear los permisos de proyecto

Ahora, si se ha detenido aquí, debería estar todo correcto. Pero hay algo más. Durante el proceso de publicación, los publicadores disponen de una opción para establecer permisos en su contenido. En el modelo de permisos cerrados que proponemos, no quiere que los publicadores, con toda su buena intención, echen a perder su servidor, bonito y limpio. Bloquearemos los permisos del proyecto haciendo que los publicadores no puedan acceder a la opción para establecer permisos, aunque sigan siendo los propietarios del contenido.

  1. Con el panel Permisos abierto, encima de la matriz situada a la derecha, haga clic en Editar permisos de contenido junto al texto perteneciente a los permisos desbloqueados.

    Image: Edit Content Permissions button on the Permissions page

  2. En el cuadro de diálogo Permisos de contenido para el proyecto, seleccione Bloqueados en el proyecto y luego haga clic en Guardar.

Ahora, si alguien quiere publicar algo en el proyecto Marketing, no podrá cambiar los permisos predeterminados que establezca en el servidor.

¿Cómo afecta el bloqueo o desbloqueo de proyectos a los permisos?

Antes de continuar, permítanos que profundicemos en el funcionamiento de los permisos predeterminados. En un mundo ideal (es decir, uno en el que los publicadores de contenido no alteran los permisos durante la publicación), los recursos de contenido publicados en un proyecto toman los permisos establecidos en el nivel de proyecto. Imagínese que el contenido se sella con una marca de permisos al incorporarse al proyecto.

¿Pero qué ocurre si cambia los permisos predeterminados de un proyecto establecidos en el nivel de proyecto después de haber publicado libros de trabajo y fuentes de datos en él?

  • Si edita los permisos predeterminados de un proyecto bloqueado, los cambios pasan automáticamente a todo el contenido del proyecto al guardarlos.

  • Si edita los permisos predeterminados de un proyecto desbloqueado, los libros de trabajo y las fuentes de datos que se hayan publicado después de haber efectuado los cambios obtendrán los nuevos valores predeterminados. No obstante, los libros de trabajo y las fuentes de datos existentes conservarán sus permisos predeterminados iniciales hasta que bloquee el proyecto.

Ver y probar su trabajo

Echemos un vistazo a su trabajo. En las siguientes imágenes se muestra lo que verá en el panel Permisos cuando haya terminado de establecer permisos para sus grupos.

Al expandir Proyecto, verá lo siguiente:

Al expandir Libros de trabajo, verá lo siguiente:

Al expandir Fuentes de datos, verá lo siguiente:

Probar los permisos publicando e interactuando

Si todo es correcto en el panel Permisos, la próxima prueba consiste en repasar las tareas que deben llevar a cabo los usuarios. Quiere asegurarse de que los usuarios pueden efectuar las tareas que necesitan, y no las tareas para las que no les ha concedido acceso.

  1. En Tableau Desktop, inicie sesión con cada usuario y pruebe su capacidad de publicar libros de trabajo.

  2. Vuelva al entorno del navegador de Tableau Server, inicie sesión con cada usuario y pruebe el acceso a la edición y el guardado de libros de trabajo, la interacción con las vistas, la modificación de la propiedad y la configuración de permisos. 

    Debería poder establecer permisos únicamente si tiene la sesión iniciada como administrador de sitio o de servidor.

Administración de contenido de nivel avanzado

Este es el final del tutorial. ¡Ha aguantado hasta el final!

Ahora ya está preparado para probarlo en los casos reales en los que trate permisos. Debería tener ya suficiente información para empezar a configurar permisos por su cuenta, pero siempre queda algo por aprender.

En concreto, a continuación tiene enlaces a información de la ayuda de Tableau Server sobre algunos ajustes discretos que pueden afectar a su flujo de trabajo de forma considerable:

Por último, si está preparado para convertirse en Zen Master de Tableau de la administración de contenido, empiece por aquí: Administrar el acceso al contenido.

Continuar con Conexión a fuentes de datos.

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