Conexión a fuentes de datos

Uno de los motivos principales de que los expertos en Tableau propongan usar Tableau Server es la colaboración que permite establecer. A medida que su empresa hace el cambio a Tableau Server, un cambio conceptual importante para usted y para sus usuarios es cómo conciben el uso compartido de libros de trabajo y los datos que estos les ayudan a analizar.

Pensar en los datos en términos de Tableau Server

Si solo usa Tableau Desktop, usted se encarga de administrar todas sus conexiones a datos. Por ejemplo, puede abrir Tableau, conectarse a SQL Server y después seleccionar la base de datos, la tabla y las columnas con las que quiere trabajar. O puede conectarse a una hoja de cálculo de Excel y seleccionar la hoja que quiere analizar. Por lo general, no piensa en cómo va a compartir los datos con otras personas. De hecho, un error de principiante que todos cometemos es crear un libro de trabajo basado en un archivo de Excel local, guardarlo como un archivo .twb y después enviarlo por correo electrónico para que otras personas lo admiren. El problema, claro, viene cuando los demás no pueden ver nada porque el libro de trabajo que ha enviado en realidad no puede acceder al archivo de Excel local.

Ahora que ha instalado Tableau Server, usted y sus usuarios deben aprender una forma diferente de pensar en los libros de trabajo y los datos. Por supuesto, los usuarios compartirán los libros de trabajo publicándolos en Tableau Server, pero también tienen que pensar en cómo compartir los datos que se usan en esos libros de trabajo.

El hecho de que los usuarios pueden usar Tableau Server le proporciona varias formas de compartir datos:

  • Cree y publique libros de trabajo empaquetados que contengan extracciones creadas en Tableau Desktop. Otros usuarios pueden trabajar con esos libros de trabajo y con los datos estáticos de las extracciones.

  • Publique una fuente de datos que defina una conexión con una base de datos y que incluya información sobre qué datos de la base de datos se deben usar. A continuación, los usuarios pueden crear libros de trabajo que señalen a esa fuente para los datos.

Pensar en optimizar la seguridad y el acceso a los datos

Además de pensar en formas en las que puede compartir el acceso a datos, usted y sus usuarios deben aprender cómo usar los datos del modo más eficiente posible. En un primer momento, la optimización de los datos con Tableau Server puede parecer compleja. Tableau admite muchos conectores de datos y cada conector está optimizado para los datos con los que se conecta y tiene diferentes características. Muchos de ellos tienen diferentes requisitos de autenticación. Algunos no permiten las extracciones. Algunos admiten las operaciones y el filtrado de consultas avanzados, mientras que otros están más limitados.

A medida que se familiarice con Tableau Server y aprenda a optimizar el acceso a datos para sus situaciones, los usuarios se darán cuenta de estas ventajas:

  • Rendimiento. El objetivo es "fluir". Cuando los usuarios se encuentran en el flujo de análisis de datos, trabajar con datos de diferentes maneras les ayuda a tener una comprensión más completa. Le recomendamos que configure el acceso a datos de modo que, en la medida de lo posible, no interrumpa el flujo de los usuarios.

  • Acceso a los datos. Para muchas empresas, la aplicación de un acceso adecuado a los datos es crucial para el negocio. Como administrador de Tableau Server, puede asegurarse de que el acceso que tienen los usuarios a los datos cumpla los requisitos de autenticación y privacidad de la empresa.

  • Una única fuente de datos. Puede usar Tableau Server para mejorar la coherencia de los datos en toda la empresa. Puede administrar las conexiones la fuente de datos y crear un calendario de actualización de la extracción que cumpla las necesidades de los usuarios, así como establecer un uso de datos estable y uniforme.

Antes de empezar

Este capítulo está escrito pensando en los expertos en Tableau Desktop a los que se les ha encargado administrar Tableau Server. Por lo tanto, damos por sentado que entiende las diferencias entre una conexión en tiempo real a los datos (por ejemplo, un SQL Server o una solución en la nube como Amazon Redshift) y a una extracción. Debe estar familiarizado con los términos y conceptos siguientes:

  • Fuente de datos. Una conexión a una base de datos o a otra ubicación en la que haya datos almacenados, con información sobre qué datos de la base de datos se deben usar. Los usuarios pueden crear libros de trabajo que señalen a una fuente de datos. Una fuente de datos compartida en Tableau Server puede contener una extracción o información de configuración que describa cómo acceder a una conexión en tiempo real.

  • Extracción. Es una instantánea de datos. Las extracciones (archivo .hyper o .tde) se pueden crear a partir de una fuente de datos estática como, por ejemplo, una hoja de cálculo de Excel. O pueden contener datos de una base de datos relacional o de datos basados en la nube. Las extracciones que se comparten en Tableau Server se pueden configurar para que se actualicen a partir de los datos subyacentes en función de un calendario que usted defina.

  • Conexión en tiempo real. Hace referencia a una fuente de datos que contiene una conexión directa a datos subyacentes, la cual proporciona datos en tiempo real o cercanos a tiempo real. Con una conexión en tiempo real, Tableau envía consultas directamente a la base de datos o a otra fuente de datos e indica los resultados de la consulta para usarlos en un libro de trabajo. Los usuarios pueden crear conexiones en tiempo real y después compartirlas en Tableau Server para que otros usuarios de Tableau puedan usar los mismos datos mediante la misma conexión y la misma configuración de filtrado. Como administrador de Tableau Server, puede administrar las credenciales y los permisos asociados a la fuente de datos para controlar a qué datos pueden acceder los usuarios.

  • Ejecutar como usuario. Es la cuenta de Windows que Tableau Server usa para acceder a datos de su empresa. Esta cuenta de usuario se ha tratado en los capítulos sobre planificación e instalación. La cuenta Ejecutar como usuario puede hacer de la cuenta de Windows que Tableau Server usa para obtener datos. Es importante si los usuarios tienen que acceder a datos que proceden de archivos compartidos (como hojas de cálculo de Excel compartidas), Microsoft SQL Server, bases de datos de Oracle u otras fuentes de datos que usen autenticación de Windows.

Si aún no conoce todos estos términos de acceso de datos, dedique el tiempo necesario a consultar el artículo Publicar fuentes de datos y libros de trabajo(Link opens in a new window) de la ayuda de Tableau. Para poner al día sus conocimientos sobre cómo Tableau Server usa la cuenta Ejecutar como usuario, consulte el capítulo anterior Planificación de la implementación de esta guía.

¿Qué tiene que hacer?

En este capítulo de Tableau Server: Guía de instalación para todos se explican los tres pasos básicos que debe seguir para empezar a desempeñar su función como administrador de datos en Tableau Server:

  1. Proporcione acceso a fuentes de datos.

  2. Entienda mejor las diferencias entre usar una conexión en tiempo real y una extracción.

  3. Pruebe las diferencias de rendimiento que pueden suceder al usar una conexión en tiempo real o una extracción.

Proporcionar acceso a fuentes de datos

El primer paso para proporcionar acceso a datos es entender cómo las diferentes fuentes de datos gestionan la autenticación, es decir, el inicio de sesión. En la mayoría de casos, las bases de datos, los datos en la nube y los cubos exigen que los usuarios se autentiquen para poder acceder a los datos. La información de autenticación es exclusiva para cada conector y la autenticación en sí se gestiona conector por conector.

Como administrador, puede que tenga que coordinar el acceso a los datos con los administradores de la base de datos o con el equipo de datos de la empresa. Si usted forma parte del equipo de datos, debe entender los datos que la empresa usa y los requisitos de autenticación que se aplican. Por ejemplo, cuando un usuario de Tableau se conecta a MySQL, la autenticación de Windows es un requisito para acceder. Los usuarios de Tableau Desktop para Windows no reciben la solicitud. Pero si un usuario tiene un Mac, el conector de Tableau Desktop para MySQL solicita a los usuarios de Mac que proporcionen credenciales al intentar conectarse.

Siempre que sea posible, recomendamos usar autenticación individualizada por usuario para acceder a datos. Sin embargo, en algunos casos se puede usar la cuenta de Ejecutar como usuario para acceder a bases de datos o archivos compartidos. Un ejemplo es SQL Server. Si el usuario publica un libro de trabajo que usa una conexión en tiempo real a SQL Server (no una conexión a una extracción), Tableau Server usa automáticamente la cuenta Ejecutar como usuario cuando otros usuarios acceden al libro de trabajo. Esto quiere decir que, cuando otro usuario abre el libro de trabajo, su acceso a los datos queda definido por cuánto acceso ha proporcionado usted como administrador a la cuenta Ejecutar como usuario.

Como ya se ha explicado en el capítulo Planificación de la implementación le recomendamos que configure la cuenta Ejecutar como usuario para que tenga el acceso con "menos privilegio posible". En la mayoría de los casos, esto se traduce en acceso solo de lectura a las fuentes de datos a las que accederá la cuenta.

Permitir (o no) que los usuarios incrusten credenciales

Como administrador, puede decidir si quiere permitir que los usuarios incrusten contraseñas (que están cifradas) en los libros de trabajo y en las fuentes de datos que publiquen en el servidor. En ese caso, cuando otros usan esos libros de trabajo o fuentes de datos, pueden ver los datos sin tener que proporcionar credenciales.

Para habilitar o deshabilitar las credenciales incrustadas, inicie sesión en Tableau Server.

En el menú del sitio, haga clic en Administrar todos los sitios, en Configuración y en la pestaña General.

Marque o desmarque la opción Permitir que los publicadores incrusten credenciales en un libro de trabajo o una fuente de datos.

Es un parámetro de configuración que afecta a todo el servidor (en este caso, afecta a todos los libros de trabajo de todos los sitios web).

Debemos señalar que hay situaciones en las que las credenciales incrustadas pueden conceder acceso sin darnos cuenta a usuarios que no deberían ver los datos. Por eso recomendamos que se deshabiliten las credenciales incrustadas en las empresas en las que se necesita autenticación del usuario para las bases de datos. Así se solicitan las credenciales a los usuarios cuando abren un libro de trabajo, una conexión de datos, una vista o un dashboard que obtiene los datos de una fuente que exige autenticación.

Por otro lado, algunas empresas usan Tableau Server como un único punto de entrada administrado para el análisis de datos. En esta situación, el hecho de incrustar credenciales puede tener sentido dentro del negocio, ya que todos los usuarios de Tableau que necesitan acceder a la base de datos pueden usar el conjunto único de credenciales que está incrustado en libros de trabajo o en fuentes de datos.

Establecer permisos de fuentes de datos

La publicación de fuentes de datos en Tableau Server permite que los miembros del equipo proporcionen acceso centralizado a los datos. Permite compartir datos entre los usuarios, incluidos aquellos que no usan Tableau Desktop, pero tienen permiso para editar libros de trabajo en el entorno de edición web. Los usuarios que trabajan con Tableau Desktop pueden publicar fuentes de datos que contengan extracciones o conexiones en tiempo real.

Como administrador, está encargado de determinar qué usuarios tienen permiso para publicar fuentes de datos. Estos usuarios deben tener un rol en el sitio que sea Publicador como mínimo. Además, los usuarios que no sean administradores deben tener permisos para Ver y Guardar en el proyecto en el que quieran publicar. (Para revisar los permisos de usuario, consulte el capítulo Estructuración de proyectos de contenido, grupos y permisos).

Además de determinar quién puede publicar fuentes de datos, puede establecer permisos para determinar quién puede conectarse a fuentes de datos y quién puede editarlas. Puede configurar el acceso estableciendo los siguientes roles de permiso para el proyecto o para fuentes de datos concretas:

  • Conector. Este rol de permisos establece permisos que permiten al usuario o grupo conectarse a la fuente de datos desde un libro de trabajo en el servidor (creación web) o en Tableau Desktop.

  • Editor. Este rol de permisos establece permisos que permiten al usuario o al grupo conectarse a la fuente de datos del servidor, así como publicar, editar, descargar, eliminar, establecer permisos y programar actualizaciones para la fuente de datos.

Solo puede establecer permisos para fuentes de datos concretas de un proyecto si está desbloqueado. Como ya ha leído en el capítulo Estructuración de proyectos de contenido, grupos y permisos, le recomendamos establecer permisos que abarquen el proyecto y que bloquee los proyectos después de configurar los permisos.

Para establecer permisos en las fuentes de datos de un proyecto, siga estos pasos:

  1. Inicie sesión en Tableau Server.

  2. Haga clic en el menú del sitio que aparece en la parte superior de la página y seleccione el sitio con el que desea trabajar.

  3. Haga clic en la pestaña Contenido, haga clic en Proyectos y, a continuación, seleccione el proyecto en el que quiera establecer permisos.

  4. En Acciones, haga clic en Permisos.

  5. Seleccione o añada el usuario o el grupo al que quiera asignarle permisos de fuentes de datos.

    En Fuentes de datos, seleccione el rol de permisos que quiera establecer.

  6. Haga clic en Guardar.

Compartir archivos CSV, de Excel o de Access por una conexión en tiempo real

Es posible que algunos de sus usuarios analicen datos que se encuentren en archivos CSV (valores separados por comas), de Microsoft Excel o de Microsoft Access que se encuentren como archivos independientes en una carpeta. A menudo, estos archivos se tratan como una fuente de datos. Por ejemplo, puede que varios usuarios usen Tableau para analizar datos de un archivo de Excel situado en una ubicación de red compartida y que alguien (quizá esos mismos usuarios) también actualice el archivo con bastante frecuencia.

(Para que quede claro, acceder a un archivo independiente situado en una ubicación de red compartida no es lo mismo que usar una base de datos dedicada y multiusuario como SQL Server, MySQL u Oracle. Los archivos CSV, de Excel y de Access no ofrecen el tipo de rendimiento, de seguridad para el usuario ni las funciones de consulta avanzadas que son inherentes a las bases de datos relacionales).

El procedimiento que ofrecemos aquí le muestra cómo compartir archivos de Excel mediante una carpeta compartida en un equipo Windows en el que se usa un entorno de Active Directory.

En esta situación, la cuenta Ejecutar como usuario que ha creado y configurado para Tableau Server se usa como contexto de seguridad para acceder al archivo de Excel situado en una ubicación de red.

Configurar la ubicación de red compartida

Vaya a la página Compartir archivos con alguien(Link opens in a new window) del sitio de Microsoft Windows y siga el procedimiento que hay en "Para compartir archivos y carpetas en un grupo de trabajo o un dominio". En esos pasos se describe cómo usar el asistente para compartir archivos de Windows para crear una carpeta compartida a la que se pueda acceder dentro de la empresa mediante una UNC (convención de nomenclatura universal). El nombre de la UNC está formado por un nombre de servidor seguido de un nombre de carpeta, como una dirección web, para acceder a la carpeta compartida. Aquí tiene un ejemplo, en el que DATATEAM es el nombre del equipo y shared es el nombre de la ubicación compartida del equipo:

\\DATATEAM\shared

En realidad, la ubicación a la que shared hace referencia puede estar a varios niveles de profundidad en la jerarquía de carpetas, aunque eso no queda reflejado directamente en el nombre de la UNC.

Cuando ejecuta el asistente para compartir archivos de Windows, debe escribir la cuenta o las cuentas de usuario de las personas que quieran compartir el contenido. Para este procedimiento, escriba la cuenta de Ejecutar como usuario y, a continuación, establezca Nivel de permiso en Leer. Esto quiere decir que cualquier proceso que se ejecute como Ejecutar como usuario puede leer la ubicación compartida. En nuestro caso, por supuesto, ese proceso es Tableau Server.

En la última página del asistente para compartir archivos se muestra la ruta de UNC. Anótela y envíela a los usuarios para que sepan dónde conectarse a los archivos de Excel compartidos.

Añadir el archivo de Excel a la ubicación compartida

Después de configurar la ubicación compartida, copie el archivo (o los archivos) de Excel que quiera compartir en esa ubicación.

Crear un libro de trabajo que se conecte al archivo de Excel compartido

Este procedimiento describe cómo acceder a un archivo de Excel situado en la ubicación de red compartida y cómo publicar después los datos de un libro de trabajo en Tableau Server. En realidad, es un procedimiento para los usuarios, de modo que asegúrese de que sigan estos pasos.

Después de que los usuarios publiquen siguiendo este método, otros usuarios que accedan al libro de trabajo publicado verán datos que vienen directamente del archivo de Excel compartido. Los usuarios también pueden actualizar los datos del archivo de Excel mientras trabajan en el libro de trabajo de Tableau.

  1. Abra Tableau Desktop. En la página de inicio, en Conectar, haga clic en Excel.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, escriba la ruta de UNC en el campo de archivo que hay en la parte superior, con el formato \\computer-name\share-location-name.

  3. Seleccione el libro de trabajo de Excel al que quiera conectarse y, a continuación, haga clic en Abrir.

  4. Cree un libro de trabajo de Tableau de la forma habitual, pero sin extraer los datos de Excel.

  5. Para publicar, haga clic en Servidor > Publicar. Cuando se le solicite, escriba la dirección de Tableau Server y las credenciales de un usuario de Tableau que tenga permisos para publicar.

  6. En la página Publicar libro de trabajo en Tableau Server, desmarque la casilla de verificación Incluir archivos externos. Haga clic en Aceptar.

  7. Establezca permisos (si es necesario) y, a continuación, haga clic en Publicar.

Mantener actualizados los datos

En muchos casos, los datos que se muestran en un libro de trabajo o en una vista cambian después de que el usuario lo publique. Si, por ejemplo, un usuario tiene un libro de trabajo en el que se muestra información de las ventas mensuales, los datos del libro de trabajo se tienen que actualizar por lo menos cada mes.

Si la fuente de datos del libro de trabajo se ha configurado para usar una conexión en tiempo real a los datos, el libro de trabajo puede leer datos actualizados cada vez que se abre. (Eso es lo que le hemos mostrado en el procedimiento inmediatamente anterior a esta sección). Pero, si la fuente de datos del libro de trabajo se basa en una conexión de extracciones, la extracción se tiene que actualizar con los datos más recientes.

Cuando un usuario publica un libro de trabajo con una extracción, la extracción se almacena en el servidor. A continuación, los datos se incluyen con el libro de trabajo cuando un usuario lo descarga o lo consulta en el servidor.

Tiene dos formas de actualizar la extracción. Una actualización completa sustituye la extracción actual con los nuevos datos. Una actualización incremental añade los datos nuevos a la extracción existente. (Para poder realizar actualizaciones incrementales, los datos deben incluir información como una marca de fecha o un ID secuencial que se pueda usar para indicar dónde iniciar la actualización incremental).

Los usuarios pueden actualizar una extracción de inmediato en Tableau Desktop. Solo tienen que seleccionar una fuente de datos en el menú Datos y después Extracción > Actualizar.

Como administrador, también puede actualizar extracciones de inmediato:

  1. Inicie sesión en Tableau Server.

  2. En la parte superior de la página, haga clic en Tareas.

  3. En Actualizaciones de extracción, seleccione el libro de trabajo o la fuente de datos que quiera actualizar.

  4. En el menú Acciones, haga clic en Ejecutar ahora.

Establecer programas de actualización con opciones para los usuarios

Cuando un usuario publica un libro de trabajo que incluye una extracción, el usuario puede configurar un programa de actualización. Esta opción está disponible en el cuadro de diálogo Publicar libro de trabajo de Tableau Desktop.

Como administrador, controla el programa de actualización que se presenta a los usuarios cuando publican (el área destacada de la captura de pantalla). Para cambiar los programas de actualización que los usuarios pueden seleccionar, siga estos pasos:

  1. Inicie sesión en Tableau Server.

  2. En la parte superior de la página, haga clic en Programas.

    • Deshabilite, elimine o edite los programas existentes que no quiera. Para ello, seleccione el programa en cuestión y, a continuación, haga clic en la acción adecuada del menú Acciones.

    • Para crear un programa, haga clic en Nuevo programa y, a continuación, establezca un programa en el cuadro de diálogo Nuevo programa:

Determinar la frecuencia de las actualizaciones programadas

La actualización de una extracción puede usar muchos recursos, sobre todo si quiere ejecutar varias actualizaciones a la vez. Por lo tanto, suele ser buena idea ejecutar las actualizaciones de extracciones fuera del horario laboral y programarlas lo más separadas que permitan las necesidades empresariales. Un método habitual para las extracciones grandes es ejecutar actualizaciones incrementales cada noche fuera del horario laboral y después ejecutar una actualización completa durante el fin de semana.

Configurar el guardado en caché de la conexión de datos

Para planificar la estrategia de la fuente de datos, debe saber que Tableau Server guarda datos de libro de trabajo que están alojados en el servidor. Entender el guardado en caché de la conexión de datos es de especial importancia para las empresas que se basan en análisis de datos en tiempo real o cercanos.

Piense en un libro de trabajo que tiene una conexión en tiempo real a una base de datos. A medida que los usuarios interactúan con este libro de trabajo en un navegador web, Tableau Server almacena en la caché los datos que indican las consultas. De este modo, si la interacción de los usuarios genera una consulta que ya se ha emitido, Tableau puede intentar leer los datos en la caché. Suele ser más rápido obtener datos de la caché que volver a realizar una consulta, lo que ayuda al usuario a seguir en el flujo del análisis de datos.

De forma predeterminada, Tableau Server reutilizará los datos y los almacenará en caché todo el tiempo posible. Para configurar el comportamiento de guardado en caché para todas las conexiones de datos:

  1. Ejecute el siguiente comando para establecer la caché:

    tsm data-access caching set -r <value>

    Donde <value> es una de estas opciones:

    • cadena low o vacía (""). Este es el valor predeterminado. Tableau Server reutilizará los datos y los almacenará en caché todo el tiempo posible.

    • <n>. Especifica la cantidad máxima de minutos durante los que los datos se deben almacenar en caché. Por ejemplo, tsm data-access caching set -r 2 establece la cantidad máxima de minutos en 2.

    • always o 0 (cero). Cualquiera de estos valores hacen que la memoria caché se actualice cada vez que se vuelve a cargar una página.

  2. Aplique los cambios. Ejecute el comando siguiente:

    tsm pending-changes apply

En todos los casos, independientemente de cómo se configure el guardado en caché, los usuarios de Tableau Desktop pueden hacer clic en el botón Actualizar datos de la barra de herramientas para enviar una consulta y recuperar los datos más recientes. Además, los usuarios que acceden a los datos a través de un explorador web pueden anexar el parámetro :refresh a su dirección URL.

Entender las diferencias entre usar una conexión en tiempo real y una extracción

El propósito de este capítulo es guiarle por una estrategia de administración de conexiones y fuentes de datos. Una estrategia como esta intenta responder a una pregunta bastante sencilla: en una situación dada, ¿los usuarios deberían acceder a datos activos o deberían usar extracciones?

En primer lugar, algunas fuentes de datos no permiten las extracciones, sino tan solo las conexiones en tiempo real. Por supuesto, si se da este caso, no es necesario tomar una decisión: use la conexión en tiempo real.

Detrás de esa fácil decisión, hay una respuesta muy larga a esta simple pregunta. A medida que experimente con diferentes métodos y obtenga más información sobre las muchas variables que afectan al rendimiento de datos, al acceso, a la frescura y a los detalles de bases de datos específicas, formulará una respuesta que funcione para los usuarios de su empresa.

Sin embargo, entendemos que necesita que los usuarios se conecten a datos desde hoy mismo. Por eso, en esta sección proporcionamos algunos principios rectores que puede usar para tomar buenas decisiones de acceso de datos a medida que implementa el nuevo Tableau Server.

Principio a seguir: si el rendimiento es más importante que la actualización de los datos, use una extracción

Las extracciones funcionan muy bien para habilitar el flujo del análisis de datos. Cuando se incrusta una extracción en un libro de trabajo, todos los datos ya están disponibles en Tableau Server, que almacena la extracción en una base de datos de alto rendimiento. Por lo general, esto posibilita un buen rendimiento. Cuando los usuarios arrastran dimensiones y medidas, aplican filtros y añaden visualizaciones, ven los resultados de inmediato. Como los usuarios interactúan con una instantánea de datos y no trabajan directamente con datos activos, la fuente de datos subyacente no se agota a media que los usuarios analizan y visualizan los datos en Tableau.

Un apunte sobre el uso de Tableau Server como almacenamiento: si los libros de trabajo que usan los miembros de la empresa están saturando una base de datos debido a continuas consultas de datos actualizados, puede que le tiente la idea de usar Tableau Server para alojar extracciones para aligerar la carga de las consultas de las bases de datos que los miembros usan. Por lo general, no recomendamos usar extracciones para aligerar la carga de las consultas. No es un uso económico de Tableau Server, que no está diseñado para el almacenamiento, sino para el análisis de datos. Si observa que los usuarios crean muchas extracciones porque el rendimiento se ve afectado cuando usan conexiones a datos en tiempo real, podría plantearse usar optimizaciones de rendimiento en la base de datos en vez de almacenar extracciones en Tableau Server.

Principio a seguir: si es necesario usar datos en tiempo real para tomar decisiones empresariales, use una conexión en tiempo real

En muchas situaciones de análisis de datos es necesario usar datos en tiempo real. Por ejemplo, las operaciones financieras que dan forma a las transacciones durante el horario comercial suelen requerir datos en tiempo real. De manera similar, las situaciones de sondeo a menudo necesitan datos que sean casi en tiempo real para proporcionar análisis rápidos. Por lo general, si los análisis de datos en los que los usuarios están trabajando necesitan datos actualizados durante los últimos minutos o segundos, los libros de trabajo se deben crear con una conexión en tiempo real.

Las extracciones se pueden actualizar a menudo pero, como ya hemos explicado antes, estas actualizaciones pueden suponer una carga para el procesador y pueden ralentizar el rendimiento del servidor. Asimismo, el uso intensivo de conexiones en tiempo real, sobre todo con libros de trabajo complejos, puede ser una carga para las bases de datos tradicionales. Por lo tanto, tendrá que asegurarse de que los procesos de Tableau Server tengan el tamaño adecuado para el uso intenso de las conexiones en tiempo real y de que las bases de datos estén preparadas para resistir la carga de consultas de Tableau Server. (Para obtener información sobre cómo ajustar el servidor, consulte el capítulo Notificaciones, supervisión y ajuste).

No olvide que es posible que los resultados de las consultas hechas con conexiones en tiempo real se guarden en caché en el servidor. Por lo tanto, si necesita datos que realmente sean en tiempo real, asegúrese de configurar la caché para que se actualice más a menudo, tal como hemos explicado en Configurar el guardado en caché de la conexión de datos.

Principio a seguir: si un libro de trabajo contiene datos confidenciales, use una conexión en tiempo real

Como ya decíamos anteriormente, debe decidir si quiere permitir que los usuarios incrusten credenciales en libros de trabajo y en fuentes de datos cuando publican. Este permiso se debe reflejar en la política de seguridad y privacidad de la empresa.

Si la empresa aplica permisos a nivel de usuario en las bases de datos, use una conexión en tiempo real para los libros de trabajo que se conectan a esa base de datos. De ese modo, los usuarios que interactúen con libros de trabajo y fuentes de datos que exigen autenticarse recibirán una solicitud para escribir las credenciales. En el caso de las fuentes de datos que permiten el acceso Ejecutar como usuario, como SQL Server, Microsoft Analysis Services y Oracle, asegúrese de haber configurado la cuenta de Ejecutar como usuario con el acceso adecuado a los recursos de la base de datos.

Comparar el rendimiento de las extracciones y de las conexiones en tiempo real

A menudo la gente pregunta qué es más rápido, ¿una extracción o una conexión en tiempo real? Si ha leído todo este artículo, entiende que la respuesta es: "Depende".

Al final, la mejor forma de responder a esta pregunta es crear un libro de trabajo con una conexión en tiempo real a la base de datos. En la mayoría de los casos, las diferencias de rendimiento quedan claras a medida que crea el libro de trabajo y observa los resultados.

Para obtener un análisis más profundo, Tableau incluye herramientas (vea más información más abajo) que puede usar para medir el rendimiento del libro de trabajo tanto en Tableau Server cono en Tableau Desktop. Úselas para describir el rendimiento del libro de trabajo que usa la conexión en tiempo real. Cuando tenga ya los datos, cambie el libro de trabajo para que use una extracción y, a continuación, mida de nuevo el rendimiento.

Cuando se comparen estos resultados, puede que surja un claro ganador. Si no se desmarca ninguna de las opciones, puede usar los datos para que le indiquen formas posibles de mejorar el rendimiento. Por ejemplo, filtre para usar solo el conjunto de datos que se necesita en el libro de trabajo y quizá así haya un claro ganador.

A continuación tiene algunos vínculos a la ayuda de Tableau y de Tableau Server para obtener información sobre cómo ejecutar e interpretar un registro del rendimiento:

Continuar con Notificaciones, supervisión y ajuste.

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